Co to są makra i jak je tworzyć?

Praca z programami Microsoft Office jest praktyczna i efektywna. Ale zwłaszcza w programie Microsoft Excel powtarzalne czynności mogą być męczące. Możesz rejestrować i tworzyć tak zwane „makra” w programie Microsoft Excel i innych programach pakietu Office, aby szybciej wykonywać te zadania, a nawet wykonywać je automatycznie. Ale czym dokładnie są makra? A jak udaje Ci się tworzyć makra w różnych programach pakietu Office?

Czym są makra w firmie Microsoft?

Mówiąc prościej, makra to małe programy, które istnieją w kosmosie pakietu Microsoft Office.Za pomocą tych makr można zautomatyzować tak zwane „rutynowe zadania”. Oznacza to między innymi, że czasochłonne, powtarzające się zadania wykonywane w programie Microsoft Excel można uprościć za pomocą makr.

Termin „makro” pochodzi z języka greckiego i oznacza „duży”. Makra w firmie Microsoft nazywają się tak, ponieważ są uważane za duże polecenia. Te z kolei łączą kilka małych poleceń z programów i wykonują je jednocześnie, gdy tylko zostanie wydana taka instrukcja. Pierwszym krokiem jest znalezienie określonego procesu dla makra, który chcesz zautomatyzować w programie Excel, Word lub innym programie firmy Microsoft.

Łączenie i odtwarzanie kroków roboczych: Tak działają makra

Podstawowe dla makr jest to, że istnieje pewna sekwencja kroków roboczych, które są wykonywane w ten sam sposób w kółko. Dzięki makro nie musisz już samodzielnie wykonywać tych czynności roboczych, ale zamiast tego możesz je nagrać jak film.To ustalone programowanie można następnie odtwarzać za pomocą określonej kombinacji klawiszy, dzięki czemu etapy pracy są wykonywane automatycznie i łączone przy minimalnym nakładzie czasu.

Makro jest oparte na następującej funkcjonalności:

1. Identyfikujesz określony przepływ pracy, który często występuje i powinien zostać zautomatyzowany. Makro jest przydatne na przykład wtedy, gdy musisz stale wstawiać dane pracowników, członków lub znajomych do arkuszy kalkulacyjnych.
2. Teraz utwórz makro. W ten sposób rejestrujesz etapy pracy, które normalnie musiałbyś wykonywać ręcznie w kółko. W ten sposób program pakietu Office może później uzyskać dostęp do tego przewodnika, a następnie odtworzyć go automatycznie.
3. Masz wtedy możliwość bezpośredniego uruchomienia utworzonego makra jednym kliknięciem myszy lub za pomocą określonego skrótu klawiaturowego. Oszczędza to wielu małych kroków roboczych.

Wskazówka: Nawet jeśli od dawna nie pracujesz z programami pakietu Microsoft Office, makra mogą ułatwić Ci pracę. Ponieważ nawet najczęstsze funkcje można uprościć za pomocą dużych poleceń.

Do czego można używać makr w programie Excel?

Na pierwszy rzut oka temat makr wydaje się dość abstrakcyjny. Ale po bliższym przyjrzeniu się i kilku przykładach szybko staje się jasne, że małe programy mogą być pomocne w wielu obszarach. Na przykład w programie Microsoft Excel możesz tworzyć makra dla następujących funkcji:

• Wyszukiwanie danych z baz danych
• Przenieś skoroszyty lub arkusze
• Formatuj tekst, komórki lub wykresy
• Dostosowywanie zawartości komórek, linków lub formuł
• Sortowanie i filtrowanie danych
• Tworzenie tabel, plików PDF lub grafik
• Konwersja danych

Różnorodność dużych poleceń pokazuje: Prawie wszystkie działania, które są możliwe w programie Microsoft Excel, można również odtwarzać automatycznie jako makro. Ale także w programie Microsoft Word specjalnie przypisane klawisze makr oferują szeroki wachlarz opcji.

Praktyczne w życiu codziennym: przykłady opcji makr w programie Microsoft Word

W popularnym edytorze tekstu Microsoft Word istnieje również możliwość nagrywania akcji i definiowania ich jako makro z określonym poleceniem. Przykłady zastosowań pokazują, że duże polecenia mogą być pomocne w codziennym życiu, na przykład dla:

• automatyczne dopasowanie daty lub nazwy pliku
• Ukryj poszczególne elementy, na przykład wszystkie obrazy w dokumencie
• Wklej nazwiska, adresy lub numery telefonów w odpowiednich polach
• oblicz średnią długość zdań
• Popraw często przekręcane litery

Niezależnie od tego, czy używasz programów pakietu Office w kontekście zawodowym, czy prywatnym: makra mogą odciążyć Cię od pracy. W dowolnym momencie możesz tworzyć zindywidualizowane polecenia, które służą Twoim osobistym potrzebom.

Jak stworzyć makro w Excelu?

Tworzenie makra działa na różne sposoby. Osoby obeznane z językiem programowania mogą tworzyć makra w firmie Microsoft w tzw. narzędziach deweloperskich z VBA („Visual Basic for Applications”).

VBA to język programowania używany specjalnie dla firmy Microsoft. Ale nawet użytkownicy, którzy nie są zaznajomieni z programowaniem, mogą z łatwością tworzyć makra w Microsoft Excel lub Word.Ponieważ nagrywanie odbywa się w zaledwie kilku krokach - i oszczędza dużo pracy dzięki dobrze zaprojektowanym klawiszom makr na klawiaturze.

Tworzenie makra: jak postępować

Nawet bez VBA możesz łatwo nagrać makro w programach Microsoftu, takich jak Excel. Aby to zrobić, znajdziesz element „Narzędzia programistyczne” na karcie „Widok” na wstążce. W innych wersjach zakładka może również zawierać własny element „Makra”. Gdy już wiesz, jaką funkcję ma spełniać makro, wykonaj następujące czynności:

1. Na karcie Widok w obszarze Makra kliknij opcję Zarejestruj makro.
2. Otworzy się okno, w którym możesz określić nazwę makra. Da ci to później lepszy przegląd i może na przykład wskazać, co robi makro. Jeśli nie podasz nazwy makra, nazwa makra zostanie automatycznie ponumerowana.
3. W oknie określamy również jaką kombinację klawiszy ma mieć makro. W odpowiednim polu znajdziesz predefiniowane klawisze z oznaczeniami „klawisz opcji” i „klawisz polecenia” (np. CTRL) oraz pole wprowadzania innego wybranego klawisza. Później naciśnij jednocześnie wszystkie wyświetlone klawisze makr, wydając polecenie użycia makra.
4. Możesz także wybrać, w którym obszarze Excela ma być dostępne makro. Jeśli potrzebujesz go tylko w skoroszycie, w którym go rejestrujesz, kliknij Ten skoroszyt. Jeśli chcesz mieć do niego dostęp za każdym razem, gdy używasz programu Excel, wybierz „Personal Macro Workbook”.
5. W białym polu masz również możliwość wpisania krótkiego opisu makra. Może to być przydatne, jeśli nie używasz Excela zbyt często i chcesz zobaczyć, jakie makra już utworzyłeś i do czego są używane.
6. Teraz kliknij „OK”. Twoje makro rozpocznie nagrywanie.
7. Teraz wykonaj dokładnie te czynności, które makro ma później przejąć za Ciebie.
8. Po zakończeniu wszystkich etapów pracy wystarczy kliknąć funkcję „Zatrzymaj nagrywanie” w zakładce Makra.

Po wykonaniu wszystkich tych kroków zaprogramowane makro będzie dostępne w Excelu. Teraz możesz użyć polecenia w dowolnym momencie, naciskając klawisze makr i optymalizując swoje kroki robocze. Aby to zrobić, potrzebujesz tylko zdefiniowanych klawiszy makr.

Dla zaawansowanych: karta Deweloper

Jeśli często nagrywasz makra, wskazane jest zintegrowanie zakładki „Narzędzia programistyczne” na wstążce. Nie musisz już przechodzić przez kartę „Widok”, ale możesz uzyskać bezpośredni dostęp do tworzenia makr. W usłudze Office 365 wykonaj następujące czynności:

1. W Excelu zwróć uwagę na zielony pasek na samej górze nad zakładkami. Oprócz symboli zapisania lub wysłania pliku e-mailem zobaczysz także trzy kropki. (W innych wersjach pakietu Office ikona może również wyglądać jak myślnik ze strzałką w dół). Kliknij ten mały przycisk.
2. Teraz otwiera się szare okno, w którym wybierasz pole tekstowe „Więcej poleceń” na dole.
3. W wyświetlonym oknie „Więcej poleceń” po lewej stronie masz opcję wyboru między „Wstążką (dostosuj)” a „Paskiem narzędzi szybkiego dostępu”. Tutaj kliknij kolumnę „Wstążka (dostosuj)”.
4. Po prawej stronie zobaczysz teraz oznaczenia różnych zakładek. Niektóre z nich są oznaczone niebieskim haczykiem - to te, które wyświetlają się w Excelu. Teraz poszukaj „Narzędzi dla programistów” na dole listy i umieść tam kolejny niebieski haczyk.
5. Teraz kliknij przycisk „OK” w prawym dolnym rogu, aby zapisać zmiany.

Po wykonaniu tych czynności możesz teraz znaleźć Narzędzia programistyczne dla programu Excel na głównych kartach. Proces w programie Word lub innych programach pakietu Office działa w ten sam sposób. Klikając na zakładkę, zobaczysz teraz opcje wymagane do tworzenia makr: „Nagraj makro”.

Jak utworzyć makro w programie Word?

Jeśli chcesz zaprogramować makro w innych programach pakietu Office, takich jak Microsoft Word, LibreOffice lub OpenOffice, możesz to zrobić w podobny sposób jak w programie Microsoft Excel. Staje się to jasne na przykładzie Worda:

1. Zorientuj się na wstążce i wybierz kartę „Widok”.
2. Tam znajdziesz „Makra” po prawej stronie. Jednym kliknięciem możesz teraz wybrać pomiędzy "Pokaż makra" lub "Nagraj makra" .
3. Klikając na "Rejestruj makra" otwiera się okno. Wprowadź tam nazwę makra, kombinację klawiszy i krótki opis.
4. Rozpocznij nagrywanie makra, klikając „Ok”.
5. Wybierając opcję „Zatrzymaj nagrywanie” zatrzymasz programowanie makra i będziesz mógł używać go w programie Microsoft Word.

W innych aplikacjach pakietu Microsoft Office poszczególne widoki mogą się nieznacznie różnić, ale proces jest w większości taki sam. Pozwala to na łatwe tworzenie makr bez użycia VBA lub jakiegokolwiek innego języka programowania.

Jak edytować makra za pomocą Visual Basics?

Jeśli nagrałeś makro i użyłeś go kilka razy, możesz nie być w pełni usatysfakcjonowany. Może chcesz dodać krok lub zmienić niektóre polecenia.W takim przypadku istnieje możliwość późniejszej ponownej edycji makra. Jest to jednak nieco bardziej skomplikowane niż tworzenie makr, ponieważ do tego potrzebny jest język programowania Visual Basics (VB).

W Excelu możesz zapoznać się z VB, klikając Makra na karcie Deweloper (pokazanej powyżej), wybierając odpowiednią nazwę makra, a następnie klikając Edytuj. Teraz otworzy się „Edytor Visual Basics”. W tym widać polecenia i kroki robocze, które zarejestrowałeś jako makro w języku programowania, tj. jako kod. Jeśli ktoś rozumie trochę angielski, dość szybko można zrozumieć teksty VB i ewentualnie je usunąć lub wymienić. Jeśli jednak nie masz tutaj żadnej wiedzy, możesz po prostu ponownie nagrać swoje makro w znajomy sposób.

Wniosek: Tworzenie makr – żaden problem z Microsoft Office

Jeśli dużo pracujesz z programami pakietu Microsoft Office, możesz wiele uprościć dzięki dużym poleceniom. Po zebraniu wszystkich etapów pracy można je wykonać w krótkim czasie po naciśnięciu określonej kombinacji klawiszy.

Szczególnie praktyczne: każdy użytkownik pakietu Microsoft Office może samodzielnie rejestrować makra. Dzięki temu można indywidualnie określić, które kroki robocze mają przebiegać automatycznie dla którego użytkownika. To nie tylko oszczędza dużo czasu, ale także niepotrzebne obciążenie pracą.