Zgodność ze słowami: 4 porady i wskazówki

Robisz to, jeśli wersje pakietu Office są niezgodne

Praktyczne programy komputerowe znacznie uprościły cyfrowy świat pracy i życia prywatnego. Przede wszystkim edytor tekstu Microsoft Word. Regularny dalszy rozwój tego oprogramowania przynosi nie tylko nowe praktyczne funkcje, ale często także problemy z kompatybilnością. Ale czym one są i jak możesz je spotkać?

1. Zgodność wersji programu Word: co to oznacza?

Firma Microsoft udostępnia nowe pakiety Office w regularnych odstępach czasu. Jest to zbiór oprogramowania powszechnie używanego w biurze. Licencje na korzystanie z najnowszej wersji można uzyskać, kupując zaktualizowane wersje. Standardowo taki pakiet zawiera program do edycji tekstu Word, oprogramowanie do prezentacji PowerPoint oraz program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych Excel.

Od oryginalnej wersji Word 2000 firma Microsoft wydała Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 i 2022-2023. Innowacje oznaczają, że obsługa jest za każdym razem łatwiejsza, choć z różnymi szczegółami. Kolejna poważna zmiana dotyczy konwersji formatu pliku z programu Word 2003 do programu Word 2007 na format pliku oparty na XML. XML to skrót od "Extensible Markup Language" - w języku niemieckim oznacza to coś w rodzaju "rozszerzalnego języka odczytywanego maszynowo do produkcji tekstu". Innymi słowy: jest to język, który rozumieją zarówno Word, jak i komputer.

Wspomniane zmiany oznaczają nie tylko zmianę dla użytkownika, ale również wiążą się z problemami ze zgodnością z Wordem. Ale co dokładnie dzieje się po otwarciu nieaktualnego lub nowszego pliku Word i jak można rozwiązać problemy?

2. Co się stanie, gdy otworzę niezgodne wersje programu Word?

Istnieją dwa powody, dla których otwierany plik Word nie jest zgodny z wersją pakietu Office zainstalowaną na komputerze: Używasz starszej wersji programu Word na komputerze lub otrzymany dokument został utworzony w poprzedniej wersji. Wynikające z tego problemy są zawsze porównywalne.

Jeśli używasz starszej wersji, prawdopodobnie będziesz mieć trudności z otwarciem pliku, a niektóre funkcje będą wyświetlane nieprawidłowo lub wcale. Z drugiej strony, jeśli używasz nowszej wersji programu Word niż autor dokumentu programu Word, wprowadzone zmiany - w nowszej wersji programu Word - mogą nie być wyświetlane lub wyświetlane nieprawidłowo.

Jeśli zamierzasz wymieniać dokumenty ze współpracownikami lub znajomymi, zalecamy zapisanie ich w kompatybilnym formacie pliku lub pracę w trybie zgodności. Oznacza to, że dokument Worda jest zapisany w takim formacie, że bez problemu można go otworzyć przez różne wersje programu.

Problem z formatami plików: DOC czy DOCX?

Najbardziej problematyczne są nowsze dokumenty Worda, które należy otwierać za pomocą starszych wersji programu Word 2000, Word XP lub 2003. Ponieważ wszystkie wersje młodsze niż 2003 są zapisywane w zoptymalizowanym formacie pliku. Zamiast pliku z rozszerzeniem .doc, Word 2007, 2010, 2016 i 2022-2023 tworzą pliki z rozszerzeniem .docx.

Za tym kryje się zmiana w sposobie zapisywania pliku tekstowego. Plik .docx zapisuje obrazy i tekst między innymi w postaci danych XML, a następnie kompresuje je, podobnie jak folder ZIP.

Word rozpakowuje zawartość tylko wtedy, gdy otwierasz takie dokumenty. Oznacza to, że wymagane jest mniej miejsca do przechowywania – a wysyłanie na przykład pocztą e-mail jest łatwiejsze. Jeśli jednak masz zainstalowaną na komputerze starszą wersję programu Word, nie będziesz w stanie otworzyć tego nowego formatu, a w konsekwencji nie będziesz mieć dostępu do treści tekstowych i graficznych.

Różne funkcje i formatowanie: co zostało dodane, a co utracone?

Ponadto różne wersje programu Word różnią się funkcjonalnością i stylami. Na przykład od programu Word 2010 pojawiły się rozszerzone formaty numeracji, a od 2016 roku użytkownicy mogą oznaczać komentarze w dokumencie jako zakończone.

Jeśli używasz starszej wersji, nie da się uniknąć niezgodności. Twój program Word błędnie interpretuje niektóre elementy, takie jak czcionki, i może w ogóle ich nie wyświetlać. Poniżej znajduje się przegląd dalszego rozwoju funkcji w programie Word od 1997 roku:

funkcja	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Formuły
Czcionki główne i drugorzędne
Rozszerzone formaty numeracji
Komentarze można oznaczyć jako gotowe
Zobacz zmiany wprowadzane przez współautorów w czasie rzeczywistym

To tylko część funkcji, które były dodawane z generacji pakietu Office na generację. Office2022-2023 ma wiele innych ustawień, które umożliwiają na przykład większą dostępność.

Jednak nie tylko dodano opcje, ale również utracono elementy z poprzednich wersji. Jeśli chcesz nadal uzyskiwać dostęp do starych funkcji i stopniowo przyzwyczajać się do nowych wersji pakietu Office, warto skorzystać ze specjalnych sztuczek, dzięki którym unikniesz denerwujących okien dialogowych konfiguracji.

3. Jak mogę sprawdzić zgodność mojego dokumentu z innymi?

Aby zapewnić zgodność dokumentu z innymi wersjami pakietu Microsoft Office podczas pisania tekstu, zaleca się sprawdzenie zgodności. Przede wszystkim uzyskasz informacje o tym, czy używane funkcje są obsługiwane w starszych wersjach:

Sprawdzasz zgodność, wykonując następujące cztery kroki:

Kliknij zakładkę „Plik” i wybierz przycisk „Informacje”.

Wybierz „Sprawdź problemy”.

Wybierz „Sprawdź zgodność” z menu rozwijanego i, jeśli to konieczne, wyszukaj odpowiednią wersję pakietu Office w sekcji „Wybierz wersję do wyświetlenia”.

Istniejące problemy ze zgodnością są wymienione w oknie „Podsumowanie”.

Jeśli zobaczysz tutaj niezgodności, masz możliwość zastąpienia odpowiednich funkcji tymi, które są również wyświetlane w starszych wersjach. Aby mieć pewność, uruchom test ponownie, aż osiągniesz pożądany wynik.

4. Jakie jest rozwiązanie, jeśli wersje pakietu Office są niezgodne?

Oprócz możliwości korygowania poszczególnych niezgodności istnieją również bardziej eleganckie rozwiązania dla kompatybilnych plików Word. Nawet podczas tworzenia dokumentów możesz zwrócić uwagę na zgodność z poprzednimi wersjami. Czasami jednak konieczne jest pobranie dodatkowego programu.

Pakiet zgodności dla Microsoft Office 2000, XP i 2003

Dla użytkowników Microsoft Office 2000, XP lub 2003 wymagany jest tzw. „Pakiet zgodności”. Jak już wspomniano, od wersji Word 2007 istnieją różne formaty plików. Aby otworzyć pliki .docx ze starszymi wersjami pakietu Office, wymagany jest dodatkowy pakiet.

Istnieją podobne konwertery, które umożliwiają otwieranie starych plików programu Works w programie Word. Pod względem funkcjonalności takie aplikacje do konwersji są bardzo podobne. Importujesz plik tekstowy i otrzymujesz dane wyjściowe w formacie docelowym. Chociaż otwieranie plików tekstowych .docx za pomocą „Pakietu zgodności” działa niezawodnie, grafika i tekst plików .docx są czasami wyświetlane nieprawidłowo. Dzieje się tak również, gdy zapisujesz i edytujesz plik tekstowy .doc w programie Word 2007 lub nowszym.

Docelowe przechowywanie w odpowiednim formacie: tak to działa

Dzięki „Pakietowi zgodności” masz konwerter, który umożliwia dostęp do dokumentów .docx. I odwrotnie, jeśli używasz nowszej wersji programu Word, możesz mieć problemy z dostępem do plików .doc. Plik .doc można zapisać w formacie .docx za pomocą kilku kliknięć:

Kliknij kartę Plik.

Wybierz „Zapisz jako”.

Wybierz .docx zamiast pliku .doc z menu rozwijanego.

Kliknij przycisk „Zapisz”.

Twórz dokumenty Word dla starszych wersji

Jeśli natomiast nie jesteś współautorem, ale tworzysz dokument Word, a następnie udostępniasz go użytkownikom wersji oprogramowania starszych niż 2007, masz możliwość ustalenia zgodności przed wysłaniem. Możesz to zrobić, wybierając „Word 97-2003” podczas zapisywania. Postępuj w następujący sposób krok po kroku:

1. Przejdź do "Plik" w zasobniku systemowym.

2. Kliknij Zapisz jako".

   

3. Wybierz „Word 97-2003” zamiast .docx.

   

4. Potwierdź swój wpis, klikając „Zapisz”.

Masz nie tylko wybór spośród dwóch opisanych formatów plików, ale możesz również wybierać spośród:

• Dokument programu Word (.docx)
• Dokument XML programu Word (.xml)
• Dokument XPS (.xps)
• Dokument programu Word 97-2003 (.doc)
• Rozszerzenie pliku w Microsoft Word (.docm)

Pozwala to ręcznie określić, w jakim formacie pliku zapisujesz i udostępniasz dokument tekstowy w programie Word.

Tryb zgodności: Word przejmuje dostosowanie funkcji za Ciebie

Jednak Word ma również tryb zgodności. Ten tryb automatycznie zapewnia zgodność podczas otwierania dokumentów utworzonych we wcześniejszych wersjach programu Word. Ponieważ w trybie zgodności żadna z rozszerzonych i zoptymalizowanych funkcji nie jest dostępna podczas edycji w nowej wersji Office.

Osoby, które pracują razem nad dokumentem, ale używają różnych wersji pakietu Office, mają zatem dostęp tylko do funkcji, które są dostępne nawet w najstarszej wersji. Format pozostaje również niezmieniony podczas edytowania dokumentu Word z inną generacją pakietu Office.

Tryb zgodności jest zwykle wyświetlany na pasku tytułu po prawej stronie tytułu dokumentu. Po aktywacji nie musisz się martwić, czy Twój plik Word po edycji będzie nadal zgodny z wersjami współautorów. Word będzie koordynował dla Ciebie różne wersje Worda.

Wniosek: radzenie sobie z problemami ze zgodnością z odpowiednią wiedzą podstawową

W programie Microsoft Word przydatna jest nie tylko wiedza, jak spersonalizować program Word, chronić własne dokumenty lub aktywować dodatki do programu Word. Kompatybilność wersji Worda może być również przeszkodą, którą można pokonać dzięki odpowiedniej znajomości praktycznych kroków.

Ułatwia to wymianę danych ze współpracownikami, a także znajomymi, którzy korzystają z różnych wersji pakietu Office. Oprócz trybu zgodności możesz również użyć opcji ustawień ręcznych w programie Word, aby niezależnie zarządzać używanymi funkcjami i formatami plików.

Pytania i odpowiedzi

Co to jest problem ze zgodnością w programie Word?

Kiedy ludzie - czy to w pracy, czy prywatnie - pracują razem nad dokumentem tekstowym, ale nie używają tej samej wersji Microsoft Word, pojawiają się problemy z otwieraniem plików i odpowiednim wyświetlaniem plików. Wersje programu Word to:

• Słowo 2000
• Słowo XP
• Słowo 2003, 2007, 2013, 2016 i 2022-2023

Jaka jest różnica między plikami .doc i .docx w programie Word?

Od wersji Word 2007 pliki tekstowe nie są już zapisywane ze skrótem .doc, ale z rozszerzeniem .docx. Za tym kryje się bardziej skompresowany, a tym samym zajmujący mniej miejsca sposób przechowywania informacji. Termin techniczny to format pliku.

Jak obejść problemy ze zgodnością?

Jeśli pliki Word są niezgodne, można to rozwiązać ręcznie, korzystając z różnych opcji zapisywania formatów. Możesz też pozostawić obsługę problemów z wyświetlaniem i dostęp do plików automatycznemu trybowi zgodności programu Word.

Jak działa tryb zgodności?

Tryb zgodności programu Word dezaktywuje wszystkie funkcje, które nie były dostępne w starszych wersjach. Oznacza to, że użytkownicy mają dostęp do pliku Word, w tym wszystkich wersji, niezależnie od używanej generacji pakietu Office. Szablony stylów są również zachowywane i wyświetlane poprawnie.