Każdy, kto kiedykolwiek próbował koordynować spotkania z kilkoma osobami, wie, ile może to kosztować e-maili i połączeń telefonicznych, zwłaszcza jeśli nie każdy ma dostęp do współdzielonego kalendarza za pośrednictwem Exchange. Przeczytaj ten post, aby dowiedzieć się, jak się wydostać
Jeśli masz dostęp do pamiętników wszystkich uczestników za pośrednictwem Exchange, nie jest trudno (w zależności od nakładu pracy) znaleźć spotkanie, na które każdy ma czas. Jednak staje się to trudne, gdy musisz znaleźć wspólne spotkanie „latające na ślepo”. Wtedy przede wszystkim: zasugeruj spotkanie, zbierz informację zwrotną, ewentualnie wyjaśnij telefonicznie, czy uczestnik nie może przełożyć spotkania, które było zaplanowane gdzie indziej, a następnie umów się na wspólne spotkanie. W zależności od wersji Outlooka masz kilka możliwości przesłania sugerowanych dat:
Wysyłasz uczestnikom wybór możliwych dat pocztą e-mail - ale ma to sens tylko wtedy, gdy wszyscy uczestnicy korzystają z Outlooka.
Wysyłasz uczestnikom wybór możliwych spotkań w postaci plików iCalendar, które można otworzyć w Outlooku i innych programach kalendarza. Jest to również możliwe w starszych wersjach programu Outlook.
Wypis ze swojego kalendarza z odpowiednim okresem wysyłasz pozostałym uczestnikom. Mogą zobaczyć, gdzie w Twoim kalendarzu są jeszcze spotkania lub które spotkania proponujesz. Ponieważ dane są zapisywane bezpośrednio w tekście wiadomości e-mail i załączane jako plik iCalender, jest to najbardziej „przyjazny dla użytkownika” wariant, z którego cieszą się również użytkownicy kalendarza papierowego. Ta opcja jest jednak dostępna tylko w programie Outlook 2007 i nowszych.
Jako alternatywę dostępne jest internetowe narzędzie do umawiania spotkań „Doodle” – jest to również odpowiednie dla tych, którzy odrzucają kalendarze elektroniczne.
Według sondażu przeprowadzonego w Szwajcarii, około połowa wszystkich internautów posiada kalendarze papierowe – w szczególności kobiety preferują kalendarze papierowe. Oczywiście fragmentów kalendarza z plików Outlooka lub iCalendar nie można zaimportować do takiego „analogowego” kalendarza. Pomocna może być tutaj usługa internetowa, taka jak www.doodle.com. W nim tworzysz tabelę z możliwymi datami i wysyłasz link do tabeli do wszystkich adresatów. Otwierają link i zaznaczają wszystkie daty, na które mają czas. Gdy tylko jedna z zaproszonych osób wprowadzi terminy, jako zapraszający otrzymasz powiadomienie. Umożliwi to wypełnienie ankiety, gdy wszyscy odpowiedzą.
Dostępne są teraz również wtyczki Doodle dla Outlooka, Exchange i innych narzędzi kalendarza. Możesz użyć tego do synchronizacji wpisów w Doodle z kalendarzem elektronicznym. Dodatkowa wtyczka przeglądarki umożliwia dostęp do książki adresowej programu Outlook, ułatwiając wysyłanie zaproszeń do uczestników.
Prześlij wybrane daty
Najprostszy wariant, pod warunkiem, że wszyscy odbiorcy korzystają z Outlooka: Wprowadzasz sugerowane daty do swojego kalendarza i wysyłasz je do osób, które chcesz zaprosić. Spotkania są dołączane do wiadomości e-mail jako pliki spotkań programu Outlook i mogą zostać przeniesione do kalendarza przez odbiorcę poprzez dwukrotne kliknięcie. Jeśli nadawca ma Outlooka 2007 lub 2010, może również wstawić dane spotkania w formie tekstowej do wiadomości (i/lub dołączyć jako plik Outlooka).
- Najpierw wprowadź sugerowane daty w kalendarzu.
- Otwórz nową wiadomość.
- Wpisz nadawcę i temat.
- W programie Outlook do wersji 2003 kliknij małą strzałkę po prawej stronie ikony wspornika (wstaw plik) i dalej element (w Wstawić-Menu nie ma polecenia element). W programach Outlook 2007 i 2010 kliknij kartę Wstawić w grupie Zamknij na Element programu Outlook.
- Wybierz kalendarz.
- W Outlooku do wersji 2003 jest tylko opcja po prawej stronie pod przyciskami Wstaw jako: załącznik wybrać. (Do czego służy druga opcja Tylko tekst który jest w większości wyszarzony, nie mogliśmy się tego dowiedzieć.) Oznacza to, że spotkania są dołączone jako plik kalendarza programu Outlook. Jeśli korzystasz z Outlooka 2007/2010, możesz wprowadzić dane spotkania (temat, data, godzina) za pomocą opcji Wklej jako: Tylko tekst skopiuj do treści wiadomości.
- Kliknij okaby zamknąć okno dialogowe i powrócić do okna wiadomości.
- Jeśli masz program Outlook 2007/2010, możesz dołączyć spotkania jako pliki i zapisać dane w wiadomości e-mail jako tekst. Aby to zrobić, powtórz kroki od 4 do 7 i wybierz jeden raz Wklej jako zwykły tekst i raz Wstaw jako: załącznik koniec.
- Zakończ i wyślij wiadomość.
Wysyłaj fragmenty kalendarza za pomocą programu Outlook 2007/2010
W Outlooku 2007 i 2010 można wysyłać pocztą elektroniczną nie tylko pojedyncze spotkania, ale także wyciągi z kalendarza, czyli wszystkie spotkania z wybranego okresu. Możesz dokładnie określić, jakie dane mają zostać przesłane:
- Otwórz nową wiadomość.
- Wpisz nadawcę i temat.
- Wybierz na karcie Opcje ten Format HTML - Wyciągi z kalendarza można wysyłać tylko pocztą w formacie HTML.
- Kliknij w polu tekstowym.
- Otwórz rejestr Wstawić i kliknij tutaj pod Zamknij na kalendarz.
- Wybierz odpowiedni kalendarz.
- Wpisz w polu Zakres dat okres, który należy wziąć pod uwagę. Jeśli masz możliwość tutaj Określ datę możesz dowolnie wybrać czas rozpoczęcia i zakończenia.
- na polu Szczegół wskazać, czy wszystkie szczegóły dotyczące spotkań, tylko dostępność i temat, czy tylko status (Wolny, zarezerwowany, nieobecny odpowiednio. Z zastrzeżeniem) powinno być pokazane.
- W polu poniżej możesz określić, czy tylko spotkania w godzinach pracy zdefiniowanych w Twoim Outlooku mają być komunikowane.
- Następnie kliknij Zanikanie.
- Tutaj masz możliwość pokazania szczegółów spotkań oznaczonych jako „prywatne” oraz wysłania załączników do spotkań.
- Na koniec określ, czy spotkania mają być wyświetlane w formie harmonogramów dziennych, czy po prostu jako lista. Widok listy jest bardziej przejrzysty.
- Zamknij okno za pomocą ok.
- Program Outlook wstawia teraz dane do tekstu wiadomości w postaci pliku iCalendar (z rozszerzeniem „.ICS”), który mogą być również odczytywane przez inne programy do obsługi kalendarzy. Zakończ i wyślij wiadomość.
Koordynuj spotkania
To, jak oceniasz odpowiedzi zaproszonych osób, aby zobaczyć, kiedy wszyscy są wolni, zależy od twoich preferencji i liczby zaproszonych - i oczywiście także od formy, w jakiej odpowiedzi wracają:
- Jeśli większość odpowiedzi zawiera pliki Outlooka lub iCalendara, zalecamy wpisanie ich do drugiego kalendarza Outlooka, np. B. Wywoływane jest „Planowanie”, które otwiera się w tym celu obok aktualnego kalendarza.
- Jeśli jest więcej niż pięć zaproszonych i kilka sugerowanych dat, rozwiązanie Outlook staje się mylące. Następnie najlepiej utworzyć arkusz kalkulacyjny Excel: nazwiska uczestników w poziomie, sugerowane daty w pionie (lub odwrotnie, jeśli jest więcej spotkań niż uczestników). W celach zaznacz, która osoba mogła uczestniczyć w którym spotkaniu.
Wyślij potwierdzone spotkania
Jak tylko zdecydujesz się na spotkanie, poinformuj pozostałych uczestników. Wskazane jest przesłanie uczestnikom spotkania w formie pliku iCalendar. Możesz przenieść go do swojego kalendarza, klikając dwukrotnie plik ICS. Dodatkowo w e-mailu wpisz dane spotkania dla osób, które nie posiadają kalendarza elektronicznego.
Możesz oczywiście wysłać spotkanie w formie wezwania na spotkanie. Ale tylko użytkownicy Outook mogą coś z tym zrobić. Ponadto niektórzy odbiorcy są trochę dziwni, jeśli otrzymają wiadomość e-mail z opcjami „Akceptuj”, „Z zastrzeżeniami”, „Odrzuć” i „Zaproponuj innym razem”, mimo że już wyraziłeś zgodę.
Nawiasem mówiąc, działa to nie tylko w nowszych wersjach Outlooka, ale już w Outlooku 2000.
Możesz utworzyć plik iCalendar w następujący sposób:
- Otwórz wpis spotkania.
- Wywołaj polecenie Plik → Zapisz jako na.
- Wybierz jako typ pliku Format iCalendar (* .ics).
- Upewnij się, że masz opcję Zapisz bieżące spotkanie jest wybrany (w programie Outlook 2007/2010).
- Wpisz nazwę pliku i wybierz lokalizację.
- Zapisz plik.
- Dołącz plik ICS jako załącznik do wiadomości e-mail wysyłanej do uczestników.
