Oszacuj z góry, ile czasu będziesz potrzebować na poszczególne zadania, spotkania i czynności, a następnie porównaj oszacowanie z rzeczywistym czasem.
Na dziennej liście zanotuj szacowany czas wymagany do wykonania danego zadania, a następnie czas faktycznie potrzebny. W ten sposób będziesz coraz bardziej „dokładny” w szacowaniu czasu potrzebnego na dłuższą metę.
Doświadczenie pokazuje, że większość ludzi ma tendencję do przeceniania faktycznie dostępnego czasu. Dlatego pakują zbyt wiele zadań w ciągu dnia – a potem są sfrustrowani, ponieważ nie zrobili wszystkiego, co postanowili. Im dokładniej oszacujesz, ile czasu będziesz potrzebować na wykonanie zadań, tym bardziej realistyczne będzie Twoje przyszłe planowanie.
Kolejna wartość empiryczna: często potrzebujesz tyle czasu na wykonanie zadania, ile jest na to dostępne. Pewnie też to wiesz: jeśli masz 30 minut na ofertę, potrzebujesz 30 minut; jeśli masz 50 minut na (porównywalną) ofertę, potrzebujesz pełnych 50 minut.
I odwrotnie, wiele osób pracuje również bardziej skoncentrowanych i nie łatwo się rozprasza, jeśli wiedzą, że muszą wykonać określone zadanie w określonym czasie. A niektórzy osiągają naprawdę najlepsze wyniki tylko pod presją bardzo napiętego terminu („termin”).
Niezależnie od tego, co wybierzesz: znajdź równowagę między hojnym planowaniem (w tym buforem) a ścisłymi obliczeniami.
