Spersonalizuj Outlooka - wskazówki i ustawienia

Możesz skorzystać z tych wskazówek, aby spersonalizować swój Outlook

Jako użytkownik oprogramowania bardzo ważne jest dokonywanie osobistych ustawień i ciągłe dostosowywanie programu. Dotyczy to programu Microsoft Outlook, a także innych aplikacji, które są regularnie używane w środowisku zawodowym lub prywatnym.

Określone ustawienia w Outlooku są ważne, aby w każdej chwili móc zobaczyć, kto napisał wiadomość e-mail i z jakiego urządzenia została wysłana. Ponadto każdy użytkownik Outlooka chce móc efektywnie i funkcjonalnie korzystać z programu.

Podstawowa personalizacja desktopowej wersji programu Microsoft Outlook rozpoczyna się wraz z instalacją. Do korzystania z programu Outlook wymagane jest konto Microsoft. Microsoft Outlook musi być połączony z kontem Microsoft podczas początkowej instalacji. Ustawienia można przeglądać i zmieniać w dowolnym momencie, przechodząc do zakładki „Plik”, a następnie klikając pozycję menu „Konto biurowe”.

Mobilna wersja programu Microsoft Outlook na tablety lub smartfony jest bezpłatna i nie wymaga personalizacji w odniesieniu do konta Office.

Personalizuj Outlooka - praktyczne opcje, które oszczędzają czas

Oprócz konta Office, które nie jest dostępne w wersji desktopowej, istnieją inne opcje personalizacji programu Microsoft Outlook. Następujące opcje i funkcje są dostępne, aby spersonalizować oprogramowanie w zakresie inicjałów, nazwiska i innych ustawień. Oprócz podstawowego widoku obszaru czytania lub łączy na pulpicie dostępnych jest niezliczona ilość innych funkcji i opcji.

Na przykład możesz wybrać jednoczesne wyświetlanie zarówno skrzynki odbiorczej, jak i kalendarza. Jeśli pracujesz z programem Outlook wiele godzin dziennie i używasz dużego monitora o wysokiej rozdzielczości, sensowne może być umieszczenie obok siebie dwóch otwartych okien programu Outlook. W ten sposób tekst jest lepiej reprezentowany i oddzielony od innych funkcji. Na przykład możesz otworzyć kalendarz lub książkę adresową i skrzynkę odbiorczą w następnym polu. Taka personalizacja widoku zapewnia lepszy przegląd i pozwala na bardziej efektywną pracę.

Podobnie jest ze standardowym folderem na załączniki. Folder pobierania systemu Windows 10 jest zwykle sugerowany jako folder domyślny.

Personalizuj paski narzędzi i linki - tak to działa

Outlook ma w standardzie dwa paski narzędzi z przyciskami do ważnych funkcji:

• Standardowy pasek narzędzi.
• Rozszerzony pasek narzędzi.

Skład standardowego paska narzędzi zależy od odpowiedniego modułu Outlooka. Podobnie jak we wszystkich innych programach pakietu Office, można go spersonalizować, dodając dodatkowe przyciski poleceń menu do pasków narzędzi. Zasadniczo możesz dostosować każdy pasek narzędzi w Outlooku i dostosować go do własnych potrzeb. Jest to przydatne, aby móc pracować wydajniej iw bardziej ukierunkowany sposób.

Sytuacja jest podobna ze skrótami, które można osadzić na pulpicie Windows lub w menu Start, aby uruchomić określony moduł Outlooka. Użytkownicy, którzy pracują z kilkoma profilami w programie Outlook, mogą użyć polecenia w wierszu polecenia, aby zdecydować, z którym profilem należy uruchomić program Outlook. Jeśli chcesz częściej wywoływać Outlooka z tymi samymi parametrami startowymi, zaleca się ustawienie odpowiedniego skrótu na pulpicie.

Karta Plik: Spersonalizuj automatyczne odpowiedzi i wyjedź na wakacje w spokoju

Asystent poza biurem w Outlooku jest ważny dla płynnej komunikacji. Jeśli nie możesz wysyłać ani odbierać wiadomości w określonym czasie, funkcja „odpowiedzi automatycznych” jest ukierunkowana i skuteczna. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail, nadawca zostanie automatycznie poinformowany, jak długo nie będziesz dostępny i kto Cię zastąpi. Spersonalizowana funkcja „odpowiedzi automatycznych” gwarantuje, że klienci, osoby zainteresowane lub współpracownicy są zawsze informowani o nieobecności, na przykład z powodu urlopu.

Personalizacja czcionek w Outlooku nie jest trudna

Jedną z najpopularniejszych opcji personalizacji w Outlooku jest dostosowywanie domyślnych czcionek. Każdy ma inne życzenia dotyczące wyglądu swoich wiadomości. Z tego powodu warto spersonalizować czcionki lub inne elementy stylistyczne. Wprowadzanie zmian nie jest trudne. Jeśli pracujesz bez szablonu, czcionkę można łatwo dostosować w zakładce „Wiadomość” w menu „Tekst”.

Jeśli używane są szablony formatów, szablon należy zmienić raz. Dodatkowo, w zależności od używanej wersji Outlooka, dostępne są różne opcje menu służące do zmiany czcionki w szablonach.

Wskazówka:

W zależności od ustawienia będziesz otrzymywać e-maile w postaci zwykłego tekstu lub w formacie html. Jeśli chcesz szybko przełączyć się na format HTML, aby wyświetlić szczegóły wiadomości e-mail, możesz to zrobić za pomocą skrótu klawiaturowego ALT + SHIFT + H.

Spersonalizuj ustawienia widoku w Outlooku - ustaw Outlooka tak, jak chcesz

Oprócz standardowego widoku w Outlooku masz inne praktyczne opcje dzielenia ekranu i wyświetlania wiadomości e-mail. Na przykład okno podglądu w Outlooku oferuje unikalną opcję. Treść wiadomości e-mail zaznaczonych w skrzynce odbiorczej pojawia się tutaj w formie kompaktowej, bez konieczności otwierania wiadomości e-mailem podwójnym kliknięciem.

Widoki niestandardowe można zresetować w dowolnym momencie w programie Outlook. Można to zrobić ręcznie lub alternatywnie za pomocą polecenia systemu Windows. Jednocześnie możesz indywidualnie ustawić okno podglądu i wyświetlić je na przykład po prawej lub poniżej listy wiadomości.

Pomimo przyjaznego dla użytkownika widoku przez okno podglądu, niektórzy użytkownicy zdecydowali się z zasady wyłączyć podgląd w Outlooku. Tłem tego jest ryzyko, że wirus lub złośliwe oprogramowanie automatycznie przejmie system przed otwarciem złośliwej poczty. Jeśli chcesz być po bezpiecznej stronie, możesz wyłączyć okno podglądu, uniemożliwić ładowanie zewnętrznych obrazów i treści lub zezwolić na wyświetlanie wiadomości e-mail HTML tylko w formacie zwykłego tekstu.

Skorzystaj z gotowych opcji widoku i dostosuj obszar nawigacji - tak to działa

Użytkownicy pierwszych wersji Outlooka docenili wiele gotowych opcji widoku, które nie są już dostępne w Outlooku 2010 lub obecnej wersji Outlook 365. Na przykład możesz wyświetlić tylko nieprzeczytane wiadomości w bieżącym folderze. Przydała się też opcja ograniczenia czasu wyświetlania i np. przede wszystkim wyświetlania e-maili z ostatnich siedmiu dni. Pomimo braku wstępnych ustawień w nowszych wersjach, ulubione widoki można definiować i zapisywać w Outlooku 2010 i nowszych wersjach.

Zasadniczo wskazane jest również dostosowanie obszaru nawigacyjnego programu Outlook do osobistego sposobu pracy. Możesz między innymi wyświetlać i ukrywać pasek nawigacyjny, używać skrótów klawiaturowych, aby szybko przełączać się do innego menu lub określić inny folder startowy. Podobnie jak w skrzynce odbiorczej, możesz również włączyć obszar czytania dla swoich notatek. W takim przypadku Outlook wyświetla zawartość aktualnie zaznaczonej notatki w dolnej połowie okna.

Dostosuj kalendarz, zadania i terminy do swoich potrzeb

Możesz także spersonalizować kalendarz w Outlooku i między innymi ustawić kolejność kategorii kolorów do oznaczania spotkań. Aby utworzyć spotkanie, kliknij pole „Etykieta” w oknie spotkania i wybierz odpowiedni kolor. Wezwania na spotkania mogą być automatycznie usuwane ze skrzynki odbiorczej zaraz po udzieleniu na nie odpowiedzi. Ta opcja jest domyślnie aktywowana w Outlooku i można ją dezaktywować lub aktywować.

W każdym razie powinieneś rozszerzyć łącze do systemu plików na pasku nawigacyjnym. Za pomocą przydatnych łączy możesz integrować foldery na dysku twardym lub pliki, które są regularnie wymagane. Dzięki tym skrótom możesz w zrównoważony sposób spersonalizować program Outlook.

Zdefiniuj reguły, aby zautomatyzować Outlook

Outlook oferuje opcję używania reguł i makr do automatyzacji Outlooka. Reguły należy dostosować w Outlooku. Wszystkie reguły w Outlooku definiuje się w zakładce "Plik" w pozycji menu "Reguły i powiadomienia".

Włącz powiadomienia na pulpicie w Outlooku

Jeśli chcesz być informowany o przychodzących wiadomościach e-mail z Outlooka, możesz po prostu aktywować powiadomienie na pulpicie. Jak to zrobić:

1. W programie Outlook do wersji 2007 wywołujesz polecenie „Narzędzia, reguły i powiadomienia”. W programie Outlook 2010 przejdź do „Zarządzaj plikami, regułami i powiadomieniami”.

2. Wybierz regułę i kliknij „Zmień regułę”, a następnie „Edytuj ustawienia reguły”.

3. Kliknij „Dalej”, aby przejść do okna dialogowego, w którym możesz wybrać akcje.

4. Tutaj aktywujesz opcję „Pokaż powiadomienie na pulpicie” (jak również „Nie stosuj żadnych dalszych reguł”, jeśli ta opcja nie jest jeszcze aktywna).

5. Następnie kliknij „Zakończ”.

Reguły są spersonalizowane, ponieważ są wykonywane tylko na Twoje polecenie, a nie automatycznie. Aby uruchomić reguły ręcznie, usuń zaznaczenie przed nazwą reguły w sekcji „Reguły wiadomości”.

Możesz także użyć reguł do automatycznego sortowania skrzynki odbiorczej. W takim przypadku maile spełniające określone kryteria są przypisywane do predefiniowanych kategorii. Automatyczna archiwizacja to jedna z najważniejszych funkcji programu Outlook opartych na regułach. Zasadniczo można go specjalnie dostosować. Nazwy archiwów można w razie potrzeby zmienić, aby uniknąć nadmiarowości i zachować przegląd. Można również uruchomić makra, aby automatycznie przenieść wiadomość e-mail zawierającą wstępnie zdefiniowane słowo kluczowe.

Zachowaj przejrzystość w Outlooku – jakie to proste

Dodatkowo możesz wybrać ustawienia dla poszczególnych modułów Outlooka, na przykład dla wiadomości e-mail lub dla poszczególnych folderów w skrzynce odbiorczej, które odbiegają od standardowych ustawień. Ciekawa jest na przykład funkcja „Dziennik”, dzięki której można śledzić takie elementy, jak wiadomości e-mail czy spotkania w programie Microsoft Outlook. Możesz także śledzić inne pliki Microsoft Office, takie jak dokumenty Word. Pomimo swojej wartości dodanej funkcja dziennika wymaga dużej ilości pamięci. Jeśli nie chcesz korzystać z funkcji dziennika lub nie chcesz już z niej korzystać, zaleca się jej wyłączenie. W rezultacie plik PST pozostaje łatwy do zarządzania pod względem rozmiaru.

Podsumowując, przejrzystość ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w programie Outlook. Skrzynka odbiorcza, kalendarz, książka adresowa i inne funkcje wspierają codzienną pracę tylko wtedy, gdy są prezentowane efektywnie i zrozumiale. Aby to osiągnąć, możesz ręcznie dostosować szerokość kolumn w widokach tabelarycznych, na przykład w kalendarzu spotkań, za pomocą myszy.

Spersonalizuj skrzynkę pocztową oraz pocztę przychodzącą i wychodzącą - jakie ustawienia mają sens

Oprócz dostosowania widoku jednym z najważniejszych kroków jest personalizacja skrzynki odbiorczej w Outlooku i dostosowanie projektu. W Outlooku masz opcję w skrzynce odbiorczej, aby określić, jak często e-maile mają być pobierane. Zamiast wywoływać wiadomości co 15 minut, warto wydłużyć czas, aby móc pracować dłużej bez zakłóceń.

Zasadniczo można stwierdzić, że ważne jest, aby używać Outlooka jako narzędzia pracy i nie pozwalać, aby Outlook przeszkadzał w pracy. Każdy, kto pracuje skoncentrowany na zadaniu, powinien eliminować wszelkiego rodzaju zakłócenia lub maksymalnie je minimalizować, aby promować wydajną pracę. Czynniki zakłócające mogą obejmować przychodzące wiadomości e-mail lub powiadomienia na pulpicie podczas odbierania wiadomości e-mail. Personalizacja przedziałów czasowych, dźwięków i powiadomień w skrzynce odbiorczej jest niezbędna dla każdego użytkownika Outlooka.

Użytkownicy Outlooka, którzy chcą zmienić limit czasu serwera na kontach POP3, muszą dokonać tego typu personalizacji w rejestrze, ponieważ system zapewnia limit czasu serwera do 10 minut.

Dostosuj i zautomatyzuj potwierdzenia odczytu – oszczędza to czas

Jeśli wiadomości przychodzące zawierają potwierdzenia przeczytania, zwiększa to świadomość. Jeśli zbyt często otrzymujesz potwierdzenia przeczytania w tym samym czasie, na przykład w przypadku poczty szeregowej, możesz wyłączyć wyświetlanie w Outlooku lub alternatywnie wysyłać potwierdzenia przeczytania automatycznie. Obie opcje mogą być przydatne, aby rzadziej przeszkadzać w przepływie pracy w ciągu dnia. W starszych wersjach Outlooka 2000, 2003 i 2007 potwierdzenie odczytu należy wyłączyć w inny sposób, w opcjach historii.

Spersonalizuj wizytówki i automatycznie zapisuj załączniki - dlaczego jest to ważne

Użytkownicy programu Outlook doceniają możliwość dołączania do wiadomości e-mail wizytówek z określonymi informacjami o nadawcy. Indywidualnie spersonalizowane wizytówki z prawidłowymi danymi kontaktowymi są ważne, aby odbiorcy mogli komunikować się z Tobą profesjonalnie i bez zakłóceń. Interesujące jest również użycie opcji „Follow-up”, aby spersonalizować temat wiadomości na czerwono. Ważne wiadomości są szybciej czytane przez odbiorcę, ponieważ są wyświetlane w określonym kolorze.

Jeśli otrzymujesz dużą liczbę wiadomości z załącznikami, na przykład dokumenty faktur lub rysunki, codziennie lub co tydzień, możesz skorzystać z bezpłatnego narzędzia Autozapis do wersji Outlook 2007. W obecnej wersji programu Outlook 365, Outlook Attachement Extractor jest alternatywnym narzędziem zewnętrznym, za pomocą którego załączniki są automatycznie buforowane na podstawie reguł.

Usuń lub zminimalizuj ulubione foldery i dostosuj pasek szybkiego dostępu

Microsoft Outlook wyświetla folder ulubionych na pasku nawigacyjnym nad folderem poczty e-mail. Jeśli ten folder nie jest używany, można go usunąć lub zminimalizować z wersji programu Outlook 2007. W programie Outlook 2007 i we wszystkich kolejnych wersjach istnieją dwa wypróbowane i przetestowane sposoby minimalizowania folderu. W ten sposób oszczędzasz miejsce i zapewniasz przejrzystość struktury folderów.

Pasek szybkiego dostępu w Outlooku i innych aplikacjach Microsoft Office jest ceniony przez użytkowników, ponieważ wspiera efektywną pracę. Za pomocą kilku kliknięć można spersonalizować ten pasek szybkiego dostępu. W tym celu kliknij symbol na pasku szybkiego dostępu: „Linia / strzałka w dół”.

W rezultacie otwiera się okno wyboru, w którym można zintegrować dalsze funkcje z paskiem szybkiego dostępu. Umieść haczyk przed jednym z poleceń, aby dodać odpowiedni przycisk do paska. I odwrotnie, usuń zaznaczenie przed poleceniami, dla których pasek nie powinien zawierać żadnych przycisków.

QuickSteps - jak najlepiej wykorzystaj wydajne pomocniki w Outlooku

QuickSteps dostarczane jako Smarttools od wersji Outlook 2010 muszą zostać dostosowane przed pierwszym użyciem, aby można było z nich efektywnie korzystać. QuickSteps można znaleźć w zakładce „Start”.

Oprócz gotowych szybkich kroków, takich jak „E-mail zespołu” lub „Gotowe”, można dodać inne indywidualne szybkie kroki, które spersonalizują i uproszczą pracę z programem Outlook.

Dostosowanie formatów druku do własnych specyfikacji oszczędza czas i pieniądze

Outlook oferuje szeroką gamę opcji i funkcji umożliwiających dostosowywanie formatu wydruku dokumentu. Zwłaszcza, gdy na jednym komputerze pracuje kilku pracowników, może to prowadzić do problemów i błędów w druku. W celu zminimalizowania błędnych wydruków warto przed ponownym wydrukiem zresetować format wydruku do wartości domyślnych. Można to zrobić za pomocą kilku kliknięć w ustawieniach Outlooka.

Spersonalizuj pasek zadań do wykonania i obszar nawigacji, aby skupić się na tym, co ważne

Pasek zadań do wykonania w programie Microsoft Outlook zwykle pokazuje nawigator dat, a także bieżące spotkania i zadania.

W tym przypadku personalizacja oznacza ustalanie priorytetów ważnych rzeczy, tak aby ważne spotkania i zadania nigdy nie zostały zapomniane.

Jeśli nie masz dużo miejsca na ekranie lub chcesz przenieść swoje wiadomości e-mail na pierwszy plan, możesz zminimalizować pasek nawigacyjny w programie Outlook. W tym przypadku przyciski używane do wybierania różnych modułów programu Outlook mają postać ikon.Gwarantuje to więcej miejsca do czytania e-maili. Ustawienia można odwrócić do woli.

Dotyczy to również popularnych i praktycznych powiadomień na pulpicie. Są one ustawione na maksymalny czas trwania 30 sekund. Jeśli chcesz zwiększyć wyświetlanie poza ten maksymalny zakres, musisz interweniować w rejestrze dla tego typu personalizacji.

Wyświetlaj tabele pojedynczo w Outlooku - w ten sposób zachowasz przejrzystość

Microsoft Outlook to:

• W skrzynce odbiorczej
• W kalendarzu
• W książce adresowej i
• Dla innych funkcji

zbudowane jak stół. Stoły gwarantują przejrzystą prezentację. Widoki tabelaryczne, na przykład w skrzynce odbiorczej, można dostosować ręcznie za pomocą myszy, uwzględniając szerokość kolumn.

Spersonalizuj zintegrowane programy nawigacyjne

Microsoft Outlook oferuje opcję otwierania mapy ulic w Bing Maps firmy Microsoft dla kontaktu za pomocą przycisku „Przypisz”. Spowoduje to wyświetlenie adresu kontaktu. Widok mapy ulic można wybrać po wprowadzeniu adresu pocztowego kontaktu w Outlooku.

Twórz lub modyfikuj formularze - w ten sposób odpowiednio personalizujesz

Praca z formularzami w narzędziach programistycznych Microsoft Outlook nie jest codziennością.

Na przykład, jeśli chcesz utworzyć formularz dla zadania, program Outlook daje możliwość personalizacji formularza w narzędziach programistycznych. Po dodaniu pól do formularza program Outlook automatycznie umieszcza razem pole wejściowe i etykietę. Gdy tylko klikniesz jeden z dwóch elementów w późniejszym czasie, zostanie wybrany tylko ten element. Aby przesunąć oba elementy jednocześnie, warto połączyć oba elementy ze sobą. Odbywa się to za pomocą „Grupy”.

Podsumowanie i wnioski: personalizując Outlooka, oszczędzasz czas i pracujesz wydajniej

Tak jak każdy ma własny gust przy wyborze wyposażenia domu, tak i Microsoft Outlook powinien być specjalnie zaprojektowany i spersonalizowany przez każdego użytkownika. Funkcje aplikacji należy dostosować do danego użytkownika i jego potrzeb. Spersonalizowane paski menu, indywidualnie dostosowana skrzynka odbiorcza i inne ustawienia oprogramowania są ważne, aby móc pracować tak efektywnie i wydajnie, jak to tylko możliwe.