Oprogramowanie w codziennym życiu biurowym: Microsoft Office i alternatywy

Tutaj możesz przeczytać wszystko, co musisz wiedzieć o różnych programach pakietu Office

Życie zawodowe uległo wyraźnej zmianie w wyniku cyfryzacji. Wiele lat temu ludzie coraz częściej używali telefonu do rozmów o sprawach biznesowych, ale dziś polegają na e-mailu lub komunikacji z serwisami komunikacyjnymi, takimi jak WhatsApp czy Facebook. Szczególnie wraz z wybuchem kryzysu koronowego świat pracy uległ zdecydowanej reformie. Spotkania osobiste i podróże służbowe ustępują miejsca cyfrowej komunikacji z systemami wideokonferencji, takimi jak Zoom czy Skype. Ten rozwój ma również wpływ na sektor prywatny.

Wraz z postępującą cyfryzacją oprogramowanie sieciowe do komunikacji biurowej zyskuje na znaczeniu i popularności. Z tego powodu bardziej decydującą rolę w biurze odgrywają programy, które można wykorzystać w codziennym życiu prywatnym lub biznesowym. Microsoft Office jako najbardziej znany przedstawiciel programów dla biura, a także darmowe oprogramowanie takie jak LibreOffice, Open Office czy Ashampoo Office są używane na co dzień przez miliony ludzi w Niemczech i miliardy ludzi na całym świecie.

Dlatego oprogramowanie jest ważne w profesjonalnej komunikacji biurowej

Jeśli przyjrzysz się wyzwaniom, przed którymi stoją firmy lub osoby prywatne w związku z globalizacją, możesz zrozumieć, dlaczego nowoczesne oprogramowanie do komunikacji biurowej jest niezbędne. Swoimi produktami firmy konkurują z wieloma innymi krajowymi i międzynarodowymi firmami. Ze względu na różne warunki ramowe w niektórych krajach produkty można wytwarzać i sprzedawać taniej. W tym kontekście tym ważniejsze jest stworzenie profesjonalnego marketingu dla własnego portfela produktów, który zapewnia wartość dodaną i korzyści. Jednocześnie ważna jest możliwość szybkiego i skutecznego reagowania na zapytania klientów.

Przykład:

Firma średniej wielkości sprzedaje lodówkę jako innowację techniczną na rynku światowym. Zainteresowani i obecni klienci otrzymują wstępne informacje w prezentacjach regionalnych i krajowych. Podobnie ma się sytuacja z prezentacjami online, które są przesyłane strumieniowo w Internecie. Do tych i innych działań marketingowych firma wykorzystuje nowoczesne oprogramowanie do prezentacji, takie jak Microsoft PowerPoint.

Zainteresowani klienci proszą o ofertę na nowy typ lodówki. Kalkulacja ceny globalnej, która obejmuje wszystkie koszty materiałów i produkcji, została przygotowana w obszernych obliczeniach w programie Microsoft Excel. Niezliczone stoły zostały połączone, aby stworzyć uczciwą i adekwatną ofertę dla każdego klienta. Oprócz kalkulacji kosztów, Microsoft Excel jest również wykorzystywany w firmie do kalkulacji wewnętrznych kosztów personelu oraz rejestrowania wielu innych procesów.

Po ustaleniu ceny oferty w Microsoft Excel, firma wykorzystuje Microsoft Word do stworzenia bogatego w treść i motywującego listu motywacyjnego. Ma on przejrzystą strukturę i przekazuje zalety oraz wartość dodaną produktu i oferty. Microsoft Word i Microsoft Excel zostały w tym celu połączone z programem CRM. To automatycznie wstawia dane kontaktowe potencjalnego klienta do listu i zapisuje ofertę na wewnętrznym serwerze. W ostatnim kroku asortyment wysyłany jest indywidualnie pocztą elektroniczną za pomocą programu Microsoft Outlook.

Przykład wyraźnie pokazuje, jak ważne w biurze jest nowoczesne oprogramowanie. Zadania nowoczesnej komunikacji biurowej czy kalkulacji ofert byłyby trudniejsze i bardziej podatne na błędy bez sieciowych aplikacji oprogramowania. Oprócz programów Microsoft Office, które są wykorzystywane jako liderzy rynku przez wiele firm, wymagania z powyższego przykładu mogą być również realizowane za pomocą bezpłatnego oprogramowania, takiego jak Libre Office.

Istotne jest, aby poszczególne funkcje programów w biurze były ze sobą w znaczący sposób połączone w sieć. Tworzenie wysokiej jakości prezentacji, profesjonalna obróbka tekstu, poprawne arkusze kalkulacyjne i inne aplikacje są możliwe dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu biurowemu. W wielu przypadkach wyniki można wyświetlić już po kilku kliknięciach.

Jednocześnie oprogramowanie takie jak Microsoft Office jest mało przydatne, jeśli nie może być obsługiwane profesjonalnie. Z tego powodu ważne jest, aby pracownicy w biurze lub użytkownicy prywatni znali i korzystali z możliwości aplikacji. W tym przypadku nowoczesne oprogramowanie biurowe, takie jak Microsoft Office czy Libre Office, spełnia swoje zadanie i pomaga użytkownikom skutecznie i indywidualnie komunikować się.

Microsoft Office - flagowiec w oprogramowaniu biurowym

Microsoft Office jest dostępny jako oprogramowanie biurowe od 1989 roku. Początkowo przeznaczone wyłącznie dla komputerów Macintosh, szybko wydano dodatkowe wersje pakietu Microsoft Office dla systemu Windows. W pierwszej wersji najbardziej znane dziś aplikacje to:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint również
• Poczta Microsoft

zawierać.

Z biegiem czasu Microsoft Office był stale rozwijany. W sklepach można obecnie nabyć różne edycje dla różnych obszarów odpowiedzialności. Obecna detaliczna wersja pakietu Microsoft Office nosi nazwę Biuro Dom i Biznes2021-2022 i kosztuje jednorazową opłatę 299 euro. Można go uzyskać dla najpopularniejszych systemów operacyjnych, takich jak Windows, MacOS, iOS czy Linux. Cena obejmuje w pełni zainstalowane wersje programów Outlook, Word, Excel i PowerPoint dla systemu Windows lub Mac na komputer PC. Studenci z kartą maturalną otrzymują Microsoft Dom i uczeń2021-2022 za jednorazową opłatą 149 euro. Wersja studencka zawiera tylko Microsoft Word, Excel i PowerPoint, Outlook nie jest dostępny.

Użytkownicy starszych wersji MS Office mogą nadal z nich korzystać i otwierać pliki w nowych formatach docx, xlsx lub pptx. W takim przypadku warto zainstalować i korzystać z pakietu zgodności, który Microsoft udostępnia bezpłatnie.

Wskazówka:

Microsoft Outlook jest dostępny bezpłatnie w wersji mobilnej na tablety i smartfony i można go bezpłatnie pobrać z odpowiedniego sklepu z aplikacjami na urządzenia Apple lub Android. Ponadto starsze wersje pakietu Office, na przykład Office 2007 lub 2010, mogą nadal działać w systemie Windows 10.

Oprócz opcji zakupu pakietu Microsoft Office, producent Microsoft od 2011 roku oferuje subskrypcyjne licencjonowanie pakietu Office pod nazwą handlową Biuro 365 w. W zależności od pożądanego zakresu dostawy ceny dla klientów indywidualnych wynoszą 10 euro miesięcznie (subskrypcja roczna 99 euro) za Rodzina Microsoft Office. Dla firm Microsoft oferuje różne wersje subskrypcji, które kosztują od 10,50 euro miesięcznie do 16,90 euro miesięcznie. Firmy korzystają z następujących dodatkowych aplikacji:

• Microsoft Publisher (oprogramowanie biurowe i projektowe).
• Microsoft Access (baza danych).
• Microsoft Exchange (serwer poczty e-mail).
• Microsoft OneDrive Business (chmura).
• Microsoft SharePoint (aplikacja internetowa do współpracy).
• Microsoft Teams (platforma łącząca czat, spotkania, notatki i załączniki).

Dokładne plany cenowe oraz informacje o programach i usługach w chmurze zawartych w pakiecie Microsoft Office można znaleźć na stronie www.microsoft.com. Ponadto firma Microsoft oferuje bezpłatne instrukcje dotyczące swoich produktów na specjalnej stronie internetowej.

Programy Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel i Microsoft Word są szczególnie popularne jako oprogramowanie biurowe i odgrywają ważną rolę w nowoczesnym pakiecie Office. Każdy użytkownik powinien wiedzieć, jakie podstawowe funkcje i opcje są zawarte w aplikacjach.

Informacje:

Ochrona przed wirusami i trojanami jest niezbędna dla każdego użytkownika pakietu Microsoft Office. Zasadniczo Microsoft dostarcza programy Office Word lub Excel z dezaktywowanymi makrami. Jest to ważne, aby trojany lub inne złośliwe oprogramowanie nie dostały się na Twój komputer za pomocą makra.

Microsoft PowerPoint: profesjonalne oprogramowanie do prezentacji dla użytkowników prywatnych i biznesowych

Szacuje się, że 500 milionów ludzi na całym świecie używa programu Microsoft PowerPoint jako oprogramowania do prezentacji. Spotkanie biznesowe bez slajdów i prezentacji PowerPoint stało się rzadkością. Firmy, freelancerzy i prywatni użytkownicy polegają głównie na tym, że publiczność może być podekscytowana i aktywowana poprzez kompetentną wizualizację faktów.

PowerPoint został pierwotnie opracowany w 1987 roku przez Amerykanina Roberta Gaskinsa i sprzedany firmie Microsoft pod nazwą „Presenter”. W obecnej wersji PowerPoint ma wiele przydatnych funkcji do przygotowywania i przeprowadzania prezentacji w żywy i wysoce kompetentny sposób.

Funkcje programu PowerPoint - oto opcje tworzenia żywych prezentacji

Po kliknięciu pustej prezentacji w PowerPoint otwiera się standardowy widok PowerPoint.

Po prawej stronie w standardowym widoku możesz zobaczyć wszystkie slajdy swojej prezentacji utworzone do tej pory w małym formacie. W środku znajduje się obszar budowy lub prezentacji. W tym obszarze oprogramowania masz możliwość zaprojektowania każdego slajdu indywidualnie. Na przykład możesz wstawić tekst, grafikę, filmy i dźwięki lub inne urządzenia stylistyczne specjalnie i w odpowiednich miejscach. W najnowszej wersji programu PowerPoint pomysły projektowe znajdują się również po prawej stronie w widoku standardowym. Jeśli zaczniesz od koncepcji slajdu, automatycznie otrzymasz propozycje projektowe z programu, które możesz przyjąć jednym kliknięciem.

Najważniejsze informacje w każdej prezentacji - jak profesjonalnie korzystać z programu PowerPoint

Nie ma nic bardziej nudnego niż prezentacja ze zbyt dużą ilością tekstu. Slajdy tekstowe bez wizualnych urządzeń stylistycznych wiążą publiczność z monitorem lub ekranem. Zamiast słuchać mówcy, tekst jest czytany i interpretowany. W takim przypadku główne punkty mówcy zostają utracone. Słuchacze wędrują i wchodzą w mentalną nieobecność. Zamiast być uczestnikiem wykładu, daj się zasypać informacjami.

Aby tak się nie stało, a prezentacja PowerPoint przez cały czas wzbudzała zainteresowanie publiczności i kompetentnie przedstawiała temat i fakty, w PowerPoint znajdziesz niezliczone możliwości profesjonalizacji swoich slajdów. Podanie wszystkich przykładów, porady i wskazówki dotyczące profesjonalnego korzystania z programu PowerPoint wykraczałyby poza zakres. Poniższe 3 praktyczne przykłady pokazują, jak użyteczny może być program PowerPoint jako oprogramowanie biurowe. Możesz zobaczyć, jakie korzyści odnoszą użytkownicy na przygotowaniu i w ten sam sposób publiczność podczas prezentacji:

Praktyczny przykład 1: Wstaw przejścia, aby prezentacja była interesująca

Prezentacja PowerPoint może mieć strukturę pokazu slajdów lub ekscytującego filmu. Pokaz slajdów zwykle wygląda nudno, ponieważ poza pokazanymi obrazami nie ma żadnych efektów ani pojedynczych przejść. Prezentacja PowerPoint prezentowana w stylu pokazu slajdów jest dla odbiorców monotonna.

Zasadniczym celem prezentacji jest informowanie, inspirowanie i pobudzanie odbiorców do działania. Aby to osiągnąć, celowe jest specjalne ulepszenie przejść między poszczególnymi foliami. W tym przypadku z jednej strony interesujące są folie o zróżnicowanej konstrukcji. Dodatkowo przejścia między foliami również robią wrażenie.

W programie PowerPoint możliwe jest osadzanie animowanych przejść między slajdami za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Tworzą one napięcie i utrzymują uwagę publiczności na wysokim poziomie. Funkcję „Przejścia” można znaleźć w zakładce „Przejścia” o tej samej nazwie.

Ty stoisz:

• Dynamiczny,
• Spektakularne również
• Subtelne przejścia folii

które w każdym przypadku powinny pasować do tematu i podstawowego projektu prezentacji. Wykład wysoce naukowy z efektownym przejściem, jakim jest animacja”plaster miodu„Dostarczanie przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. Natomiast dynamiczne treści, na przykład przejście „przelatujące”, mogą być wykorzystane w porywającym wykładzie, który ma zainspirować i ożywić publiczność.

Jak w większości przypadków, do przejść w programie PowerPoint obowiązuje następująca zasada: „Mniej znaczy więcej”. Prezentacja nie powinna być zaśmiecona zbyt wieloma różnymi przejściami slajdów. Jest to ważne, ponieważ w przeciwnym razie widzowie stracą zainteresowanie pomimo przejść. Zbędne powtórzenia niszczą i przeciążają prezentację. W przeciwieństwie do tego, jeśli umiejętnie włączysz do prezentacji odpowiednie przejścia, zdobędziesz publiczność i zwiększysz uwagę i zainteresowanie publiczności.

Praktyczny przykład 2: Wykorzystaj pomysły projektowe, aby błyskawicznie stworzyć wysokiej jakości filmy

Użytkownicy programu PowerPoint wiedzą, że tworzenie pouczających, interesujących i wciągających prezentacji może zająć dużo czasu. Oprócz tematu i kluczowych punktów, obrazy, tabele, filmy i inne środki stylistyczne muszą być odpowiednio i celowo dobrane.

Reprezentatywne badanie przeprowadzone przez GfK na zlecenie Made in Office GmbH, w którym przebadano ponad 1000 użytkowników Office w niemieckich firmach, pokazuje, jak skomplikowane może być tworzenie prezentacji. Ankietowani pracownicy pracowali z PowerPointem średnio 20 godzin miesięcznie. Z tych 20 godzin 8 godzin poświęcono wyłącznie na formatowanie slajdów. Badanie wyjaśnia, ile wysiłku potrzeba, aby stworzyć atrakcyjną prezentację.

Użytkownicy najnowszej wersji programu PowerPoint mogą skrócić czas projektowania slajdów. Masz możliwość częściowego pozostawienia programowi formatowania slajdów. Dzięki zintegrowanej funkcji „Pomysły na projekt”, która jest domyślnie wyświetlana po prawej stronie ekranu głównego, pracownicy biurowi lub użytkownicy domowi otrzymują stylowe i atrakcyjne pomysły na projekt slajdów. Jeśli pozycja menu jest ukryta, można ją wyświetlić w zakładce „Start”. Punkt menu „Pomysły na projekt” znajduje się na końcu zakładki.

W wielu przypadkach pomysły projektowe mogą między innymi pomóc w prawidłowym ułożeniu obrazów i tekstów na slajdzie lub zoptymalizować projekt. Oprócz wyświetlanych sugestii możesz użyć przycisku „Pokaż dodatkowe pomysły projektowe”, aby uzyskać dodatkowe sugestie.

Korzystając z funkcji „Pomysły projektowe”, użytkownicy PowerPointa mają możliwość skoncentrowania się bardziej na treści i prezentacji najważniejszych wiadomości, zamiast spędzać zbyt dużo czasu na ulepszaniu projektu.

Porada eksperta dotycząca edycji obrazów:

Aby poufne części plików pakietu Office były nierozpoznawalne, nie wystarczy sformatować ich na czarno na czarnym. Aby uniemożliwić odczytanie nierozpoznawalnych fragmentów, należy je zawsze usuwać z obrazu.

Praktyczny przykład 3: Osadź media, aby zbudować interaktywną prezentację

Postępująca cyfryzacja sprawiła, że oglądanie filmów, muzyki i ruchomych obrazów w każdej chwili stało się normalne. Na wyświetlaczach laptopów lub telewizorów wyświetlane są filmy w jakości HD, Ultra HD i 4K. To samo dotyczy muzyki i dźwięków, które są przesyłane krystalicznie czysto w Dolby Surround. Ponieważ ruchome obrazy, a także muzyka i dźwięki są szeroko rozpowszechnione w naszym społeczeństwie, sensowne jest włączenie ich również do prezentacji PowerPoint. Działa to za pomocą kilku kliknięć na karcie „Wstaw” w pozycji menu „Media”.

Między innymi masz opcję w tym obszarze menu:

• Wstaw wideo z dysku twardego lub dysku w chmurze.
• Zintegruj wideo z platformy internetowej, takiej jak YouTube.
• Osadź w prezentacji pliki audio z komputera.
• Rozpocznij nagrywanie i zintegruj je z prezentacją.
• Wstaw nagranie ekranu.

Skuteczność korzystania z multimediów zależy od wyboru filmów lub muzyki oraz używanego sprzętu. W każdym razie zabawna i rozrywkowa prezentacja, w której teksty i prezentacja frontalna z filmami i seriami zdjęć są na przemian, inspiruje publiczność. Oprócz zainteresowania zwiększa się wydajność retencji, ponieważ treść wizualna jest przechowywana znacznie głębiej w mózgu niż wypowiadane słowa lub teksty. Istnieją zatem obiektywne powody, aby włączyć media do prezentacji oraz zdobyć i zachwycić publiczność muzyką i ruchomymi obrazami.

Podsumowując, Microsoft PowerPoint oferuje każdemu użytkownikowi szeroką gamę opcji i funkcji do projektowania prezentacji, które są profesjonalne i skupione na odbiorcach.Każdy, kto używa PowerPointa jako oprogramowania biurowego i zna możliwości i subtelności programu, tworzy przy jego pomocy wysokiej jakości prezentacje. Mają one potencjał, aby inspirować w sposób zrównoważony i przekazywać treści i wartości w nowoczesny i głęboki sposób. Z tego powodu PowerPoint jest ceniony w biurze i używany na co dzień do tworzenia pokazów slajdów.

Microsoft Excel - twórz arkusze kalkulacyjne jak profesjonalista

Microsoft Excel został opublikowany w 1985 roku w swojej pierwszej wersji dla komputerów Macintosh. Jako następca Microsoft Multiplan, celem było oferowanie oprogramowania do złożonych arkuszy kalkulacyjnych, które jest zorientowane wizualnie. W 1989 roku została zaprezentowana pierwsza wersja programu Excel dla systemu Windows. Z biegiem czasu oprogramowanie było konsekwentnie rozwijane. Obecnie jest używany przez miliony użytkowników na całym świecie w celach biznesowych i prywatnych. W Excelu jest ponad 400 funkcji, za pomocą których można projektować i wyświetlać obliczenia w prawie każdym celu. Istotne jest również, aby wyniki i obliczenia można było przedstawić wizualnie na wykresach lub zindywidualizować za pomocą kształtów, kolorów i czcionek.

Logiczna struktura Excela

Po otwarciu nowego, pustego skoroszytu w Microsoft Excel znajdziesz wszystkie funkcje Excela w trybie obliczeniowym, podzielone na różne zakładki.

Podobnie jak we wszystkich innych programach pakietu Microsoft Office, główne funkcje programu Excel są wymienione w zakładce „Start”. Jednolita struktura wszystkich aplikacji pakietu Office ułatwia niedoświadczonym użytkownikom programu Excel poruszanie się po programie.

Wszystkie podstawowe funkcje, na przykład:

• Dostosowanie czcionek,
• Wyrównanie tekstu lub cyfr
• Specyficzne formatowanie cyfr

są wyraźnie wyszczególnione w zakładce „Start”. Funkcja jest szczególnie ważna w przypadku dużych tabel, w których ocenianych jest dużo danych. Chodzi o funkcję "Sortuj i filtruj" w punkcie menu "Edytuj".

Użytkownicy Excela, którzy rzadziej pracują z formułami i używają głównie Excela do interpretacji danych, list i wyników, potrzebują regularnie elementu menu „Sortuj i filtruj”.

Jak we wszystkich innych programach pakietu Office, masz możliwość wstawiania obrazów, diagramów, pól tekstowych lub obiektów 3D. Opcje poprawnego wstawiania ilustracji i wykresów znajdują się w zakładce „Wstaw” Praktyczne jest również osadzanie w tabeli Excel linków, na przykład odsyłających do wewnętrznej strony firmowej lub projektu zewnętrznego.

Podobnie jak wszystkie inne programy pakietu Office, Microsoft Excel imponuje możliwością indywidualnej wizualizacji tabel. Każdy, kto korzysta z Excela w środowisku zawodowym, jest zależny od prezentowania danych i imputowanych informacji w sposób zorientowany na fakty, a jednocześnie atrakcyjny wizualnie. Excel oferuje w tym celu wszystkie funkcje i opcje. Między innymi możesz:

• Wybieraj spośród różnych, gotowych projektów stołów,
• Dostosuj również marginesy i obszar drukowania
• Konkretnie zmień kolory i czcionki.

Dzięki funkcjom w zakładce „Układ strony” możliwe jest zaprojektowanie unikalnych, informacyjnych i atrakcyjnych tabel. Przedstawiają one fakty, a jednocześnie skupiają się na głównych punktach i kluczowych stwierdzeniach w obliczeniach. W połączeniu z diagramami setki lub tysiące indywidualnych danych są wykorzystywane do tworzenia profesjonalnego, imputowanego przeglądu, który zapewnia widzowi trwałe informacje.

Użytkownicy mogą również dodawać funkcje matematyczne do swojego arkusza kalkulacyjnego na karcie Formuły.

Excel oferuje najważniejsze funkcje z najpopularniejszych kategorii w punkcie menu "Biblioteka funkcji". W sekcji „Wstaw funkcję” możesz skorzystać z opcji „Dowolny tekst” i własnymi słowami opisać przeznaczenie funkcji. Program zaproponuje wtedy odpowiednią formułę matematyczną.

Dla nowych i niedoświadczonych użytkowników Microsoft Excela, którzy mają niewielkie doświadczenie w korzystaniu z formuł, praca z Excelem oznacza ćwiczenie długoterminowe w celu rozsądnego używania formuł. Pomocne są funkcje pomocy zawarte w Excelu oraz gotowe funkcje i formuły matematyczne, w których zwykle każdy użytkownik znajdzie to, czego szuka. Specjalne formuły są opisane na wielu forach internetowych iw większości przypadków można je skopiować i wkleić do własnej tabeli.

Możliwy jest transfer danych z różnych źródeł

Szczególnie w środowisku zawodowym dane z różnych źródeł muszą być przejęte do obliczeń w Excelu. W tym miejscu bardzo pomocna jest karta Dane. Gwarantuje, że możesz rejestrować i integrować dane z innych tabel Excel, informacje z baz danych oraz dane z programów zewnętrznych.

W sekcji „Pobierz dane” dostępnych jest niezliczona ilość źródeł, których dane możesz połączyć ze swoją tabelą. Między innymi możesz włączyć dane z baz danych Microsoft Access. W bezpłatnych samouczkach pokażemy, jak tworzyć połączenia między tymi dwoma programami i jak ogólnie poprawnie korzystać z programu Access.

Ta zakładka zawiera również dwie praktyczne funkcje, które można znaleźć w punkcie menu „Prognoza”.

Z jednej strony możesz użyć „analizy warunkowej”, aby przedstawić różne scenariusze. Takie oszacowanie może być szczególnie ważne przy obliczaniu celów prognozy w celu podejmowania właściwych decyzji. Funkcja „arkusz prognoz” może być wykorzystana do tworzenia trendów i prognoz na podstawie dostępnych danych w podobny sposób.

W zakładce „Widok”, która jest ostatnim wyborem w obszarze menu Excel obok stron pomocy, masz możliwość wyboru między:

• Wybierz różne widoki skoroszytu
• Aby określić, czy linie siatki i nagłówki powinny być wyprowadzane, czy
• Ustaw współczynnik powiększenia dla swojej tabeli.

Jak zamrozić okno - ważna opcja w programie Excel

Pozycja menu „Napraw okno” to niepozorna, a jednocześnie niezbędna funkcja w programie Microsoft Excel.Zwłaszcza w przypadku tabel, które rozciągają się na kilka stron ekranu, często pojawia się problem polegający na tym, że nagłówki znikają podczas przewijania. Za pomocą "Zamroż okno" ustawiasz, że nagłówki są wprowadzane w górnym wierszu na każdej stronie tabeli. Alternatywnie możesz również określić, że pierwsza kolumna jest stała.

Projektuj profesjonalne tabele w Excelu - skorzystaj z funkcji Pomysły

Podobnie jak Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel oferuje również funkcję, w której automatycznie otrzymujesz pomysły na projekt lub profesjonalną prezentację Twojego stołu. Wystarczy kilka kroków, aby uzyskać w Excelu tabele, które są przekonujące i ułatwiają zrozumienie faktów dzięki wizualizacjom.

1. Użyj swoich danych, aby zaprojektować tabelę w programie Excel, na przykład tabelaryczne porównanie sprzedaży produktów na przestrzeni kilku lat kalendarzowych. Wprowadź dane w Excelu bez dalszego formatowania.

   

2. Otwórz funkcję „Pomysły” w zakładce „Start” podwójnym kliknięciem.

   

3. Program automatycznie wyświetla pomysły na projekt Twojego stołu po prawej stronie głównego okna. Wybierz odpowiednią i atrakcyjną prezentację, aktywując ją podwójnym kliknięciem.

   

Dzięki pomysłom zintegrowanym w Excelu możesz skutecznie profesjonalizować tabele. Dla jednej tabeli wyświetlanych jest ponad 20 modeli, aby wybrać najlepszą reprezentację. Ta procedura pozwala zaoszczędzić dużo czasu podczas projektowania i formatowania wykresów, diagramów i tabel. Jednocześnie możesz przedstawić najważniejsze informacje w sposób zorientowany na fakty.

Podsumowując, Microsoft Excel jest znany jako profesjonalny program do arkuszy kalkulacyjnych. Wstawianie podstawowych tabel, wyświetlanie diagramów informacyjnych i osadzanie skomplikowanych funkcji matematycznych to trzy z wielu innych możliwości oferowanych przez Excel. Dzięki wystarczającej praktyce i wypróbowaniu nowych opcji użytkownicy Excela z czasem zdobywają wiedzę ekspercką i mogą profesjonalnie korzystać z funkcji aplikacji.

Microsoft Word: nowoczesny edytor tekstu dla każdego biura

Oprócz Microsoft Excel i PowerPoint, Microsoft Word jest jednym z najbardziej znanych programów z serii Office. Dzięki Microsoft Word użytkownicy korzystają z efektywnego i praktycznego programu do przetwarzania tekstu. Oprócz tworzenia tekstów, co jest najważniejszą funkcją programu Word, można również tworzyć listy formularzowe oraz integrować tabele w listy lub dokumenty.

Microsoft Word ma podobną strukturę do PowerPoint i Excel, co ułatwia rozpoczęcie pracy nowym użytkownikom. W zakładce „Start” użytkownicy znajdą najważniejsze opcje i funkcje tworzenia nowego listu lub dokumentu tekstowego.

Oprócz „wklejania” tekstu ze schowka, w szczególności intensywnie używany jest w programie Word obszar menu „Czcionka”. Jest to niezbędne, aby

• Zmień czcionkę i rozmiar czcionki,
• Dodać oznaczenia tekstowe lub
• Włącz efekty tekstowe.

Podobnie sytuacja wygląda z punktem menu „Akapit”. W tym menu opcji można ustawić wstawianie wypunktowań, stosowanie wcięć oraz podstawowe wyrównanie tekstu.

Użyj funkcji „Znajdź i zamień” oraz funkcji dyktowania, aby efektywniej pracować z programem Word

Funkcje „Szukaj” i „Zamień” mogą być pomocne i skuteczne w przypadku złożonych tekstów. Na przykład, jeśli chcesz wiedzieć, jak często w tekście pojawia się ważny termin, możesz to sprawdzić za pomocą lupy w pozycji menu „Szukaj”. Po lewej stronie otworzy się pole tekstowe, w którym możesz wyszukiwać słownictwo.

Funkcja „Zamień” umożliwia zastąpienie terminów lub słów z nieprawidłową pisownią w jednym kroku. Na przykład, jeśli kilka razy zintegrowałeś termin „niezbędny” w swoim tekście i chciałbyś zmienić go na „niezbędny” zgodnie z obecną rekomendacją Dudena, nie musisz ręcznie wyszukiwać i zmieniać każdego fragmentu tekstu. Jeśli wprowadzisz obie pisownie w funkcji „Zamień”, możesz dokonać wszystkich dostosowań bez etapu pośredniego.

Praktyczna jest również możliwość dyktowania tekstów bezpośrednio w programie Word. Działa to dobrze z funkcją „Dyktuj” w menu „Język”. Jednocześnie profesjonalne oprogramowanie do dyktowania ma większe korzyści dla użytkowników w firmach, które polegają na bezbłędnym dyktowaniu. Do użytku prywatnego lub okazjonalnego zdecydowanie zalecane jest „dyktowanie” w programie Microsoft Word.

Wstawianie tabel i grafik w programie Word

W zakładce „Wstaw” masz otwarte wszystkie opcje, odpowiadające innym programom pakietu Office, aby profesjonalizować swój dokument za pomocą tabel, diagramów, wpisów z Wikipedii, wideo online, komentarzy i zakładek lub symboli i formuł. Sensowne jest używanie pól tekstowych, które służą jako symbole zastępcze dla obrazów lub kształtów w dokumencie.

Informacje:

Jeśli po kliknięciu łącza w programie Word lub Excel pojawi się następujący błąd: „Ten proces został anulowany z powodu ograniczeń na tym komputerze”, należy zmienić wpisy w rejestrze. Następnie możesz łatwo wstawiać i klikać łącza w programie Word i innych programach pakietu Office.

Dostosuj projekt i układ swojego dokumentu - to są Twoje opcje

W zakładce „Projekt” możesz w kilku krokach dostosować dokument do gotowego projektu oraz wybrać szablony do formatowania projektu. Możliwe jest również dostosowanie kolorów, czcionek, odstępów między akapitami lub znaków wodnych.

Każdy dokument wymaga określonego układu. Podczas gdy listy biznesowe muszą być zaprojektowane zgodnie ze specyfikacjami DIN, zaproszenia lub ulotki mogą być projektowane indywidualnie. Wszelkie ustawienia dotyczące marginesów, podstawowego wyrównania, formatu czy wcięcia dokonuje się w zakładce „Układ”.

Wskazówka:

Studenci przygotowujący pracę naukową lub pracę doktorską mogą skorzystać z zakładki „Referencje”. Może posłużyć np. do stworzenia spisu treści. Aby wykluczyć plagiat, można wyraźnie wstawić w tekście cytaty jako źródła zewnętrzne i dodać je do listy podstaw prawnych. Word może być również używany do inteligentnego wyszukiwania ofert.

Wysyłanie listów seryjnych jako listu lub e-maila - tak to działa

W codziennym życiu biznesowym zakładka „Przesyłki” jest bardzo popularna w wielu firmach. Dzięki niemu można projektować listy formularzy i łączyć je ze źródłami danych, na przykład z plikiem Excel. Koperty i etykiety można tworzyć w ten sam sposób i drukować na dowolnej drukarce. Podgląd w pozycji menu „Podgląd wyników” jest zorientowany na praktykę.Zamiast rozpoczynać kosztowny wydruk testowy, podgląd można wyprowadzić cyfrowo. Jeśli zostaną znalezione błędy, można je poprawić przed faktycznym wydrukowaniem liter formularzy, bez marnowania zasobów.

Dzięki karcie „Sprawdź” firma Microsoft zintegrowała sprawdzanie pisowni w programie Word i innych aplikacjach, takich jak Microsoft Outlook. Dzięki wbudowanemu tezaurusowi Word dostarczana jest obszerna baza danych synonimów. Ponadto w tym obszarze wyboru możesz:

• Poproś o przeczytanie tekstu na głos
• Sprawdź dostępność i
• Chroń dokument indywidualnie.

Korzystaj z szablonów online Worda do tworzenia profesjonalnych dokumentów

Zamiast tworzyć każdy dokument osobiście i żmudnie szczegółowej pracy, sensowne może być użycie szablonów online programu Microsoft Word do tworzenia dokumentów tekstowych, takich jak:

• Wznowić.
• List biznesowy.
• Broszura.
• Materiały informacyjne lub
• Aby stworzyć certyfikat.

Za pomocą zakładki „Plik”, w której można dokonać wielu podstawowych ustawień w programie Word, przejdź do pola wyboru „Nowy”.Oprócz osobistych szablonów, ten obszar wyboru zawiera również liczne szablony dostępne online oraz pole wyszukiwania, w którym można może szukać dalszych sugestii może wyszukiwać.

Dzięki szablonom online firmy Microsoft możliwe jest zaprojektowanie większości dokumentów do celów zawodowych i prywatnych w programie Word. Bezpłatne szablony są również dostępne dla innych programów pakietu Office, dzięki czemu można bezpłatnie korzystać z setek szablonów programów Word, PowerPoint i Excel.

Podsumowując, Microsoft Word oferuje szeroką gamę opcji profesjonalnego tworzenia i wysyłania dokumentów tekstowych. Oprócz możliwości osadzania grafiki i innych urządzeń stylistycznych oprócz tekstu, użytkownicy doceniają funkcję korespondencji seryjnej czy możliwość automatycznego poprawiania i profesjonalizacji tekstów.

Pomimo powszechnego korzystania z pakietu Microsoft Office oraz licznych i praktycznych funkcji, nie każdy użytkownik jest skłonny lub jest w stanie płacić miesięcznie za rodzinę programów lub zakup komercyjnej wersji pakietu Office. W takim przypadku można wybrać bezpłatne alternatywy dla Microsoft Office, które pod względem zakresu funkcjonalnego są podobne do Microsoft Office.

Libre Office - darmowe funkcje biurowe w oprogramowaniu open source

Jednym z programów, które można zainstalować bezpłatnie w biurze i które ma dużą część funkcji biurowych pakietu Microsoft Office, jest Libre Office. Z LibreOffice otrzymujesz potężny pakiet biurowy z funkcjonalnym interfejsem i niezbędnymi funkcjami do codziennego życia biurowego. Podobnie jak Microsoft Office, LibreOffice łączy różne aplikacje w jednym pakiecie dla biura.

LibreOffice to spin-off dobrze znanego OpenOffice i aplikacji Star Office, która również jest bezpłatna. Z LibreOffice otrzymujesz kilka aplikacji w jednym pakiecie:

• Pisarz (procesor tekstu),
• Calc (arkusz kalkulacyjny),
• Impress (program prezentacji),
• Draw (program do rysowania),
• Baza (zarządzanie bazą danych),
• Matematyka (edytor formuł).

Główna różnica między LibreOffice jako darmowym i swobodnie dostępnym oprogramowaniem a płatnym pakietem Microsoft Office leży obok indywidualnej struktury menu w formatach plików. LibreOffice używa Open Document Format (ODT), otwartego formatu plików, który może być używany i importowany przez wiele innych darmowych programów biurowych. Microsoft Office może również zapisywać dokumenty w formacie ODT i przetwarzać dokumenty ODT.

Różnice w formatach plików - to powinieneś wiedzieć

	Microsoft Office	LibreOffice
Przetwarzanie tekstu	*. docx	* .odt
Arkusz	* .xlsx	* .ods
Plik prezentacji	* .pptx	* .odp

Lista: Producent bezpłatnego, niekomercyjnego i bezpłatnego oprogramowania biurowego

Z szacowanym udziałem w rynku na poziomie ponad 90%, Microsoft Office jest zdecydowanym liderem na rynku oprogramowania biurowego. Pomimo oferty płatnej użytkownicy doceniają zalety pakietu Microsoft Office lub od zawsze pracowali z oprogramowaniem biurowym Microsoft. Jeśli szukasz alternatyw, powinieneś dowiedzieć się więcej od następujących dostawców, którzy oferują oprogramowanie biurowe do bezpłatnego pobrania:

dostawcy	Link do oferty
LibreOffice	de.libreoffice.org
Otwarte biuro Apache	www.openoffice.org/de/
Biuro WPS	www.wps.com/de-DE/
Biuro Softmaker (niemiecki dostawca)	www.softmaker.de/softmaker-office
Biuro Microsoft Online (mniej funkcji niż Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office i G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (dla iOS)	Dołączone do Apple App Store i automatycznie z nowymi urządzeniami Apple

Podsumowanie: Oprogramowanie dla biura robi dużo i oszczędza cenny czas w codziennym życiu biurowym

Programy takie jak Microsoft Word, Excel czy PowerPoint oraz ich bezpłatne alternatywy stały się nieodzowną częścią biura. Codzienne zadania i wyzwania codziennego życia biurowego można profesjonalnie rozwiązać za pomocą specjalnego oprogramowania do prezentacji, arkuszy kalkulacyjnych, edytora tekstu i baz danych.

Funkcje i możliwości oprogramowania biurowego zmieniały się na przestrzeni lat. Microsoft Office jest obecnie standardem na komputerach z systemem Windows i jest używany głównie przez firmy. Microsoft Office lub własne oprogramowanie Apple iWork platformy może być również używane na komputerach Mac i urządzeniach z systemem operacyjnym iOS.

To, który użytkownik pakietu ostatecznie wybierze, zależy od konkretnych wymagań, które muszą być profesjonalnie rozwiązane w biurze. W każdym razie oprogramowanie biurowe w decydujący sposób przyczynia się do wydajnej i sieciowej pracy w biurze i w środowisku prywatnym.

Dalszy artykuł:

• Co nowego w Microsoft Office Live Workspace i Office Live Small Business