Załącznik do e-maila - musisz znać te wskazówki

Jak wysyłać pliki jako załączniki pocztą e-mail

Otwórz załącznik do e-maila - tak to działa

Możesz rozpoznać, że wiadomość zawiera załącznik po spinaczu do papieru w nagłówku. W programie Microsoft Outlook grafika spinacza do papieru jest wyświetlana bezpośrednio przed nazwą. Klikając dwukrotnie na e-mail możesz zobaczyć załączone pliki w górnym obszarze. Można je otworzyć kolejnym podwójnym kliknięciem. Możliwy jest również podgląd pliku w programie Microsoft Outlook oraz w innych popularnych programach pocztowych. Alternatywnie załącznik można zapisać na dysku twardym przed wyświetleniem.

Aby móc otworzyć załącznik do wiadomości e-mail, konieczne jest zainstalowanie programu, który może wyświetlać określone rozszerzenie pliku załącznika. Na przykład, jeśli chcesz otworzyć plik docx, potrzebujesz najnowszej wersji programu Microsoft Word lub bezpłatnego programu, takiego jak Open Office lub LibreOffice. Jeśli otworzysz załącznik w innym oprogramowaniu, nieuchronnie wystąpią błędy formatowania.

Popularne rozszerzenia plików	Oryginalny program	Alternatywne oprogramowanie
Docx, doc	Microsoft Word	Open Office, LibreOffice
RTF (Rich Text Format)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, otwarte biuro
ODT (otwarty format dokumentu)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Word
XLSX, XLS	Microsoft Excel	Open Office, LibreOffice
ODS (otwarty format dokumentu)	Open Office, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (przenośny format danych)	Czytnik Adobe PDF	Wiele edytorów tekstu
EXE (wykonywalny)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	wszelkiego rodzaju programy wideo
MP3	Programy muzyczne wszelkiego rodzaju

Załączniki w e-mailach - jak odróżnić prawdziwe e-maile od spamu

Wyobraź sobie, że otrzymujesz e-mail, który rzekomo pochodzi od Twojej lokalnej firmy energetycznej. Przy bliższym przyjrzeniu zawiera dziwne znaki, a jednocześnie załącznik z plikiem z rozszerzeniem GIF.webp (Graphics Interchange Format). Nieuchronnie pojawia się pytanie: czy wiadomość jest autoryzowaną wiadomością, czy spamem z dołączonym złośliwym oprogramowaniem?

Nawet jeśli wiadomość e-mail wygląda dziwnie ze względu na jej formatowanie, najprawdopodobniej nie jest to spam. Powodem tego dziwnego wyglądu jest to, że twój program pocztowy nie otrzymał wiadomości we właściwym formacie. Z tego powodu e-mail jest wyświetlany nieprawidłowo i zawiera nietypowe znaki specjalne. Zjawisko błędnych e-maili od zaufanych nadawców pojawia się co jakiś czas:

• Jeśli program pocztowy nadawcy przetwarza dane nieprawidłowo lub
• Do wysyłania nie są używane żadne systemy Windows.
• Wystąpiły błędy podczas przesyłania wiadomości do Twojej skrzynki pocztowej.

W każdym razie należy obiektywnie sprawdzać e-maile od zaufanych nadawców. Jeśli nadawca, temat i numer klienta zgadzają się z Twoimi danymi osobowymi, wiadomość e-mail nie powinna zawierać groźby. Jeśli jednak zauważysz uszkodzone linki lub nietypowe adresy odpowiedzi, bezpieczniej jest skontaktować się z nadawcą i osobiście omówić problem.

Zintegruj załączniki w wiadomościach e-mail - to są Twoje opcje

Jeśli wysyłasz e-maile do odbiorców i chcesz wysłać ważne pliki, dokumenty lub zdjęcie, jest to łatwe. Najpierw przygotuj tekst e-maila, wpisz adres e-mail odbiorcy w polu adresu i wstaw temat. Na koniec znajdziesz pozycje menu w Microsoft Outlooku na pasku menu pod "Wstaw":

• Dodaj plik.
• Dołącz element.

Obie pozycje menu zawierają różne funkcje.

W punkcie menu „Załącz plik” masz możliwość dołączenia wszystkich typów dokumentów, które znajdują się na dysku twardym lub w chmurze. Jeśli chcesz zintegrować wpis kalendarza lub swoją wizytówkę Outlooka z wiadomością e-mail, możesz to zrobić za pomocą wpisu "Dodaj element". Przed wysłaniem upewnij się, że wybrałeś właściwy plik. Po kliknięciu „Wyślij” odbiorca oprócz tekstu wiadomości otrzyma załącznik do wiadomości e-mail.

W Thunderbird możesz wysłać załącznik w podobny sposób. Chociaż struktura menu różni się od struktury w programie Microsoft Outlook, opcje załączników są równoważne. Możesz także wybrać załącznik do wiadomości za pomocą symbolu spinacza do papieru po prawej stronie. W kolejnym kroku możesz wysłać e-mail z załącznikiem.

Ważny:

Ogólnie rzecz biorąc, wiadomości e-mail nigdy nie należy wysyłać bez wiadomości, nawet jeśli ważny jest tylko załącznik do wiadomości e-mail. Wydaje się to nieprofesjonalne i niezbyt doceniające odbiorcę. Jednocześnie wiadomość bez wiadomości lub tematu może zostać zaklasyfikowana jako spam i tymczasowo zapisana w folderze spamu. Ze względu na środek ochronny poczta z ważnymi załącznikami może zostać zgubiona.

Oto jak zapisać zaufany załącznik na dysku twardym

Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z godnym zaufania załącznikiem, możesz albo otworzyć ją od razu w programie docelowym, albo tymczasowo zapisać na dysku twardym. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

• W programie Microsoft Outlook kliknij „strzałkę w dół”, która jest widoczna po prawej stronie załącznika. Otworzy się pole z kilkoma opcjami. Wybierz opcję „Zapisz jako” i określ folder, w którym załącznik ma zostać zapisany. Inne ważne opcje to szybkie wydrukowanie pliku lub jego podgląd, co umożliwia przeglądanie zawartości bez fizycznego otwierania pliku.
• Po zapisaniu w osobistej strukturze folderów załącznik jest dostępny do dalszego przetwarzania.

Wskazówka:

Jeśli nie możesz zobaczyć, otworzyć lub zapisać załącznika, może to być spowodowane nieprawidłowymi ustawieniami ochrony danych. Użytkownicy systemu operacyjnego Windows 7 powinni w szczególności sprawdzić swoje ustawienia. Klienci, którzy używają adresu e-mail Telekom w systemie Windows 7, zgłosili, że problem wystąpił po przełączeniu przez Telekom dostępu do ich serwera poczty na szyfrowane połączenie danych. W tym przypadku ustawienie w opcjach internetowych systemu Windows 7 uniemożliwiło zapisywanie zaszyfrowanych plików.

Rozwiązaniem zmiany ustawień ochrony danych są opcje internetowe przeglądarki Internet Explorer. Zostało to zastąpione w Windows 10 przez przeglądarkę Microsoft Edge.

Zmień ustawienia prywatności w Internet Explorerze

1. W Internet Explorerze kliknij przycisk menu (koło zębate), a następnie kliknij Opcje internetowe.

   

2. W kolejnym oknie przejdź do zakładki „Zaawansowane” i wyłącz opcję „Nie zapisuj zaszyfrowanych stron na dysku” w obszarze Zabezpieczenia. Zamknij okno, klikając „OK”.

   

W rezultacie powinno być możliwe bezproblemowe zapisywanie załączników do wiadomości e-mail. Ten błąd nie powinien wystąpić w przypadku użytkowników Windows 10 i Microsoft Edge.

Wysyłanie dużych załączników - trzeba na to zwracać uwagę

Możesz używać załączników wiadomości e-mail do przesyłania plików z dużą ilością danych. Dostawca Twojego adresu e-mail określa limit w odniesieniu do dopuszczalnej wielkości wiadomości e-mail lub indywidualnego załączonego dokumentu. W płatnych umowach e-mail można przesłać 50 megabajtów lub do 100 megabajtów danych. Dostawcy bezpłatnych adresów e-mail ograniczają rozmiar załączników do 10, 20 lub 25 megabajtów. Z reguły określone rzędy wielkości są wystarczające, aby:

• pliki tekstowe,
• małe filmy lub
• Pliki muzyczne

w ten sposób ze skrzynki pocztowej do skrzynki pocztowej jako załącznik do poczty.

Zasadniczo e-maile z załącznikami nie powinny być zbyt duże. Wynika to głównie z przyczyn technicznych. Rozmiar e-maili jest ustawiony międzynarodowo na maksymalnie 5 MB. Jest to zrozumiałe, jeśli weźmie się pod uwagę, że wiadomości e-mail są dzielone przez program pocztowy na pakiety po 256 KB każdy.

Router, który jest podłączony między urządzeniem końcowym a dostawcą, redukuje pakiety do rozmiaru poniżej 1,5 KB. Oznacza to, że załącznik o wielkości 10 MB składa się z ponad 100 pojedynczych pakietów. Są one wysyłane osobno i ułożone w odpowiedniej kolejności przez odbiorcę. Wiadomości e-mail z dużą ilością danych w załączniku są również klasyfikowane przez system jako poczta wirusowa lub spam i przenoszone do folderu spam. Aby tego uniknąć, załączniki do wiadomości e-mail nie powinny generalnie być większe niż 5 MB.

Niezbędne jest również to, aby odbiorca miał również możliwość otrzymywania na swoim koncie większych plików. Jeśli tak nie jest, wiadomość e-mail zostanie zwrócona z notatką o błędzie od dostawcy informującą o przekroczeniu limitu wysyłania.

Istnieje kilka alternatywnych opcji wysyłania większych plików i ilości danych:

• Wysyłaj wiele e-maili z załącznikami, które nie przekraczają limitu dostawcy.
• Zapisz załączniki do wiadomości e-mail na urządzeniu do przechowywania w chmurze, takim jak Dropbox lub OneDrive, i wyślij tylko łącze. Odbiorca może wtedy samodzielnie załadować plik.
• Skompresuj pliki. Programy takie jak WinZip lub WinRAR są do tego idealne. Przekonwertujesz załącznik na plik ZIP i możesz zmniejszyć rozmiar o 50-80%.
• Zapisuj duże pliki za pomocą Filehostera, takiego jak transfernow.net i pozwól odbiorcy je odzyskać. Tutaj można przesyłać od 4 do 20 gigabajtów.

Uwaga dla użytkowników Gmaila:

Jeśli rozmiar pliku załącznika przekroczy 25 MB, dokumenty zostaną udostępnione na Dysku Google. Można je następnie wywołać poprzez dostęp do Dysku Google. Ta procedura gwarantuje, że załączniki do e-maili, które przekraczają dozwolony rozmiar, są również transportowane.

Zaszyfruj prywatne informacje w załącznikach - to są twoje opcje

Możesz profesjonalnie szyfrować poufne informacje lub dane za pomocą programu Microsoft Outlook. Aby dane mogły zostać skutecznie zaszyfrowane, musisz najpierw złożyć wniosek o odpowiedni certyfikat szyfrowania z Centrum zaufania firmy Microsoft. Szyfrowanie programu Outlook ma strukturę kryptograficzną. W praktyce oznacza to, że zarówno nadawca, jak i odbiorca potrzebują certyfikatu cyfrowego, aby móc korzystać z opcji szyfrowania w Outlooku. Certyfikat cyfrowy może być bezpłatny lub płatny. Można go zażądać od urzędów certyfikacji, a następnie należy go wcześniej wysłać do odbiorcy zaszyfrowanej wiadomości. Za pomocą certyfikatu cyfrowego ten ostatni może odszyfrować zarówno załącznik do wiadomości e-mail, jak i treść wiadomości e-mail.

Oprócz szyfrowania programowego za pomocą podpisu cyfrowego dokumenty mogą być chronione hasłem. Na przykład, jeśli utworzysz plik Word w Microsoft Word, masz możliwość ochrony go hasłem w dowolnym momencie. Odbiorca potrzebuje hasła, aby odczytać wysłany plik. Możesz również użyć tej metody do ochrony pliku przed nieautoryzowanym dostępem. Możesz uzyskać dostęp do menu w Microsoft Word pod:

Plik> Informacje> Chroń dokument.