Prośby o spotkania w programie Outlook
W środowisku zawodowym powszechne jest wysyłanie wezwań na spotkania za pośrednictwem programu Outlook. Podczas pandemii koronowej i związanego z nią wzrostu liczby wideokonferencji znacznie wzrosła liczba wezwań na spotkania. Na każde wezwanie na spotkanie od klientów, współpracowników lub w środowisku osobistym należy odpowiedzieć. Oprócz codziennej pracy może to zająć dużo czasu i powodować błędy. Jeśli często otrzymujesz wezwania na spotkania, zautomatyzuj odpowiadanie.
Możesz użyć tej procedury, aby automatycznie odrzucać prośby, jeśli pokrywają się z innymi spotkaniami w Twoim kalendarzu. I odwrotnie, możesz automatycznie przyjmować zapytania, pod warunkiem, że odpowiedni termin jest nadal wolny. Jeśli z umówionym spotkaniem kolidują ważniejsze terminy, możesz w dowolnym momencie przełożyć lub anulować automatycznie umówione spotkanie.
Użytkownicy programu Outlook 2010 bez skrzynki pocztowej Exchange mają mniej możliwości automatycznego akceptowania i odrzucania wezwań na spotkania niż użytkownicy wcześniejszych wersji. Jeśli nie korzystasz z programu Exchange, możesz tylko określić, że wszystkie zapytania będą odpowiadać automatycznie (odrzucenie w przypadku nakładania się, w przeciwnym razie ogólna akceptacja). Dzięki Microsoft Exchange masz więcej opcji.
Odpowiadaj na automatyczne wezwania na spotkania, zaczynając od Outlooka 2010
-
Przejdź do opcji e-mail. Działa to, przechodząc do Plik> Opcje> E-mail. W sekcji „Historia” aktywuj opcję „Automatycznie przetwarzaj wezwania na spotkania i odpowiedzi na wezwania na spotkania i ankiety”.
-
Jeśli nie korzystasz z Microsoft Exchange, zamknij okno dialogowe opcji. Jeśli korzystasz z Microsoft Exchange, otwórz kartę „Kalendarz” w następnym kroku.
-
Przejdź do "Planowanie zasobów" w Microsoft Outlook 2010 lub "Automatyczna akceptacja/odrzucenie" w Outlooku 2013/2016 i Outlook 365. "
-
Włącz opcję „Automatycznie odrzucaj wezwania na spotkania, które nakładają się na istniejące terminy lub spotkania”. Jeśli możesz uczestniczyć w spotkaniach w wolne terminy, aktywuj opcję „Automatycznie akceptuj zaproszenia na spotkania i usuwaj anulowane spotkania”.
-
Zamknij okna dialogowe. Od teraz wezwania na spotkania będą automatycznie akceptowane lub odrzucane przez Outlooka.
Informacje: Użytkownicy programów Outlook 2003 i Outlook 2007 mogą uzyskać dostęp do ustawień automatycznego akceptowania lub odrzucania wezwań na spotkania poprzez następującą ścieżkę pliku: Dodatki> Opcje> Opcje kalendarza> Planowanie zasobów.
Opcje są dostępne z połączeniem Exchange lub bez niego.
