Aby zawsze znać aktualny status quo po delegowaniu zadań za pośrednictwem Outlooka, możesz określić, że chcesz otrzymywać raport o stanie przeniesionych zadań. Może się też przydać, zwłaszcza przy rozbudowanych zadaniach
Delegować zadania
Aby delegować zadanie, wywołaj polecenie w programie Outlook 2013 lub nowszym Start – Nowe pozycje – Prośba o zadanie w programie Outlook 2010 Start - nowe elementy - dalsze elementy - żądanie zadania, w programie Outlook 2003/2007 Nowy - nowe żądanie zadania. Następnie wprowadź dane i adres e-mail pracownika, któremu chcesz przekazać zadanie i wyślij zadanie. Ale co, jeśli raz wpisałeś zadanie do swojego planera zadań i dopiero później zorientowałeś się, że nie masz na to wystarczająco dużo czasu i lepiej je delegować? Następnie postępuj w następujący sposób:
- Kliknij zadanie prawym przyciskiem myszy w terminarzu zadań i zadzwoń Przypisz zadanie na.
- Następnie wprowadź adres e-mail osoby, której chcesz przekazać zadanie, napisz krótką wiadomość i dostosuj termin, aby mieć jeszcze czas na przejrzenie wyniku.
- Upewnij się, że masz dwie opcje Zapisz zaktualizowaną kopię tego zadania na mojej liście zadań oraz Wyślij do mnie raport o stanie, gdy tylko zadanie zostanie wykonane są włączone. W przeciwnym razie zadanie nie pojawi się w Twoim terminarzu zadań; ponadto nie zostaniesz automatycznie powiadomiony o zakończeniu zadania.
- Prześlij zlecenie zadania.
W ten sposób zapewniasz, że jesteś automatycznie informowany o postępach
Aby zadania delegowane zawsze pojawiały się w Twoim terminarzu zadań, a użytkownik był powiadamiany o zakończeniu zadania, dwie opcje wymienione w kroku 3 muszą być aktywowane w programie Outlook. Wtedy nie zawsze musisz pamiętać o włączeniu opcji z kroku 3 z poprzedniej sekcji podczas delegowania. Opcje są domyślnie włączone, ale lepiej sprawdzić je po bezpiecznej stronie:
- W programie Outlook 2010 lub nowszym wywołaj polecenie Plik - Opcje - Zadania w sprawie programu Outlook 2003/2007 Narzędzia - Opcje - Opcje zadań.
- W programie Outlook 2010 i nowszych włącz następujące opcje: Zaktualizuj moją listę rzeczy do zrobienia o kopie zadań, które przypisuję innym osobom oraz Wyślij raport o stanie po wykonaniu przydzielonego zadania A..
- W Outlook 2003/2007 włącz dwie opcje Aktualizuj przydzielone zadania na liście zadań oraz Wyślij raport o statusie po zakończeniu przydzielonych zadań a.
- Zamknij okna dialogowe.
W ten sposób możesz wyświetlić stan realizacji i odpowiedzialność
Na liście aktywności (widok Prosta lista) brak kolumny % ukończonychto w widoku Lista szczegółów wydaje. Jeśli często delegujesz rozbudowane zadania, a Twoi pracownicy regularnie dokumentują w Outlooku, jaki procent zadania już wykonali, polecam skorzystać z opcji % ukończonych także w widoku Prosta lista wstawić. Dzięki temu będziesz na bieżąco z postępami. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:
- Wybierz widok w harmonogramie zadań Prosta lista: Widok poleceń - Zmień widok - Prosta lista.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z nagłówków kolumn, na przykład na referencja lub w starszych wersjach Temat zadaniai wywołaj polecenie! Wybór pola na.
- Przeciągnij przycisk % ukończonych B. z okna dialogowego z wciśniętym lewym przyciskiem myszy do wiersza z nagłówkami kolumn. Moja sugestia: przeciągnij go do pozycji po prawej stronie nagłówka kolumny Termin płatności. Czerwona strzałka pokazuje gdzie % ukończonych jest wstawiany jako nowy nagłówek kolumny C.. Gdy tylko przycisk znajdzie się w żądanej pozycji, zwolnij przycisk myszy.
- Jeśli w widoku nie ma kolumny Odpowiedzialny jest wyświetlany, wstaw go zgodnie z opisem. Odpowiedzialny można znaleźć na samym końcu listy w oknie dialogowym Wybór pola.
- Następnie zamknij okno dialogowe Wybór pola.
