Co musisz wiedzieć o XLOOKUP
Dzięki XVERWEIS, Microsoft oferuje użytkownikom Excela nową możliwość szybkiego i łatwego przeszukiwania tabel oraz oceny danych. Ta funkcja była początkowo dostępna tylko dla uczestników w fazie testowej, ale od początku roku była również dostępna dla wersji Microsoft 365 Windows i Mac.
U podstaw XLOOKUP jest wygodniejsza wersja VLOOKUP i HLOOKUP, która została uzupełniona o dodatkowe praktyczne zastosowania. Jego zadaniem jest zatem również przeszukiwanie tabel, ale to już różni się od poprzednich odnośników. Filtrowanie treści nie jest już powiązane z wyznaczonym kursem, ale można je teraz również inicjować od prawej do lewej, od góry do dołu i odwrotnie. Ta innowacja oferuje ogromną zaletę polegającą na tym, że tabele Excel mogą być teraz projektowane według własnego uznania i nie są już powiązane ze specyfikacjami technicznymi. Dzięki nowym parametrom dostępne stały się dodatkowe opcje, które wcześniej nie były dostępne. Przydatność rozciąga się od drobnych szczegółów po godne uwagi uproszczenia w obsłudze. Ostateczny efekt XLOOKUP zależy wyłącznie od użytych parametrów.
Proste parametry XLOOKUP
Proste użycie XLOOKUP wymaga tylko trzech parametrów. To są:
- Kryterium wyszukiwania
- Macierz wyszukiwania
- Matryca zwrotów
Nowo zdobyta wolność wynika przede wszystkim z oddzielenia macierzy wyszukiwania i powrotu. Podczas gdy WYSZUKAJ.PIONOWO i WYSZUKAJ.POZIOMO nadal wymagały od użytkownika wybrania całej macierzy do procesu wyszukiwania, funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO pozwala mu oddzielić znaną i wyszukiwaną wartość. Oznacza to, że jako wymagana macierz, w której znajduje się wybrane kryterium wyszukiwania, zdefiniowana jest jedna kolumna wyszukiwania, a teraz także wiersz wyszukiwania, podczas gdy inna staje się obszarem zwrotu pożądanego wyniku. Nowa formuła wygląda następująco:
= XLOOKUP (kryterium wyszukiwania; macierz wyszukiwania; macierz zwrotów)
Jeśli np. miesięczne wynagrodzenie pana Wagnera można pobrać z tabeli Excela dla pracowników, to ważne są dwie kolumny: pierwsza, która zawiera listę wszystkich pracowników po nazwisku i druga, w której wpisana jest pensja pracowników. Ponieważ kryterium wyszukiwania jest nazwa, powiązana kolumna wyszukiwania jest wybierana jako macierz. Natomiast wynik do zwrócenia to pensja, dlatego odpowiadająca jej kolumna jest tutaj macierzą zwrotów.
Ten przykład pokazuje, że nowa formuła sprawia, że poprzednie oznaczenie określonego indeksu kolumny w jednej dużej macierzy jest zbędne. Oszczędza to dodatkowej pracy szczegółowej i zapobiega niepotrzebnym błędom.
Jeśli jednak nie wiadomo, czy poszukiwany pracownik nazywa się „Wagner” czy „Wegner”, nowy dodatek do kryterium wyszukiwania może pomóc. Dowolną liczbę nieznanych znaków można pominąć, wstawiając gwiazdkę (*). W takim przypadku sensowna jest szybka zmiana kryterium wyszukiwania na „* gner”, aby dotrzeć do żądanego miejsca docelowego. Jeśli jednak tabela jest wypełniona wieloma podobnymi nazwiskami, tak że koleżanka pani Stegner niechcący zostanie wypisana, ponieważ jej nazwisko również zawiera kombinację szukanych liter, to wyszukiwanie można jeszcze bardziej zawęzić. W tym miejscu w grę wchodzi znak zapytania (?), ponieważ pozwala użytkownikowi zastąpić tylko jedną postać. Kryterium wyszukiwania jest zatem wypełnione "W? Gner".
Ale co się dzieje, gdy musisz szukać gwiazdki lub znaku zapytania? W tym przypadku funkcja XLOOKUP ma dodatkową tyldę (~), dzięki której jest jasne, że nie chodzi o funkcję kryterium wyszukiwania, ale o zawartość macierzy wyszukiwania. W konsekwencji podwójna tylda jako kryterium wyszukiwania (~~) umożliwia również wyszukiwanie pojedynczej tyldy w macierzy wyszukiwania (~).
Pełne parametry
Ponadto XVERWEIS oferuje inne funkcje, które wchodzą w grę, gdy tylko te trzy dodatkowe parametry zostaną wykorzystane zgodnie z potrzebami:
- Jeśli_nie_ znaleziono
- Tryb porównania
- Tryb szukania
„Jeśli_nie_ znaleziono”
Oprócz kryterium wyszukiwania trzech parametrów, macierzy wyszukiwania i macierzy zwrotów, nowy XVERWEIS ma jeszcze trzy parametry, które oferują użytkownikowi wiele korzyści. Jednym z nich jest "Jeśli_nie_ znaleziono", który działa jako zintegrowana funkcja jeśli-błąd.
Za pomocą tej funkcji funkcja XLOOKUP pozwala uniknąć typowego problemu z poprzednimi odniesieniami: Jeśli nie można znaleźć szukanego wyniku, do tej pory wyświetlana była tylko zagadkowa wartość błędu ("#NV"). Dzięki nowemu parametrowi można teraz nazwać ten błąd, a tym samym łatwiej go sklasyfikować, zastępując parametr zastępczy wybranym słowem i umieszczonym w cudzysłowie. Zamiast automatycznej wartości błędu program Excel może wskazać, że wynik „nie został znaleziony” lub że wystąpił „błąd wejściowy”. Biorąc pod uwagę wszystkie informacje, wzór na XVERWEIS wygląda tak:
= XLOOKUP (kryterium wyszukiwania; macierz wyszukiwania; macierz zwracania; jeśli_nie_ znaleziono)
Tryb porównania
Kolejnym parametrem jest tryb porównania, który ma na celu zwiększenie zakresu wyszukiwania wartości, jeśli to konieczne. Pierwotnie WYSZUKAJ.PIONOWO i WYSZUKAJ.POZIOMO znały tylko trafienia lub błędy. XLOOKUP może jednak reagować elastycznie i, w przypadku nieistniejącego wyniku, alternatywnie używać wartości, która jest jak najbardziej zbliżona, aby nie tylko wyświetlić błąd użytkownikowi, ale zamiast tego zalecić alternatywę. Na przykład, jeśli szukasz faktury na 1500 €, której nie można znaleźć, wówczas wartość -1 może być użyta jako parametr trybu porównania, aby zamiast tego wyświetlić następny niższy wynik. Może się okazać, że rachunek od początku wynosił tylko 1450 euro. Informacje te można było znaleźć tylko w poprzednich odniesieniach poprzez etapy pośrednie. I odwrotnie, wartość 1 może być użyta do uzyskania kolejnego większego wyniku.
Ta funkcja jest szczególnie przydatna, gdy wartość jest znana tylko z grubsza. W ten sposób ramkę można zawęzić, aby mimo wszystko łatwiej było znaleźć żądany wynik. Ponadto zawartość tabeli nie musi być już sortowana w kolejności rosnącej, jak w przypadku funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, ponieważ funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO jest w stanie znaleźć kolejną znaczącą wartość nawet bez pomocy użytkownika. Daje to również dodatkową swobodę w indywidualizacji stołów.
Jeśli jednak te innowacje nie są wymagane, można po prostu użyć wartości 0, aby nadal otrzymywać tylko dokładne wyniki, jak zwykle. W przypadku ogólnego symbolu zastępczego formuła jest rozwijana w następujący sposób:
= XLOOKUP (kryterium wyszukiwania; macierz wyszukiwania; macierz zwracania; jeśli_nie_ znaleziono; tryb porównania)
Tryb szukania
Ostatni parametr ponownie pokazuje najprostszą i być może najbardziej uderzającą poprawę w stosunku do funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, ponieważ po raz pierwszy umożliwia regulację kierunku historii wyszukiwania. Z wstawioną wartością 1 możesz szukać trafień od góry do dołu, natomiast z wartością -1 wszystko idzie do góry nogami. Co więcej, rosnące wyszukiwanie binarne można zainicjować z wartością 2 i malejące wyszukiwanie binarne z wartością -2.
Chociaż ten parametr na pierwszy rzut oka nie wydaje się szczególnie imponujący, może regularnie mieć pozytywny wpływ w połączeniu z rozszerzonym kryterium wyszukiwania. Ponieważ jeśli macierz wyszukiwania zawiera wyszukiwane kryterium dwukrotnie (na przykład dwóch pracowników o tym samym nazwisku), to domyślnie wydawana jest wartość zwracana chronologicznie na wcześniejszej pozycji. Jeśli jednak kierunek historii wyszukiwania zostanie odwrócony, wystąpi odwrotny efekt i wcześniej ukryta wartość staje się widoczna. Jednak ten parametr jest również przydatny, jeśli jest używany do kontroli tymczasowej. Ponieważ jeśli wyszukiwanie od góry do dołu daje inny wynik niż wyszukiwanie od dołu do góry, może to oznaczać, że mógł wystąpić błąd aplikacji, który można teraz naprawić na wczesnym etapie. Biorąc pod uwagę tę uwagę, ostateczna formuła XLOOKUP wygląda tak:
= XLOOKUP (kryterium wyszukiwania; macierz wyszukiwania; macierz zwracania; jeśli_nie_ znaleziono; tryb porównania; tryb wyszukiwania)
Czy warto przełączyć się z VLOOKUP na XLOOKUP?
Podsumowując, należy powiedzieć, że wraz z wprowadzeniem XLOOKUP firma Microsoft udostępniła użytkownikom Excela nowy sposób wyszukiwania i analizowania, który może służyć zarówno do różnych celów, jak i jest łatwy w użyciu. W ten sposób spełnione jest wszystko, od szybkiego wyszukiwania po określone wymagania wyjściowe. XLOOKUP wyraźnie wyprzedza inne referencje, ponieważ oferuje wyraźne korzyści nawet w funkcjach, które przejął. Widać to z faktu, że tutaj dwie funkcje referencyjne są łączone i uzupełniane między innymi przez zintegrowany błąd.
Każdy, kto do tej pory był w pełni zadowolony z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO lub WYSZUKAJ.POZIOMO, a także nie jest zainteresowany przyzwyczajaniem się do nowej formuły, może z czystym sumieniem trzymać się wypróbowanych i przetestowanych. Dla wszystkich, którzy chcą uczynić swoje podejście bardziej dynamicznym i nieskomplikowanym, XVERWEIS jest mile widzianą innowacją. Nowe opcje z pewnością można modyfikować i łączyć w taki sposób, aby kolejne użycie Excela było widocznie wygodniejsze.
