Co możesz zrobić z Excelem
Wielu użytkowników nie zdaje sobie sprawy z tego, co można zrobić z Excelem, poza arkuszami kalkulacyjnymi: często wykorzystują tylko ułamek możliwości, jakie faktycznie oferuje program. Często to w zupełności wystarcza, wszak zadania w codziennym życiu zawodowym są bardzo precyzyjnie określone. Ponieważ jednak w Excelu można zrobić więcej niż wykonywać obliczenia, warto zapoznać się z innymi funkcjami programu.
Co to jest Excel i do czego służy ten program?
Excel to przede wszystkim program do arkuszy kalkulacyjnych, w którym można tworzyć tabele i używać komórek Excela i odwołań do komórek. Może jednak zrobić o wiele więcej. Przedsiębiorcy i osoby prywatne używają go do zbierania, organizowania i analizowania informacji. Mogą również wykonywać obliczenia i prognozy na podstawie istniejących danych. Za pomocą Excela możesz także definiować i śledzić cele lub kontrolować finanse i okresy. Dzięki temu Excel nadaje się do organizowania codziennego życia zarówno w kontekście zawodowym, jak i prywatnym.
Jakie są podstawowe opcje w programie Excel?
Arkusz
Ponieważ program Excel został opracowany przez firmę Microsoft dla arkuszy kalkulacyjnych, służy głównie do wprowadzania i przetwarzania wartości tekstowych lub liczbowych. Możesz na przykład w tabeli Excel
- Wprowadź wartości w komórkach
- Przypisuj sobie wartości
- Zrób referencje
- Używaj formuł i funkcji
Oprócz wartości numerycznych można również używać wartości alfanumerycznych, które umożliwiają szeroki zakres zastosowań. Makra można tworzyć, jeśli użytkownicy potrzebują i częściej używają niektórych poleceń do zadań oczekujących. Aby to zrobić, dla polecenia jest ustawiony skrót klawiaturowy, aby można było szybko uzyskać do niego dostęp.
Analiza danych
Dane, które użytkownicy Excela wprowadzają do poszczególnych komórek Excela, można analizować za pomocą funkcji i formuł. Na przykład możesz wyświetlić, jak często pojawia się określona wartość, jak wysokie są wartości w stosunku do pewnych innych wartości i jak zmieniają się w określonych warunkach. Oprócz obliczeń Excel umożliwia również szczegółową analizę wartości tekstowych lub liczbowych.
Wykresy i wykresy
Jeśli w tabeli z licznymi kolumnami i wierszami znajdują się dane i wartości, pomocne jest ich czytelne i atrakcyjne przedstawienie za pomocą wykresów, grafik lub tabel. W ten sposób wyraźny wynik wyłaniający się z analizy jest bezpośrednio widoczny. Microsoft Excel oferuje wiele różnych opcji implementacji graficznej:
- Wykresy kołowe
- Wykresy słupkowe
- Wykresy liniowe
- Wykresy punktowe
- Wykresy warstwowe
- Wykresy kolumnowe
Możesz pracować z różnymi projektami, wyświetlać swoje wartości w 2D i 3D oraz wypróbowywać różne kombinacje kolorów. W ten sposób możesz tworzyć przejrzyste prezentacje, do których nie potrzebujesz nawet PowerPointa - choć oczywiście możesz również wstawiać wykresy z Excela do innych programów Microsoft Office.
Co możesz (nadal) zrobić w programie Excel?
Ułatw prowadzenie księgowości
Wiele niemieckich firm nie korzysta z wyjątkowego programu, który specjalizuje się w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Excel oferuje wszystkie potrzebne im funkcje. Ponadto pracownicy często są już zaznajomieni z programem.
Niezależnie od tego, czy preferowana jest księgowość pojedyncza, czy podwójna, czy też wymagane są specjalne szablony: Excel oferuje ludziom księgowanie faktur przychodowych i rozchodowych za pomocą formuł lub reprezentacji graficznej, na przykład w postaci tabeli Excel. Możliwe jest również stworzenie kalkulacji nadwyżki dochodu.
Zarządzaj zapasami
Tak samo przydatny jak w księgowości, Excel może być również używany do organizowania i ewidencjonowania zapasów. Użytkownicy mogą wymieniać towary i numery w komórkach Excela i używać formatowania warunkowego do podkreślenia specjalnych cech zasobów. Dzięki temu użytkownicy programu Excel w codziennym życiu mogą dokonywać inwentaryzacji i tworzyć listy inwentaryzacyjne w sposób oszczędzający zasoby.
Skonfiguruj kalendarz Excel
Excel może być również przydatny do tworzenia kalendarza lub agendy. Program Excel oferuje szablony kalendarzy o różnych układach, w których można wprowadzać spotkania prywatne lub zawodowe. Układ można dostosować do własnych potrzeb. Na przykład użytkownicy programu Excel mogą wyświetlać dni tygodnia od niedzieli do soboty lub od poniedziałku do niedzieli, drukować kalendarz w formacie pionowym lub poziomym lub tworzyć kalendarz szkolny z 13 miesiącami.
-
Otwórz Excela.
-
Na stronie startowej przejdź do „Więcej szablonów”.
-
Na pasku wyszukiwania możesz wyszukiwać szablony online, wpisując „kalendarz”.
-
Następnie kliknij żądany układ, a kalendarz otworzy się w programie Excel.
Twórz harmonogramy i śledź podcele w Excelu
Excel oferuje również użytkownikom szablony harmonogramów, w których można rejestrować różne fazy planowania projektu lub tworzyć cele i zadania dla osobistych problemów. Ta opcja ułatwia ludziom śledzenie zdefiniowanych przedziałów czasu, wykonanych zadań i postępów.
Często użytkownicy programu Excel mogą na przykład ręcznie tworzyć plan projektu. Za pomocą funkcji można obliczyć początek, czas trwania i koniec faz, procesów lub kamieni milowych.
Ewidencja czasu pracowników
Szczególnie w firmach, które pracują z elastycznym czasem pracy, ważne jest ciągłe i przejrzyste rejestrowanie godzin pracy pracowników. Znajdziesz wiele szablonów Excela online, w których możesz wprowadzić godziny pracy każdego pracownika - zarówno zwykłe godziny pracy, jak i nadgodziny lub godziny, które przepracował w weekend. Godziny są sumowane co miesiąc lub co tydzień w zależności od potrzeb, dzięki czemu zawsze masz dobry przegląd.
Listy rzeczy do zrobienia w programie Excel dla lepszego przeglądu
Jeśli użytkownicy programu Excel chcą śledzić swoje zadania, mogą utworzyć dla nich przejrzystą listę rzeczy do zrobienia. Zadania mogą być tutaj wymienione, oznaczone kolorami i uszeregowane według priorytetów. Możliwe jest nawet wstawienie pola wyboru, aby móc odhaczyć ukończone zadania.
-
Aby móc dodać pole wyboru, potrzebujesz „Programista” na wstążce. W przypadku programu Excel 2010 i nowszych wersji przejdź do „Plik”, a następnie „Opcje”. W otwartym oknie przejdź do „Dostosuj wstążkę” i aktywuj „Narzędzia programistyczne”, klikając pole wyboru. Na koniec potwierdź przyciskiem „OK”.
-
Na karcie Deweloper kliknij Wstaw. Następnie znajdziesz ikonę pola wyboru w sekcji „Kontrolki formularzy”. Po wybraniu tej opcji możesz dodać pole w pustej komórce programu Excel.
Utwórz etykiety adresowe
Często trzeba wysyłać duże ilości listów, zwłaszcza w firmach. Aby wykonać etykiety adresowe, potrzebujesz zarówno Excela, jak i Worda - i oczywiście arkuszy pustych etykiet, na których chcesz drukować. I tak postępujecie:
Otwierasz plik Excel i nazywasz poszczególne kolumny Excela: zwrot grzecznościowy, imię, nazwisko, ulica i numer domu, kod pocztowy, miasto.
Dokładnie wprowadź adresy i zapisz plik.
Otwórz Word i przejdź do "Etykiety" w zakładce "Mailings".
W sekcji „Opcje” wybierz producenta swoich etykiet i typ etykiety (ta informacja jest podana na opakowaniu etykiet).
Teraz kliknij „Wybierz odbiorcę” i wybierz własną listę w „Wybierz istniejącą listę”.
Wybierz dane w sekcji „Wstaw pole korespondencji seryjnej” i skopiuj zawartość do wszystkich pól etykiet.
Dzięki „Podgląd wyników” możesz wyświetlić etykiety.
Jeśli jesteś zadowolony, wybierz „Zakończ i scal” i wydaj polecenie „Drukuj dokument”.
Inne sztuczki z Excelem
Twórz quizy w programie Excel
Niezależnie od tego, czy chodzi o klasę, czy jako zmianę dla przyjaciół i rodziny: możesz łatwo utworzyć test jednokrotnego wyboru w programie Excel. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:
Otwórz skoroszyt - będziesz potrzebować tylko jego pierwszej strony.
Wpisz wszystkie pytania jedno pod drugim w kolumnie A. Ustaw tak szeroką kolumnę, aby można było łatwo czytać pytania w poszczególnych komórkach Excela.
W kolumnach od B do D wpisujesz trzy możliwe odpowiedzi (lub więcej, ale każda odpowiedź ma swoją własną kolumnę).
Jeśli masz trzy opcje, pozostaw kolumnę E pustą dla odpowiedzi uczestników.
W linii G wskazujesz pozycję prawidłowej odpowiedzi, tj. 1, 2 lub 3.
Kliknij prawym przyciskiem myszy kolumnę G i wybierz „Ukryj”, aby nikt nie widział poprawnych odpowiedzi
Teraz wprowadź formuły obliczania odpowiedzi w pustej wcześniej kolumnie Excela F: = JEŻELI (JEST PUSTY (E1); „”; JEŻELI (E1 = G1; „Poprawnie”; „Nieprawidłowo”)). Oznacza to, że nic nie jest wyświetlane w kolumnie, jeśli nie wprowadzono jeszcze odpowiedzi w kolumnie E odpowiedzi. Jeśli odpowiedź pasuje do tej w ukrytej kolumnie G, pojawia się „poprawna”, jeśli odpowiedź nie pasuje, pojawia się „fałsz”.
Przeciągnij formułę w dół, aby zastosować ją do wszystkich wierszy.
Utwórz ankietę Excel
Dość nieznaną funkcją Excela jest tworzenie ankiety w Excelu. Można to edytować i aktywować bezpośrednio online, wykonując poniższe czynności:
Przejdź do OneDrive i zaloguj się, jeśli to konieczne.
Otwórz program Excel, kliknij „Edytuj” na „Ankieta” i wybierz „Utwórz nową ankietę”.
Nadaj swojej ankiecie tytuł i krótko ją opisz.
Teraz możesz wpisać swoje pytania wraz z tytułem i opisem.
Wybierz z podanych opcji odpowiedzi, która najbardziej pasuje. Masz opcje tekst, tekst akapitu, numer, wybór, tak / nie i datę. Jeśli wybierzesz „Wybór”, musisz określić opcje odpowiedzi, z których mogą wybierać uczestnicy. Wprowadź każdą możliwą odpowiedź w nowej linii Excela.
Po sformułowaniu wszystkich pytań i wprowadzeniu ich wraz z możliwymi odpowiedziami możesz wyświetlić podgląd.
Jeśli jesteś zadowolony, zatwierdź ankietę. Excel utworzy dla Ciebie link, który możesz wysłać e-mailem. Alternatywnie możesz wygenerować kod QR, który możesz wysłać na smartfony.
Wniosek: Excel to program o wielu możliwych zastosowaniach
Excel idealnie nadaje się do analizy danych, obliczeń w mylących tabelach i wizualnej reprezentacji liczb za pomocą diagramów. Ale dzięki Excelowi możesz zrobić o wiele więcej. Program umożliwia niektórym nieznanym funkcjom organizowanie i planowanie codziennego życia zawodowego i prywatnego. Na przykład opcje tworzenia planów za pomocą szablonów, ankiet lub quizu są szczególnie przydatne dla użytkowników Excela, którzy znają program i chcą kontynuować z nim pracę.
