Jeśli myślisz o przechowywaniu w chmurze i rozwiązaniach do zewnętrznego przechowywania danych i tworzenia kopii zapasowych danych, większość użytkowników myśli najpierw o produktach takich jak OneDrive, Dysk Google lub iCloud. Amerykańska firma Box i Box Cloud są w większości nieznane prywatnym użytkownikom w Niemczech. Ponieważ Box Cloud ze swoim zakresem funkcji jest ciekawą alternatywą dla zwykłych rozwiązań chmurowych, szczególnie dla firm.
Box to nie tyle klasyczne przechowywanie w chmurze, co oprogramowanie ECM, którego cechy i główne funkcje obejmują bezpieczne przechowywanie w chmurze o nazwie Box Cloud.
Co odróżnia oprogramowanie ECM od chmury?
ECM to skrót angielskiego terminu Enterprise Content Management. Oprogramowanie ECM służy do tworzenia, organizowania, przechowywania i dystrybucji treści. Oprogramowanie ECM może być również wykorzystywane do automatyzacji procesów i uproszczenia przepływu informacji pomiędzy różnymi działami i jednostkami organizacyjnymi.
Zalet oprogramowania ECM jest wiele. Oprogramowanie ECM może pomóc firmom obniżyć koszty poprzez digitalizację i automatyzację treści. Może również pomóc w zwiększeniu wydajności i wyeliminowaniu nieefektywności w przepływach pracy. Oprogramowanie ECM, takie jak Box, może pomóc firmom lepiej zarządzać danymi i minimalizować zagrożenia bezpieczeństwa.
Oprogramowanie ECM jest często używane przez duże firmy do profesjonalnego i cyfrowego zarządzania treścią i procesami.Na przykład szwajcarska firma ubezpieczeniowa Zurich, DEKA-Immobilien z Niemiec czy MED EL, producent urządzeń elektromedycznych, który również ma swoją siedzibę w Niemczech, a także wiele innych znanych korporacji współpracuje z Box. Według Box, ponad 100 000 firm na całym świecie polega na Box i Box Cloud. Z oprogramowania ECM mogą korzystać również małe i średnie firmy lub użytkownicy prywatni. Oprogramowanie ECM to elastyczne i konfigurowalne rozwiązanie, które spełnia potrzeby każdego użytkownika biznesowego lub domowego.
W przeciwieństwie do typowej pamięci masowej w chmurze oprogramowanie ECM, takie jak Box, oferuje kompleksowe rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych danych, współpracy w sieci i uproszczonych przepływów pracy - zadań, których nie są w stanie wykonać same typowe rozwiązania pamięci masowej w chmurze.
Jakie są zalety Box Cloud?
The Box Cloud to chmura zawartości. W praktyce oznacza to, że nie tylko sprawdza się jako magazyn danych i do tworzenia kopii zapasowych danych, ale także skupia się na wspólnej pracy nad dokumentami firmowymi.To innowacyjne podejście do treści, w którym nacisk kładzie się na treść, a nie na dokumenty (pliki), jest szczególnie interesujące dla firm działających globalnie.
Niezależnie od tego, czy są to informacje marketingowe o produktach, umowy kupna-sprzedaży, dokumenty kontraktowe z działu kadr czy zdjęcia i filmy - wszystkie te dokumenty są bardzo istotne dla organizacji firmy. Zwłaszcza gdy różne oddziały w różnych krajach pracują nad tymi samymi produktami i usługami, kluczowe znaczenie ma dostępność identycznych treści we wszystkich obszarach. Jest to ważne nie tylko ze względu na jednolitą tożsamość korporacyjną, ale także pozwala zaoszczędzić powstające koszty. Box Cloud zapewnia centralne, cyfrowe i bezpieczne przechowywanie danych dla całej grupy firm.
Box Cloud jest również przeznaczony do całego cyklu użytkowania treści. Oznacza to, że każdy plik pozostaje na platformie i może być wspólnie edytowany i używany, od początkowego przechowywania i udostępniania danych po podpis elektroniczny i klasyfikację.
Jako chmura treści oprogramowanie ECM, takie jak Box z Box Cloud, w decydujący sposób przyczynia się do zapewnienia, że procesy pozostają odchudzone, informacje z każdego działu są dostępne, a wrażliwe dane firmy są zawsze chronione.
Jakie są 3 najważniejsze wartości dodane Box Cloud?
Jako aplikacja ECM, Box może pomóc różnym działom korporacyjnym w wydajnej i zespołowej pracy. Przede wszystkim następujące cztery wartości dodane przemawiają za wykorzystaniem Boxa w firmach lub do użytku prywatnego, co jest również możliwe dzięki Box Cloud:
1. Bezpieczeństwo, zgodność i pamięć regionalna
W każdej firmie jest duża ilość danych, które trzeba chronić. Zarówno dane osobowe z działu HR, jak i dane produktowe z działu rozwoju czy sprzedaży muszą być zabezpieczone i chronione przed nieautoryzowanym dostępem.Ponadto firmy są zobowiązane do przestrzegania wymogów zgodności i przepisów o ochronie danych w danym kraju użytkowania. Dla Niemiec oznacza to między innymi przestrzeganie wymogów europejskiego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).
Box Cloud imponuje w tym obszarze profesjonalną architekturą bezpieczeństwa, kontrolą dostępu wykorzystującą sztuczną inteligencję do wykrywania luk w zabezpieczeniach oraz natywnym zarządzaniem w chmurze, które pozwala uniknąć konfliktów prawnych.
Wbudowane zabezpieczenia Zero Trust mają na celu zapewnienie, że każdy użytkownik może zostać jednoznacznie zidentyfikowany przed pobraniem danych z chmury. Ponadto Box Cloud posiada certyfikat FIPS 140-2. Ten standard bezpieczeństwa, używany przez rząd Stanów Zjednoczonych do modułów kryptograficznych, określa wymagania dla modułów wykonujących funkcje kryptograficzne, w tym modułów generujących, wykorzystujących lub przechowujących klucze.Muszą one być wyposażone w odporne na manipulacje mechanizmy sprzętowe i programowe, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do kluczy i innych poufnych danych.
Dodatkowo każdy plik przechowywany w Box Cloud jest wyposażony w 256-bitowe szyfrowanie AES zarówno w spoczynku, jak i podczas transmisji. Funkcja Box Shields może również wykrywać i naprawiać wycieki danych i luki w zabezpieczeniach w czasie rzeczywistym.
Ważne: Box oferuje swoim klientom przechowywanie wszystkich danych regionalnie w Box Cloud. Ta opcja umożliwia przechowywanie danych użytkowników niemieckich na europejskich serwerach w sposób zgodny z prawem, bezpieczny i zgodnie z wymogami RODO. Funkcja Box Zones, która umożliwia przechowywanie regionalne, oferuje niemieckim i europejskim klientom najwyższy możliwy poziom ochrony danych.
2. Współpraca w strukturach zespołu
W dużych firmach działy często współpracują ze sobą na szczeblu międzynarodowym.Dzięki Box Cloud zespoły mogą współpracować w dowolnym miejscu i niezależnie od sprzętu, systemów operacyjnych lub oprogramowania w chmurze. Jest to możliwe dzięki bezproblemowej integracji aplikacji biznesowych, takich jak Microsoft 365, Google Workspace, Teams czy Zoom.
Integracja aplikacji i przeglądanie plików w środowisku pracy Box Cloud jest przyjazna dla użytkownika i innowacyjna dla użytkowników. Oprócz opcji dostępu do usługi Box Cloud za pośrednictwem przeglądarki internetowej dostępne są również aplikacje dla popularnych mobilnych systemów operacyjnych. Funkcja Box Drive zapewnia integrację wirtualnego dysku z komputerem stacjonarnym za pośrednictwem protokołu WebDAV, w którym można również zapisywać i udostępniać zawartość.
3. Obiegi pracy i podpisy elektroniczne
Czasy, kiedy pracownicy wymieniali między sobą umowy lub inne ważne dokumenty w formie papierowej, już dawno minęły.Obecnie firmy korzystają z cyfrowych przepływów pracy, w których na przykład ważna umowa może być wyświetlana, edytowana, klasyfikowana i zatwierdzana online od momentu utworzenia do zatwierdzenia.
Narzędzia do automatyzacji przepływu pracy oferują maksymalną użyteczność i wygodę oraz pomagają przyspieszyć procesy zatwierdzania w firmach. Funkcja „Box Sign” oferuje również użytkownikom możliwość dołączania podpisów elektronicznych do dokumentów cyfrowych i podpisywania ich cyfrowo. Możliwe jest wysłanie podpisu cyfrowego z Box lub alternatywnie z innych aplikacji biznesowych, takich jak Salesforce lub Microsoft 365, jeśli są one połączone z Box Cloud.
Czy Box Cloud jest opłacalny również dla użytkowników prywatnych?
Dzięki Box Cloud użytkownicy biznesowi mają dostęp do szerokiej gamy funkcji umożliwiających efektywną współpracę i używanie Boxa nie tylko do przechowywania danych lub tworzenia kopii zapasowych danych, ale także jako profesjonalnej chmury treści.
Jednocześnie Box Cloud jest interesujący również dla użytkowników prywatnych, nawet jeśli indywidualni użytkownicy nie mogą szczegółowo korzystać z różnych opcji i funkcji Boxa.
Dla osób prywatnych Box oferuje ciekawą alternatywę dla konwencjonalnych rozwiązań chmurowych Microsoft, Google czy Apple z darmową taryfą dla jednego użytkownika. Dzięki 10 GB bezpłatnej przestrzeni dyskowej i maksymalnemu przesyłaniu 250 MB na plik usługa w chmurze oferuje szeroki zakres funkcji dla użytkowników prywatnych, którzy chcą tworzyć kopie zapasowe plików lub obrazów pakietu Office.
Box jest ograniczony w wersjach plików, ponieważ zapisywana jest tylko bieżąca wersja pliku. Dostęp do bezpłatnej usługi Box Cloud może być zarówno mobilny, jak i stacjonarny. Integracja Microsoft 365 i Google Workspace jest również zawarta w darmowej wersji, dzięki czemu Box Cloud jest odpowiedni również dla użytkowników prywatnych.
Jeśli jako użytkownik prywatny potrzebujesz więcej przestrzeni dyskowej, możesz otrzymać do 100 GB przestrzeni dyskowej i opcję przesyłania plików do 5 GB w planie Personal Pro. W przypadku rocznej subskrypcji użytkownicy Box Cloud płacą 9 euro miesięcznie za aktualizację.
Ile kosztuje Box Cloud dla firm?
Box Cloud oferuje dużym korporacjom, średnim firmom i mniejszym zespołom biznesowym indywidualne oferty na każdą potrzebę. Dzięki rocznemu planowi Business Starter, który musi obejmować co najmniej 3 użytkowników, zespoły mają dostęp do 100 GB przestrzeni dyskowej i innowacyjnego interfejsu użytkownika Box Cloud, który gwarantuje najlepszą użyteczność. Zespół z 3 użytkownikami płaci 13,50 euro miesięcznie za dostęp do chmury Box w najmniejszej taryfie Box.
Taryfy korporacyjne, które kosztują 13,50 euro miesięcznie za niedrogi pakiet, zawierają dodatkowe funkcje wykraczające poza czystą chmurę obliczeniową. Box Sign do podpisów cyfrowych, Box Relay do automatyzacji przepływu pracy, profesjonalne filtry wyszukiwania i wiele innych funkcji bezpieczeństwa są dostępne dla wszystkich użytkowników, w zależności od pakietu.
Podsumowując, jakie są zalety Box jako dostawcy chmury?
Box jako profesjonalne oprogramowanie ECM jest ogólnie atrakcyjną opcją i jest czymś więcej niż tylko magazynem danych lub narzędziem do tworzenia kopii zapasowych danych. Ważną cechą jest możliwość dostępu do plików w Box Cloud z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym.
Oznacza to, że użytkownicy mogą pracować nad dokumentami lub przeglądać pliki ze swojego konta Box, bez względu na to, gdzie się znajdują. Ponadto Box oferuje wysoki poziom bezpieczeństwa dzięki wielu warstwom ochrony oraz, w zależności od pakietu, różnym funkcjom i narzędziom w obszarach bezpieczeństwa i współpracy. Główną wartością dodaną Boxa jest możliwość zintegrowania wielu popularnych aplikacji zwiększających produktywność z chmurą treści, dzięki czemu zespoły mogą pracować wydajnie, profesjonalnie i przy jak najmniejszych stratach.
