Niezależnie od tego, czy chcesz regularnie tworzyć kopie zapasowe danych kontaktów z Outlooka, czy chcesz przenieść je z Outlooka w biurze do prywatnego Outlooka lub udostępnić je koledze: Najprostszym sposobem na to jest wyeksportowanie książki adresowej
Jeśli chcesz utworzyć kopię zapasową lub przenieść wyeksportowane dane do innego Outlooka, zaleca się zapisanie danych w pliku PST. Następnie możesz po prostu przeczytać plik PST za pomocą innego programu Outlook.
Jeśli chcesz przekazać dane koledze, który nie ma programu Outlook, nie może on nic zrobić z plikiem PST. Następnie należy wyeksportować adresy w formacie Excel lub w formacie CSV (w Outlooku nazywa się to „wartościami oddzielonymi przecinkami”).
Całkowicie wyeksportuj książkę adresową
Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:
- W programie Outlook do wersji 2007 wywołujesz polecenie Plik → Importuj / Eksportuj na. W programie Outlook 2010 dzwonisz Plik → Otwórz → Importuj na.
- Wybierać Eksportuj do pliku i kliknij Dalej.
- Wybierać Plik folderów osobistych (.pst) (lub w Outlooku 2010 Plik danych programu Outlook (pst)) i kliknij Dalej.
- Wybierać Łączność i przełącz opcję Włączając podfoldery a. Następnie kliknij Dalej.
- Wybierz ponad Szukaj wybierz folder, w którym ma zostać zapisany plik PST i wprowadź opisową nazwę pliku, np. kontakty-kopia zapasowa.pst.
- Zachowaj opcję Zastąp duplikaty wyeksportowanymi elementami w i kliknij Kompletny.
- Jeśli dane nie są bardzo wrażliwe, wybierz Brak szyfrowania i kliknij ok. W programie Outlook 2010 po prostu pozostaw pola hasła puste i kliknij ok. Jeśli chcesz chronić kopię zapasową, wybierz Silne szyfrowanie i wprowadź hasło dwukrotnie. Opcja Zapisz to hasło na liście haseł pozostaw to oczywiście wyłączone, w przeciwnym razie każdy, kto może uzyskać dostęp do twojego komputera, może otworzyć plik bez konieczności wprowadzania hasła. Zamknij okno za pomocą ok.
W opisanej procedurze w folderze Sugerowane kontakty zawarte wpisy nie zostały zapisane. Znajdują się one na samym końcu listy wyboru w kroku 4. Nie ma możliwości ich zaznaczenia razem z kontaktami przy wciśniętym klawiszu CTRL. Jeśli chcesz je zapisać, musisz powtórzyć kroki od 1 do 7 poniżej.
Ponownie zaimportuj kopię zapasową
Jeśli chcesz (ponownie) odczytać adresy na tym samym lub innym komputerze, wykonaj następujące czynności:
- W programie Outlook do wersji 2007 wywołujesz polecenie Plik → Importuj / Eksportuj na. W programie Outlook 2010 wybierz Plik → Otwórz → Importuj.
- Wybierać Importuj z innych programów lub plików i kliknij Dalej.
- Wybierać Plik folderów osobistych (.pst) i kliknij Dalej.
- Wybierz kopię zapasową pliku PST.
- Jeśli zmieniłeś niektóre kontakty w Outlooku od czasu utworzenia kopii zapasowej, wybierz w oknie dialogowym importu Nie importuj duplikatów w przeciwnym razie zmiany w kontaktach zostaną nadpisane przez stare dane. Jeśli chcesz sam zdecydować, którą wersję zachować w książce adresowej w przypadku duplikatów, wybierz Zezwalaj na tworzenie duplikatów koniec. Następnie trzeba przejrzeć książkę adresową po imporcie i usunąć niepotrzebne duplikaty.
- Kliknij Dalej.
- Przełącz opcję Włączając podfoldery i wybierz opcję Importuj elementy do tego samego folderu w: Foldery osobiste (jeśli masz kilka folderów osobistych w programie Outlook 2010, weź ten, który chcesz).
- Kliknij Kompletny.
