Grupy kontaktów w Outlooku - efektywna komunikacja w grupie

Jak tworzyć listy dystrybucyjne

Każdego dnia, w środowisku zawodowym lub prywatnym, istnieje potrzeba wysyłania e-maili do różnych typów osób lub grup osób. W wielu przypadkach treść pojedynczej wiadomości musi dotrzeć do różnych odbiorców. Niedoświadczeni użytkownicy Outlooka mogą pracować z „kopiuj i wklej” dla takiego zadania i wysyłać w ten sposób treść wiadomości do różnych kontaktów.

Wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców metodą „kopiuj i wklej” jest co najwyżej drugim najlepszym rozwiązaniem. Oprócz tego, że kopiowanie i wklejanie tekstów jest podatne na błędy, należy również wziąć pod uwagę czynnik czasu. Lepszą alternatywą jest utworzenie grupy kontaktów lub list dystrybucyjnych w Outlooku. Terminy lista dystrybucyjna i grupa kontaktów mają równoważne znaczenie. Do wersji Outlook 2007 używano terminu „lista dystrybucyjna”. Od Microsoft Outlook 2010 lista dystrybucyjna została zastąpiona terminem „grupa kontaktów”, który jest również używany w obecnej wersji Office Outlook 365. Korzystając z listy dystrybucyjnej w programie Microsoft Outlook, możesz jednym kliknięciem dodać grupę odbiorców do wiadomości. Tworzenie grupy kontaktów i list dystrybucyjnych w Outlooku nie jest trudne i pozwala zaoszczędzić sporo czasu w profesjonalnej komunikacji e-mailowej.

Tworzenie grupy kontaktów programu Outlook – praktyczne wskazówki dotyczące przeróbek

Aby utworzyć nową grupę kontaktów w programie Microsoft Outlook, najpierw przejdź do zakładki „Start” Następnie można utworzyć nową listę dystrybucyjną za pomocą przycisku „Nowe elementy”. W obecnej wersji Outlooka pozycja menu „Grupa kontaktów” jest umieszczona głębiej w pasku menu niż w starszych wersjach Outlooka. Przycisk znajdziesz pod: „Elementy dodatkowe> Grupa kontaktów”.

Po kliknięciu przycisku „Grupa kontaktów” otworzy się okno wyboru, w którym można dokonać indywidualnych ustawień dla nowej listy dystrybucyjnej. Za pomocą klawiatury wybierz skrót klawiaturowy Ctrl + Shift + L.

Masz następujące opcje i opcje:

przycisk

Wyrażenie

Zapisz zamknij

Pozycja menu „Zapisz i zamknij” jest niezbędna na końcu tworzenia nowej grupy kontaktów. Możesz użyć przycisku, aby zapisać wszystkie informacje o nowych członkach i odbiorcach. Dzięki temu grupa kontaktów jest dostępna przez cały czas podczas wysyłania konwencjonalnych wiadomości e-mail. Ważny: Zanim będzie można wysłać wiadomość do listy dystrybucyjnej w programie Outlook, należy zapisać grupę kontaktów. Odbywa się to poprzez przypisanie unikalnej nazwy i potwierdzenie tego poprzez kliknięcie przycisku „Zapisz i zamknij”.

Usuń grupę	Usuwa listę dystrybucyjną.
Grupa do przodu	Listę dystrybucyjną utworzoną w programie Microsoft Outlook można przekazać innym osobom. Istnieje możliwość wysłania listy dystrybucyjnej w formacie internetowym jako vCard w plikach lub alternatywnie jako kontakt Outlook.

Członkowie i notatki

Widok okna można wybrać w zakładce „Wyświetlanie”. Za pomocą przycisku "Członkowie" możesz zobaczyć informacje o wszystkich członkach grupy. Komentarze można wprowadzać do listy dystrybucyjnej w sekcji Notatki.

Dodaj członków

Przycisk „Dodaj członków” można rozumieć jako serce grupy kontaktów w Microsoft Outlook. Możesz grupować członków z: kontakty z Outlooka, Książka adresowa zintegrowana z oprogramowaniem lub Nowy kontakt e-mail dodaj do listy dystrybucyjnej.

Usuń członka	Aby usunąć członka grupy z listy dystrybucyjnej, wybierz wpis i kliknij przycisk „Usuń członka". Wpis zostanie usunięty.
Aktualizuj teraz	Kliknij przycisk „Aktualizuj teraz”, aby zaktualizować widok w oknie. Wszystkie wpisy są aktualizowane.
Patka "Porozumieć się"	W zakładce „Komunikuj się” masz możliwość wybrania kontaktu z listy dystrybucyjnej i napisania indywidualnego e-maila do tej osoby. Możliwe jest również utworzenie wezwania na spotkanie dla konkretnego kontaktu.
Patka "Kategorie"	Podobnie jak w kalendarzu Outlooka, masz również możliwość przypisania elementu do kategorii list dystrybucyjnych. Ponadto możesz ustawić przypomnienie o grupie kontaktów w późniejszym czasie. Możesz również oznaczyć listę dystrybucyjną jako „prywatną”.

Podsumowując, masz różne opcje i opcje ustawień, aby indywidualnie skonfigurować grupę kontaktów i dostosować ją do własnych potrzeb. Jeśli chcesz później dostosować utworzoną grupę kontaktów i np. dodać nowych członków z książki adresowej, możesz to zrobić w dowolnym momencie za pomocą przycisku „Start > Książka adresowa”.

Po wybraniu właściwej książki adresowej, rozdzielnik można rozpoznać po ikonie przedstawiającej dwie stylizowane głowice. Możesz zmienić specyfikacje listy dystrybucyjnej, klikając przycisk "Właściwości". Wszystkie adaptacje należy potwierdzić przyciskiem „OK”. Alternatywnie możesz znaleźć wszystkie osobiste listy dystrybucyjne na pasku menu w zakładce „Kontakty” w programie Microsoft Outlook.

Wyślij wiadomość e-mail do grupy kontaktów w czterech krokach

Po utworzeniu nowej grupy kontaktów możesz użyć utworzonej grupy dystrybucyjnej do pisania do kilku adresatów w jednym kroku za pomocą programu Outlook. W 4 prostych krokach możesz wysłać nową pocztę do grupy dystrybucyjnej:

1. Otwórz nową wiadomość e-mail, klikając „Start> Nowy e-mail”.

   

2. Otworzy się znane okno wprowadzania wiadomości e-mail, za pomocą którego możesz zaprojektować i wysłać nową wiadomość e-mail.

   

3. Zamiast ręcznie wpisywać adres e-mail odbiorcy, kliknij przycisk „Do” i wyszukaj odpowiednią grupę kontaktów w książce adresowej. Jeżeli raz wysłałeś nową wiadomość do rozdzielnika, wystarczy wpisać pierwsze litery nazwy rozdzielnika w polu wprowadzania przycisku „Do”. Po kilku naciśnięciach klawiszy grupa kontaktów jest wyświetlana jako sugestia i można ją wybrać.

   Podobnie jak w przypadku konwencjonalnych wiadomości e-mail, wysyłając wiadomość do grupy kontaktów, możesz również zdecydować, czy:

   • W polu „Do” jest wysyłany w postaci zwykłego tekstu do wszystkich odbiorców grupy kontaktów. W takim przypadku adresy e-mail wszystkich członków grupy dystrybucyjnej są widoczne dla wszystkich.
   • Kopię należy wysłać do wszystkich odbiorców z grupy kontaktów w polu „DW”.
   • Powinny być przesyłane niewidocznie w polu „UDW”. Jeśli wiadomość zostanie wysłana do listy dystrybucyjnej za pomocą „UDW”, żaden adres e-mail nie zostanie przekazany.
   

4. Wyślij wiadomość, klikając przycisk „OK”. Zostanie on wysłany do wszystkich członków grupy zgodnie z Państwa specyfikacją.

Wysyłanie wiadomości za pośrednictwem listy dystrybucyjnej w Outlooku jest podobne do wypróbowanego i przetestowanego wysyłania wiadomości e-mail do różnych odbiorców. Łącząc odbiorców w grupę dystrybucyjną, wiadomość może w jednym kroku dotrzeć do wielu adresatów. Ta procedura jest szczególnie skuteczna, gdy wiadomości muszą być wysyłane do tej samej grupy osób w ciągłych odstępach czasu. Na przykład wszyscy pracownicy w dziale lub wszyscy pracownicy terenowi w jednostce biznesowej mogą być zgrupowani w grupie kontaktów. Wiadomości o tej samej treści można następnie wysyłać do listy dystrybucyjnej.

Podsumowanie i wnioski: praca z listami dystrybucyjnymi w Outlooku jest efektywna i prosta

Tworzenie grup kontaktów w programie Microsoft Outlook ma sens, jeśli ustalona grupa osób stale otrzymuje wiadomości e-mail o tej samej treści. W środowisku zawodowym celowe jest utworzenie listy dystrybucyjnej dla każdego działu lub grupy dystrybucyjnej dla wszystkich pracowników w firmie. To samo dotyczy klubów lub sektora prywatnego. Lista dystrybucyjna jest tworzona w Outlooku na karcie "Start" za pomocą przycisku "Nowe elementy".

W starszych wersjach programu Outlook nazwy przycisków i struktura menu różnią się. Do grupy dystrybucyjnej można dodawać zarówno znane i zapisane w książce adresowej, jak i nowe adresy e-mail.

Istniejącą grupę kontaktów można dostosować, przesłać do innych odbiorców lub usunąć za pomocą kilku kliknięć. Użytkownicy Microsoft Outlook, którzy profesjonalizują komunikację z grupami kontaktów lub, w starszych wersjach, z listami dystrybucyjnymi, oszczędzają cenny czas i minimalizują ryzyko błędów podczas kopiowania i wklejania wiadomości e-mail.