PDF: Wszystko o najważniejszym formacie dokumentów

Standard pisania na wielu platformach

W ostatnich latach cyfryzacja nabiera coraz większego znaczenia. Problem: dla wielu aplikacji istnieją różne podejścia z różnymi formatami plików. Dzięki temu niektórzy programiści próbują znacznie ściślej związać klientów i użytkowników z własną firmą. Programy te są zastrzeżone i często ograniczone do określonych platform. Bezpłatne korzystanie ma tutaj o wiele więcej zalet. Dzięki temu jest elastyczny w użyciu i może również działać na wielu różnych platformach. Jednym z najlepszych przykładów jest plik PDF.

Za tym jest Portable Document Format. Na początku było to autorskie rozwiązanie problemu konieczności ciągłego formatowania tekstów. W międzyczasie PDF stał się standardem dla dokumentów międzyplatformowych. Zarówno w kontekście biznesowym, jak i dla użytkowników prywatnych, PDF stał się nieodzowną częścią codziennego życia. Standard obejmuje teraz całą gamę różnych aplikacji, które są łączone w dokumentach - od prostych linków po elementy multimedialne. Jak przenośny format dokumentów stał się tak ważny?

PDF: Spojrzenie na historię

PDF - Portable Document Format - jest obecnie używany przez prawie każdego użytkownika komputera. Bardzo niewielu użytkowników wciąż wie, jak właściwie zaczęła się ta historia. Adobe stoi za formatem dokumentu. Jako jeden z najbardziej znanych programistów firma koncentruje się przede wszystkim na rozwiązaniach do zastosowań profesjonalnych. Obejmuje to programy graficzne, takie jak Illustrator lub Photoshop. Ten ostatni jest często używany przez fotografów, aby zawsze wydobyć ze swoich zdjęć to, co najlepsze.

Przy kilkuset euro za licencję prawie żaden prywatny użytkownik nie może sobie pozwolić na drogie programy. Z drugiej strony plik PDF jest wszechobecny. Na początku, gdy format został wprowadzony przez Adobe, tego spektakularnego sukcesu nie można było przewidzieć - co ma również związek z polityką cenową firmy programistycznej.

Punkt wyjścia, konflikty i potrzeby

Do czasu opracowania i publikacji Portable Document Format dokumenty cyfrowe były tworzone za pomocą różnych programów, udostępniane i otwierane w bardzo różnych systemach. Każdy użytkownik komputera PC nadal może obserwować wynik dzisiaj. Prosty przykład: tworzony jest dokument do prezentacji w domowym biurze. Treść jest poprawna, jest jeszcze kilka tabel i obrazków.

Na koniec nadaj gotowej prezentacji stylową czcionkę, wybierz odpowiednie formatowanie z szablonów formatów - gotowe. Prezentacja zostaje zapisana na pendrive'ie i zabrana do biura. Niespodzianka przy otwieraniu przed wydrukiem: Z wyjątkiem treści i tekstu, całe formatowanie dotyczy „kosza”. Rozmiar czcionki nie jest już prawidłowy, wszystkie obrazy są całkowicie przesunięte i widać tylko połowę tabeli.

To, co wygląda świetnie na jednym komputerze, nie musi wyglądać identycznie jak ten sam program na innym. Użytkownicy dzisiaj używają:

• różne systemy operacyjne (Apple kontra Windows kontra Linux itd.)
• różne aplikacje biurowe
• różne wersje programu.

Opisane problemy dotyczą całej gamy różnych aplikacji biurowych - od czystego edytora tekstu po arkusze kalkulacyjne i rozwiązania do prezentacji. Dobrze znane problemy, z którymi borykały się pokolenia użytkowników.

Najbardziej znanym przykładem w tym momencie jest format .doc. Idealne, ponieważ kilku użytkowników może udostępniać dokument i edytować go lub komentować, ma to wady, gdy jest udostępniany na różnych platformach.

Dobry pomysł, ale problemy z ząbkowaniem

To jest dokładnie luka, którą firma Adobe wypełniła swoim przenośnym formatem dokumentów. Idea, która się za tym kryje: wspólny standard, który prowadzi do identycznych wyników we wszystkich systemach. W tym celu układ, formatowanie i tekst są przechwytywane jak w migawce. Bez względu na to, jak często plik PDF jest udostępniany - każdy użytkownik zawsze widzi to samo.

Pomysł: raz utworzony, Portable Document Format można przenosić bez utraty lub zmian formatowania. Nowy format dokumentów został zaprezentowany na konferencji Windows and OS|2 w styczniu 1993 roku. Adobe dał swojemu nowemu PDFowi kolejną zaletę, z której nadal korzysta każdy użytkownik. Po utworzeniu przenośnego formatu dokumentów nie można już łatwo zmienić.

Oznacza to, że przetwarzanie końcowe przez odbiorcę nie jest możliwe. Ani nie można nic dodać ani usunąć w pliku PDF. Manipulacje, podobnie jak w przypadku innych formatów - na przykład:

• rachunki
• Oferowany
• Raportowanie

są możliwe, stają się znacznie mniej prawdopodobne w przypadku przenośnego formatu dokumentów.

PDF został ostatecznie opublikowany latem 1993 roku - po kilku latach prac rozwojowych. Jednak zanim format stał się popularny wśród użytkowników prywatnych, minęły lata. Odpowiedzialnych było kilka problemów.

• Konkurent: Początkowo Portable Document Format był jednym z kilku podejść do rozwiązania tego samego problemu. Konkurs PDF wykonali m.in. DjVu, Envoy, Common Ground Digital Paper i Farallon Replica. System zarządzania dokumentami LaTeX, który jest szeroko rozpowszechniony w sektorze akademickim, również stosuje podobne podejścia stylistyczne.
• Prawnie zastrzeżony: W pierwszych latach po publikacji PDF był zastrzeżonym formatem dokumentu. Uniemożliwiło to tworzenie aplikacji zewnętrznych. Jednak od tego czasu programiści porzucili zastrzeżony Portable Document Format i opublikowali całość za pośrednictwem ISO. Ważny element budulcowy zapewniający szeroką akceptację.
• Koszty: We wczesnych latach ani programy do tworzenia plików PDF, ani Adobe Reader wymagane do ich otwarcia nie były darmowe. W ten sposób firma popełniła błąd i zapobiegła rozprzestrzenianiu się PDF jako standardu dokumentów o zasięgu międzynarodowym. Tymczasem Acrobat Reader jest dostępny bezpłatnie. Programy do tworzenia i edycji plików PDF są nadal płatne. Adobe przestawił teraz ten obszar na model SaaS.

ANSI i ISO: wyróżnienie

To, że PDF zwyciężył nad innymi formatami, jest spowodowane konkretnym wydarzeniem - 29 stycznia 2007 r. Firma Adobe ogłosiła, że specyfikacje Portable Document Format 1.7 zostaną w pełni ujawnione. W tym celu PDF 1.7 został ujawniony Amerykańskiemu Instytutowi Norm (ANSI). Cel: Publikacja za pośrednictwem Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO). Dzięki temu firma Adobe osiągnęła ogromny wzrost popularności formatu PDF. Z drugiej strony deweloperzy odcinają się od możliwości dalszego rozwijania Portable Document Format na swój własny sposób. W międzyczasie Adobe jest tylko członkiem komitetu technicznego dla wszystkich wersji po PDF 1.7.

Naprawdę dobre, czy dopiero ugruntowane?

Początkowo funkcjonalność Portable Document Format była ograniczona, na przykład w implementacji linków czy dostępnej przestrzeni kolorów. Dopiero w późniejszych wersjach programiści stopniowo zmniejszali ograniczenia. Na przykład w wersji 1.2 możliwe było wyświetlanie w przestrzeni kolorów CMYK. Ponadto opracowano wtyczki do przeglądarek internetowych, dzięki którym pliki PDF mogły być również wyświetlane w oknach przeglądarek.

Wraz z rosnącą liczbą funkcji i publikacją Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej PDF stał się coraz bardziej popularny. PDF oferuje teraz szeroką gamę funkcji. Ponadto do tworzenia nie trzeba już używać oprogramowania Adobe. Możliwe jest tworzenie odpowiednich dokumentów z wielu aplikacji Office. Jest to teraz możliwe nawet w ruchu. W końcu istnieje kilka powodów jego powszechnego stosowania. Z jednej strony akceptacja, z drugiej wydajność i zalety PDF.

PDF: Najważniejsze zalety

Fakt, że Adobe zepchnął teraz wszystkich konkurentów od wczesnych lat do krawędzi i do nisz za pomocą przenośnego formatu dokumentów, jest związany z kilkoma czynnikami. Jest to połączenie wieloplatformowego zastosowania. Ponadto zerwanie z jego własnościowym charakterem zdecydowanie przesunęło PDF do przodu. Jakie są zalety korzystania z przenośnego formatu dokumentów w praktyce?

Zawsze tam: niezależność platformy

Wielu prywatnych użytkowników polega dziś na komputerach PC i laptopach z systemem operacyjnym Windows. Według zdnet, sam obecny system operacyjny Windows osiągnął na koniec lat 2022-2023 ponad 900 milionów użytkowników. Systemy operacyjne firmy Apple mają również bardzo wysokie udziały w rynku. Nie chodzi tylko o klasyczne aplikacje desktopowe.

Apple zbudowało ekosystem mobilny w ciągu ostatniej dekady – podobnie jak Android. Istnieją również inne platformy, takie jak Unix czy Linux.

Wszystkie systemy operacyjne mają jedną wspólną cechę: wymianę informacji i danych ponad granicami platform. PDF spełnia dokładnie to wymaganie. Niezależność od platformy jest nadal jedną z głównych zalet formatu. Plik PDF można łatwo otworzyć na komputerze z systemem Windows 8 lub Windows 10. Pliki można nawet otwierać na urządzeniach z systemem macOS – chociaż nie ma prawie żadnych innych punktów styku między systemami Microsoft i Apple.

Nigdy więcej zepsutego formatowania

Jedną z mocnych stron PDF jest fakt, że formatowanie i układ są praktycznie „zamrożone”. Użytkownicy tworzą dokument, konwertują go do formatu Portable Document Format - i mogą łatwo udostępniać go innym użytkownikom. To, co wyróżnia PDF, to jego stabilność. W przeciwieństwie do wielu formatów plików, które są standardowe w programach pakietu Office, formatowanie pozostaje stabilne po przeniesieniu formatu Portable Document Format. Żadnych nagłówków, które są wyświetlane w innym rozmiarze czcionki, i żadnych obrazów, które przesuwają się od początku do końca modułu tekstowego.

Nawet przenoszenie dokumentów cyfrowych do kopii drukowanych jest możliwe dzięki przenośnemu formatowi dokumentów bez większych trudności i utraty formatu. Ostatecznie plik PDF na ekranie wygląda dokładnie tak samo, jak na kartce papieru. Ponadto aktualne wersje Portable Document Format oferują funkcje o nieocenionej wartości, zwłaszcza w przypadku korzystania z mediów cyfrowych.

Na przykład autorzy mogą ustawić zakładki do łamania wierszy. W ten sposób plik PDF można przycinać nie tylko do aplikacji komputerowych. W międzyczasie coraz większego znaczenia nabierają media mobilne. Dzięki temu przenośność w formacie Portable Document Format nabiera nowego znaczenia.

Wysokie standardy bezpieczeństwa

Formaty plików, takie jak .doc lub .xls, mają pewne wady. Z jednej strony nie można ich bezstratnie reprezentować na każdej platformie. Prawie każdy użytkownik zna ten problem: dokument wygląda zupełnie inaczej na innym komputerze. Ponadto formaty te nie są odporne na manipulacje. Prosty przykład: start-up wysyła fakturę w formacie .doc.

Odbiorca otwiera plik - i po prostu usuwa dziesiątki. Rachunek jest szybko niższy. W końcu taka forma manipulacji jest skonstruowanym przykładem. W praktyce jednak powinno być jasne, że w życiu codziennym potrzebne są formaty dokumentów, których nie można łatwo zmienić (i manipulować).

Ale PDF oferuje teraz o wiele więcej pod względem bezpieczeństwa. Dokumenty mogą być szyfrowane, aby chronić je przed nieautoryzowanym dostępem. Jeśli ktoś chce wysłać innej osobie tylko fragmenty dokumentu PDF, istnieje również możliwość redagowania poszczególnych fragmentów. Jak to działa szczegółowo, można przeczytać w tym przewodniku. Wykorzystywane są tutaj kody redakcyjne, które są dziś dość łatwe w użyciu.

Uwaga:Dokumenty PDF nie są również całkowicie bezpieczne przed manipulacją, jak naukowcy mogli udowodnić. Niemniej jednak całość oznacza znacznie więcej wysiłku niż w przypadku innych formatów dokumentów.

grafika 2 i 3D

Zwłaszcza podczas pracy z obrazami w dokumentach mogą wystąpić konflikty podczas przesyłania dokumentów i używania ich na innych komputerach i systemach. Wielu użytkownikom zdarza się, że obrazy są nagle wyświetlane przesunięte lub przepływ tekstu odbiega od oryginalnej wersji. Dobrze znany problem, który może powodować wyjątkowo krępujące momenty podczas prezentacji.

Dzięki przenośnemu formatowi dokumentów takie sytuacje należą już do przeszłości. Oprócz treści tekstowych i hiperłączy dokumenty PDF mogą również:

• Formuły
• Stoły
• Grafika i
• kino

wstawić. W tym kontekście wydajność przenośnego formatu dokumentów znacznie się poprawiła w ostatnich latach. W międzyczasie autorzy mogą również zapisywać teksty alternatywne do obrazów. Te „opisy obrazów” są wyświetlane, gdy nie można wyświetlić obrazu.

Lewo

Linki są obecnie podstawową częścią wielu dokumentów. Zwłaszcza w sieci WWW te hiperłącza tworzą połączenia krzyżowe z innymi treściami. Kotwicą może być fraza w tekście lub obraz. Inne elementy strony mogą również pełnić rolę kotwic hiperłącza. Kolejna zaleta pracy z linkami w dokumentach PDF: w ten sposób autor może umożliwić bezpośrednie przechodzenie do innych fragmentów tekstu / obszarów w dokumencie.

PDF: Ciekawe fakty i znaczenie

Przenośny format dokumentów już dawno stał się międzynarodowym standardem. PDF stał się niezbędny w komunikacji biznesowej. Ale nauka używa teraz również przenośnego formatu dokumentów na dużą skalę - do publikowania artykułów i badań. Możliwość wykorzystania Portable Document Format do opracowania formularza, który automatycznie przesyła wprowadzone dane na serwer, doprowadziła do jego wykorzystania podczas otwierania konta.

Programy do tworzenia i czytania

W jaki sposób użytkownicy prywatni mogą samodzielnie tworzyć pliki PDF - bez konieczności korzystania z jednego z narzędzi firmy Adobe. Publikując specyfikacje systemu, firma Adobe utorowała drogę innym firmom i programistom do tworzenia możliwości. Wiele rozwiązań pakietu Office ma teraz interfejsy, które można wykorzystać do łatwego tworzenia plików PDF.

Dokumenty można łatwo zapisać w formacie PDF lub wydrukować. Ponadto istnieją specjalne aplikacje dla mobilnych systemów operacyjnych i rozwiązań programowych jako aplikacje komputerowe, które można wykorzystać do tworzenia plików PDF.

Uwaga: Różne narzędzia są dziś oferowane bezpłatnie. Wersję Pro często trzeba kupić, aby uzyskać rozszerzony zakres funkcji.

struktura techniczna

Zasadniczo dokument PDF składa się z maksymalnie czterech różnych typów treści. Najważniejszy aspekt, który właściwie zawsze istnieje: treść tekstu. W tym miejscu rejestrowana jest rzeczywista treść. Pozostałe trzy typy treści mają tendencję do wspierania treści tekstu.

• Grafika wektorowa (ilustracje lub elementy projektu)
• Grafika rastrowa w formie zdjęć
• Obiekty multimedialne.

Aby móc wyświetlać gotowy dokument wszędzie bez strat, w formacie Portable Document Format zastosowano różne technologie. Dokument zawiera niezbędne czcionki za pośrednictwem systemu osadzania czcionek. Drugi składnik to archiwum zawierające wszystkie informacje o ostatecznej strukturze dokumentu. Trzecim aspektem jest „kontener treści” zawierający wszystkie informacje o teście i grafikę. Na przykład PostScript jest tutaj używany do dokumentów PDF.

Znaczenie PDF dla świata

Dzięki Portable Document Format firma Adobe stworzyła standard, z którego korzysta obecnie wiele grup użytkowników. Znaczenie pliku PDF jest odpowiednio. W międzyczasie, oprócz HTML, informacje takie jak tekst i obrazy nie są łączone w żadnym innym formacie. Oprócz korespondencji biznesowej, która może być zabezpieczona w formacie PDF, wielu użytkowników prywatnych korzysta teraz z tego formatu. W związku z tym znaczeniem przenośny format dokumentów nie zniknie w najbliższym czasie z cyfrowej wymiany informacji.

(Krótka) lista możliwych alternatyw

PDF stał się tak dobrze ugruntowanym standardem, że prawie nie ma potrzeby stosowania alternatyw. Konkurencyjne formaty djVU lub Common Ground Digital Paper wymienione powyżej są nadal dostępne, ale są rzadko używane. LaTex wciąż można znaleźć w kręgach akademickich, ale i tam format PDF staje się coraz bardziej popularny.

Wniosek: PDF - format na wiele platform

Pliki PDF stały się integralną częścią codziennego życia. Na prawie każdym komputerze znajdują się dziesiątki takich plików. Rozwój, o którym nikt nie myślał 20 lat temu – nawet z programistami z Adobe. Stąd pochodzi plik PDF.

Powstały w latach 90. format jest obecnie akceptowany na całym świecie, jeśli chodzi o tworzenie dokumentów, które mają być używane na różnych platformach. Do akceptacji przyczynia się stabilny layout oraz fakt, że nie każdy może zmienić dokument PDF. W międzyczasie przenośny format dokumentów stał się tak powszechny, że alternatywy są niezwykle trudne.