Outlook: znajomość i korzystanie z porad i wskazówek

Mamy dla Ciebie wszystkie informacje!

Microsoft Outlook to jeden z najbardziej znanych i skutecznych programów komunikacyjnych na rynku aplikacji. Oprócz dobrze znanych funkcji, takich jak zmiana czcionki lub koloru, dostosowywanie formatowania, uruchamianie sprawdzania pisowni czy otwieranie okna kalendarza, istnieją inne przydatne wskazówki i triki, które każdy użytkownik powinien znać. Dzięki tym wskazówkom i wskazówkom użytkownicy programu Outlook mogą w pełni wykorzystać możliwości programu Outlook w celu szybszego i dokładniejszego korzystania z programu Outlook.

Wskazówki i porady dotyczące programu Outlook

Zasadniczo każdy użytkownik staje przed pytaniem, czy powinien korzystać z płatnego programu komunikacyjnego, takiego jak Microsoft Outlook, czy też jest zadowolony z darmowych aplikacji, takich jak Microsoft Mail lub Mozilla Thunderbird. Jeśli zdecydowałeś się na Microsoft Outlook, pojawia się również pytanie, czy powinieneś kupić Outlooka lub Office w wersji 32 czy 64 bitowej.

To jest kwestia zasady i tego, jak potężny jest używany komputer. W wersji 32-bitowej można zainstalować maksymalnie 4 GB pamięci RAM. W przeciwieństwie do tego, 64-bitowy system operacyjny obsługuje znacznie większą pamięć RAM, a tym samym ma wyższy poziom wydajności. Z reguły można wykorzystać 8 GB, 16 GB lub więcej pamięci RAM.

Użytkownicy mogą znaleźć instrukcje obsługi wszystkich programów i funkcji programu Outlook oraz wszystkich innych aplikacji firmy Microsoft w Internecie pod następującym łączem: docs.microsoft.com/de-de/.

Uruchom Outlooka szybciej i zmniejsz rozmiar pliku danych

Codzienna praca z Outlookiem to przyjemność, gdy program działa szybko i bez awarii funkcjonalnych. Jeśli aplikacja uruchamia się powoli i powoli, może być winnych zbyt wielu lub zbyt wolnych dodatków. W takim przypadku ważne jest, aby usunąć niepotrzebne dodatki, aby ponownie przyspieszyć działanie systemu.

Duże pliki PST lub OST mogą również spowolnić system i komunikację z programem Microsoft Outlook. Z tego powodu warto regularnie sprawdzać rozmiar pliku PST. Wszystkie informacje i ustawienia z Outlooka są zapisywane jako wpis w pliku PST lub OST. Rozmiar pliku można zmniejszyć, przechowując lub archiwizując foldery lub pliki o dużej objętości w inny sposób.

Po poważnej akcji, w której pliki są sprawdzane i usuwane, plik danych może nie zmniejszyć się w tym samym momencie. Dzieje się tak, ponieważ program Outlook nie czyści natychmiast pliku danych po usunięciu informacji. Alternatywnie kompresję pliku danych można również zainicjować ręcznie. Ta procedura umożliwia szybsze wykonanie niezbędnych kopii zapasowych. Ponadto Outlook uruchamia się szybciej.

Ważny: Stale sprawdzaj folder „Sent Items” – w wielu przypadkach zawiera on ogromną ilość danych i załączników, które nie są absolutnie niezbędne. Jeśli chcesz zaoszczędzić miejsce na dysku, skuteczne może być częściowe opróżnienie folderu „Elementy usunięte”.

Interesujące i praktyczne może być również rejestrowanie i ocenianie czasu pracy z programem Outlook. Wiedza o tym, jak długo trwa etap pracy, może być ważna nie tylko dla samozatrudnionych, freelancerów czy pracodawców. Z oceny informacji korzystają również osoby prywatne, które można łatwo przenieść do programu Microsoft Excel.

Wiadomości e-mail i ruch e-mail: wskazówki dotyczące lepszego przeglądu i wydajności

Istnieje wiele wskazówek i sztuczek dotyczących pisania i wysyłania wiadomości e-mail oraz ogólnego ruchu e-mail. Na przykład, czy wiesz, że w Outlooku możesz zamknąć wszystkie okna jednocześnie?

• W Outlooku do wersji 2007 dzwonisz Plik → Wszystkie elementy ścieśniać.
• W programie Outlook 2010 weź polecenie Widok → Okno → Zamknij wszystkie elementy.

Nawiasem mówiąc, te polecenia nie tylko zamykają wiadomości, ale także wszystkie inne okna programu Outlook. Jeśli nie zapisałeś jeszcze zmian w jednym z okien, Outlook daje Ci taką możliwość.

Kolejną ważną wskazówką dla programu Outlook jest późniejsze dodanie tematu do skrzynki odbiorczej. Późniejsze dodanie tematu do wiadomości może być przydatne, aby w przyszłości móc skuteczniej i szybciej wyszukiwać treść wiadomości e-mail. W przypadku e-maili wysyłanych z krótkim tematem lub bez, sensowna jest późniejsza zmiana tematu.

Spraw, aby Outlook był przejrzysty – tak to działa

Przejrzystość jest w zasadzie ważną kwestią w Outlooku. Na przykład wielu użytkowników zastanawia się, jak śledzić wiele wiadomości i oddzielać ważne od nieważnych. Jednym ze sposobów jest dostosowanie widoków w Outlooku. Celem każdej zmiany ustawień powinno być ułatwienie zarządzania skrzynką odbiorczą. Efektywność przetwarzania wiadomości e-mail może również obejmować automatyczne sortowanie skrzynki odbiorczej w porządku chronologicznym. Ta procedura umożliwia, na przykład, po długiej nieobecności na urlopie, aby Outlook otworzył następną nieprzeczytaną wiadomość e-mail zamiast następnej przeczytanej wiadomości.

Niezbędna może być również funkcja wyświetlania wiadomości dla każdego odbiorcy lub ogólnie wyświetlania powiązanych wiadomości e-mail razem. Główne opcje ustawień można znaleźć w menu „Widok”.

Poufna wskazówka:

W Outlooku możesz również użyć ustawień widoku, aby wyświetlić całkowitą liczbę wiadomości w folderze zamiast liczby nieprzeczytanych wiadomości w skrzynce odbiorczej.

Otwórz nowy e-mail - w dowolnym miejscu i czasie

Kliknij dwukrotnie wolne miejsce w folderze lub w skrzynce odbiorczej, aby otworzyć okno, w którym możesz napisać nową wiadomość e-mail.

Działa to jednak tylko w przypadku wakatów poniżej listy e-maili - w przeciwnym razie program Outlook otworzy wiadomość e-mail, którą kliknąłeś. Możesz jednak ukryć listę e-mail, klikając ikonę plusa obok kolumny, która jest obecnie grupowana w programie Outlook do wersji 2007. W programie Outlook 2010 zminimalizuj listę, klikając czarny trójkąt obok zgrupowanej kolumny.

Wyślij zawartość schowka jako e-mail

Czy napisałeś coś w Outlooku lub innym programie i chcesz wysłać ten tekst jako e-mail (lub jako część e-maila)?

1. Wybierz sekcję tekstową i skopiuj ją do schowka za pomocą Ctrl + C.
2. Przełącz się na Outlooka (bez względu na to, który moduł jest aktualnie otwarty).
3. Naciśnij Shift + Ins - program Outlook otwiera nowe okno wiadomości e-mail i kopiuje do niego zawartość schowka.

Jeśli nie pojawi się żadne okno e-mail, kliknij dowolny element w oknie Outlooka (może to być również spotkanie lub kontakt) i ponownie naciśnij Shift + Ins.

Akceptuj lub odrzucaj zaproszenia za pomocą skrótu klawiaturowego

Czy otrzymałeś wezwanie na spotkanie? Jeśli chcesz go zaakceptować, zaznacz go w skrzynce odbiorczej i naciśnij Alt + C ("c" dla "Akceptuję", tłumaczone: "Akceptuję"). Jeśli chcesz go odrzucić, zaznacz go i naciśnij Alt + D ("D" dla "odrzuć").

Powtórz ostatnie wyszukiwanie w Outlooku

Na pewno wiesz, że jesteś w długiej wiadomości e-mail z Edytuj ⇒ Znajdź (do programu Outlook 2003) lub Wiadomość ⇒ Szukaj lub wyszukaj ciąg znaków za pomocą skrótu klawiaturowego F4. Dopóki otworzyłeś okno wyszukiwania, możesz użyć przycisku Szukaj dalej przejdź do następnego wystąpienia.

Jednak po zamknięciu okna dialogowego naciśnij kombinację klawiszy Shift + F4 - Outlook przejdzie do następnego wystąpienia bez uprzedniego otwierania okna dialogowego.

Po dotarciu do ostatniej lokalizacji program Outlook wyświetla odpowiednią wiadomość.

Sortuj i przeszukuj Outlooka jeszcze szybciej

Czy chcesz wyświetlić wszystkie wiadomości e-mail z bieżącego folderu, które pochodzą od określonego nadawcy? Wykonaj następujące czynności w programie Outlook do wersji 2007:

1. Kliknij pole wyszukiwania lub naciśnij Ctrl + E, aby umieścić kursor w polu wyszukiwania.
2. Wprowadź kilka pierwszych liter nazwy nadawcy. Program Outlook odfiltrowuje teraz wszystkie wiadomości e-mail zawierające wyszukiwany tekst wpisany w nadawcy, temacie lub tekście wiadomości.
3. Kliknij nagłówek kolumny zaby wiadomości e-mail od tego nadawcy były wyświetlane razem.

W Outlook 2010 jest szybszy wariant (ale niestety tylko z tej wersji):

1. Kliknij nagłówek kolumny zaby posortować według tej kolumny. W ten sposób wszystkie e-maile od każdego nadawcy są wyświetlane jeden pod drugim.
2. Wprowadź kilka pierwszych liter zaczynających się od nazwy nadawcy. Spowoduje to przejście do pierwszego e-maila od tego nadawcy.

Automatycznie wypełnij pole adresu w Outlooku

Outlook zwykle sugeruje adresy e-mail, które są już w użyciu, gdy tylko wpiszesz literę lub dwie w NaWpisano pole. Outlook przeszukuje listę wcześniej wprowadzonych adresów e-mail (lista autouzupełniania). Jeśli tak się nie stanie, możesz użyć Ctrl + K, aby wyszukać odpowiednie wpisy w książce adresowej.

Wyświetlaj nazwy plików systemów bezpośrednio

Czy często zdarza się, że otrzymujesz całą serię załączników w wiadomości e-mail i masz trudności z odróżnieniem plików, ponieważ nazwy różnią się tylko na końcu, ale program Outlook nie wyświetla pełnych nazw plików? Następnie musisz najpierw otworzyć wiadomość e-mail, aby zobaczyć pełne nazwiska.

W Outlooku możesz to zrobić również bez otwierania wiadomości e-mail. W menu kontekstowym (w skrzynce odbiorczej) znajdziesz własne polecenie, za pomocą którego możesz otworzyć podmenu, w którym widoczne są nazwy wszystkich systemów. Z podmenu można natychmiast otwierać poszczególne systemy za pomocą powiązanego programu. Polecenie w menu kontekstowym nazywa się Pokaż załączniki.

Przenoś e-maile bez przeciągania i upuszczania

Wiadomości e-mail można zwykle bardzo łatwo przenieść do folderu za pomocą metody przeciągnij i upuść. Czasami jednak przeciąganie i upuszczanie nie jest praktyczne, na przykład podczas „wymiany myszy” w niektórych notebookach. Polecenie z menu kontekstowego pomaga:

• W programie Outlook do wersji 2007 kliknij e-mail (e-maile) prawym przyciskiem myszy i wywołaj polecenie Przenieś do folderu na. W oknie, które się teraz otworzy, wybierz żądany folder docelowy i kliknij ok.
• W Outlook 2010 kliknij e-mail (e) prawym przyciskiem myszy i wywołaj polecenie Ruszaj się i wybierz żądany folder z podmenu, które się teraz otworzy. Jednak w podmenu pojawiają się tylko foldery najwyższego poziomu; Głębiej zagnieżdżone foldery można znaleźć za pomocą pozycji menu W innym folderze.

Zarządzaj przechowywaniem poczty e-mail i połączeniem internetowym

Jeśli chcesz wysłać wiadomość e-mail z dużym załącznikiem przekraczającym 20 MB za pośrednictwem programu Outlook, najprawdopodobniej otrzymasz komunikat o błędzie ze standardowymi ustawieniami programu Outlook. Program Microsoft Outlook ogranicza rozmiar plików, które można wysyłać, do 20 MB lub 10 MB w przypadku kont Exchange. Ten limit uniemożliwia komputerowi ciągłe przesyłanie zbyt dużych załączników, które przekraczają limity większości dostawców usług internetowych. Możesz wysyłać większe niż przeciętne załączniki za pośrednictwem usługi OneDrive lub innego dostawcy chmury. Szczególnie obrazy i grafika mogą zajmować dużo miejsca. Z tego powodu, począwszy od programu Outlook 2010, możesz skompresować obrazy przed wysłaniem ich pocztą e-mail.

Jeśli nie masz wystarczająco szybkiego lub tylko drogiego połączenia internetowego na wakacjach lub w podróży służbowej, w pierwszej kolejności warto pobrać tylko nagłówki wiadomości e-mail w programie Outlook. W takim przypadku w każdym e-mailu zobaczysz następujące informacje:

• Referencja,
• Nadawca,
• Odbiorca,
• Przyślij datę.

Dopiero po otwarciu wiadomości e-mail zostanie ona całkowicie pobrana. Ustawienia dokonujesz w opcjach programu Outlook.

Wskazówka dotycząca oprogramowania:

Jeśli chcesz automatycznie usuwać zduplikowane wiadomości e-mail, program MoDupRemover może być interesujący i skuteczny. Systematycznie usuwa zduplikowane wiadomości od pierwszych dni programu Outlook i jest zgodny z obecną wersją programu Outlook i Windows 10.

Samouczek wideo - wskazówka eksperta: jak zapisać osobistą notatkę w programie Outlook

Porada eksperta „własna notatka”

W niektórych przypadkach ważne może być dodanie osobistych notatek do wiadomości e-mail. Outlook oferuje tę opcję swoim użytkownikom z funkcją „Wiadomość publiczna”, dzięki której możesz utworzyć wiadomość w swojej skrzynce odbiorczej lub w określonym folderze bez konieczności jej uprzedniego wysyłania. Pomimo mylącego terminu „wiadomość publiczna”, ta notatka jest widoczna tylko dla użytkownika. Nie można go wysłać, ponieważ nie ma pola odbiorcy. W programie Outlook 2010 lub nowszym wywołaj polecenie „Start> Nowe elementy> Dodatkowe elementy> Opublikuj wiadomość publiczną w tym folderze”. W aktualnej wersji programu Outlook 365 funkcja nosi nazwę „Opublikuj w tym folderze”.Można znaleźć opcję na wstążce „Start”.

Możesz sprofesjonalizować swoje własne notatki lub ogólnie wiadomości za pomocą szybkich części. Podobnie jak moduły szeregowe w Microsoft Word, szybkie moduły w Outlooku składają się z gotowych tekstów lub części tekstowych, które można zapisać jako szybkie moduły w zakładce „Wstaw” w kategorii „Tekst”. Zasadniczo z każdego e-maila może wyrosnąć jedna lub więcej szybkich części.

Drukuj i zapisuj e-maile

Nie wszystkie wiadomości są ważne i należy je zachować. Niektóre e-maile są również niezbędne z zawodowego lub prywatnego punktu widzenia i powinny być archiwizowane, a także drukowane. Nawet jeśli Outlook ma dobrą wbudowaną funkcję drukowania, nie wszystkie misternie zaprojektowane wiadomości e-mail są drukowane poprawnie. Działa to bez żadnego wysiłku, wyświetlając wiadomość e-mail w przeglądarce. Wydruk działa również z wiadomościami sformatowanymi w html. W przeglądarce znajdziesz również specyficzne ustawienia widoku, za pomocą których możesz podejrzeć i ustawić wydruk.

Wyszukaj folder

W Outlooku znajdziesz zarówno systemowe foldery wyszukiwania, jak i możesz tworzyć osobiste foldery wyszukiwania. Dzięki folderom wyszukiwania możesz sortować swoje wiadomości według wcześniej zdefiniowanych kryteriów. Istniejące foldery wyszukiwania można znaleźć na wstążce „Foldery”. Możesz tam również tworzyć nowe foldery wyszukiwania.

Ważne skróty klawiaturowe i szybkie kroki:

1. Otwórz menu kontekstowe za pomocą klawiatury: naciśnij klawisz Shift + klawisz F10.
2. Otwórz okno dialogowe: Ctrl + Shift + Y.
3. Przenieś wiadomości do folderu: CTRL + SHIFT + V.
4. Utwórz notatkę (z każdego modułu): CTRL + N lub CTRL + SHIFT + N.
5. Wydrukuj kilka e-maili na raz: przytrzymaj klawisz CTRL i klikaj myszą na e-maile jeden po drugim.
6. Usuń nieprzeczytane, nieważne e-maile jednym kliknięciem: CTRL + A.
7. Uruchom Outlooka tylko raz: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (Dla xx wprowadź numer wersji swojego Outlooka i skopiuj polecenie do wiersza poleceń prawym przyciskiem myszy)

Wniosek: korzystaj z porad i wskazówek dotyczących programu Outlook, aby zwiększyć wydajność

Użytkownicy cenią sobie przede wszystkim łatwość obsługi programu Microsoft Outlook oraz zakres funkcji, który oprócz tworzenia i wysyłania e-maili obejmuje wiele innych narzędzi i funkcji. Znajomość ogólnych funkcji programu Outlook jest niezbędna. Ponadto, ze względu na wydajność, warto wypróbować i zastosować dodatkowe wskazówki i triki. Dzięki nim możliwe jest maksymalne wykorzystanie możliwości programu Microsoft Outlook, profesjonalne przetwarzanie każdego zadania i wykorzystanie wszystkich możliwości, jakie oferuje aplikacja dla użytkowników prywatnych lub biznesowych.