Listy dystrybucyjne są praktycznym ułatwieniem w Outlooku: jeśli często wysyłasz pocztę do tej samej grupy odbiorców, na przykład członków twojej grupy roboczej, zespołu, a nawet członków klubu, zaleca się skorzystanie z Grup
Wystarczy zdefiniować listę dystrybucyjną, która zawiera na przykład wszystkie adresy e-mail grupy roboczej - wtedy w przyszłości wystarczy wprowadzić listę dystrybucyjną w polu Do wiadomości e-mail, program Outlook automatycznie zastąpi to oznaczenie odpowiednimi adresami e-mail kiedy wiadomość e-mail zostanie wysłana.
Jeśli chcesz wysłać pocztę do innych adresatów, po prostu dołącz ich adresy (oddzielone średnikami lub przecinkami) po nazwie listy dystrybucyjnej.
Uwaga: Listy dystrybucyjne mogą być również używane w polu CC lub BCC wiadomości.
Jak stworzyć nową listę dystrybucyjną
Jak utworzyć listę dystrybucyjną w Outlooku z grupą kontaktów, na przykład ze wszystkimi członkami zespołu projektowego lub ze wszystkimi klientami:
1. Otwórz folder / książkę adresową kontaktów programu Outlook.
2. W programie Outlook do wersji 2007 zadzwoń Plik → Nowy → Lista dystrybucyjna lub naciśnij CTRL + SHIFT + L. W programie Outlook 2010 kliknij kartę rozpocząć na przycisku Nowa grupa kontaktów (działa również skrót klawiaturowy).
3. Wpisz w polu "Nazwisko" nazwa listy, na przykład „Klienci”, „Klient xyz”, „Grupa robocza”; "Projekt x".
Proszę zanotować: Jeśli w książce adresowej istnieje już lista dystrybucyjna o tej nazwie, program Outlook nie wyświetla ostrzeżenia, ale tworzy drugą listę o tej samej nazwie.
4. Kliknij „Wybierz członków„(Lub w Outlooku 2010 Wybierz członków → Z kontaktów programu Outlook), aby dodać kontakty z cyfrowej książki adresowej do listy dystrybucyjnej. Wybierz kontakty podwójnym kliknięciem i zamknij okno wyboru za pomocą ok. Jeśli chcesz dodać adresy osób, których nie ma w książce adresowej, kliknij w Outlooku do 2007 Dodaj nowe i wpisz adresy; w programie Outlook 2010 kliknij Dodaj członków → Nowy kontakt e-mail. Wprowadź dane i ustal, czy kontakt ma zostać dodany do książki adresowej.
5. Jak tylko wprowadzisz wszystkie adresy, kliknij "Zapisz i zamknij".
Listę dystrybucyjną możesz teraz znaleźć w folderze Kontakty - rozpoznasz ją tam po nazwie i ikonie z dwoma stylizowanymi głowami.
Jak wysłać e-mail do listy dystrybucyjnej
Po skonfigurowaniu listy dystrybucyjnej wyślij wiadomość na wszystkie adresy z listy w następujący sposób:
1. Napisz nową wiadomość zawierającą temat. Następnie kliknij przycisk Do. Jeśli adresy nie znajdują się w polu Na należy włożyć, kliknij DW odpowiednio. UDW (wtedy odbiorcy nie zobaczą pozostałych adresów).
2. Wybierz listę dystrybucyjną z folderu Kontakty podwójnym kliknięciem i zamknij okno dialogowe za pomocą „OK”.
3. Jeśli wiadomość ma trafić do innych adresatów, po prostu dopisz ich adresy (oddzielone średnikami lub przecinkami) po nazwie listy dystrybucyjnej.
Dopiero po wysłaniu wiadomości e-mail program Outlook zastępuje nazwę listy dystrybucyjnej adresami e-mail, które zawiera.
Jak edytować i zmieniać listy dystrybucyjne
Co jakiś czas konieczne jest dodanie kolejnych adresów e-mail do listy dystrybucyjnej lub usunięcie istniejących adresów. Aby edytować listę dystrybucyjną, postępuj zgodnie z poniższym opisem.
1. Otwórz folder Kontakty.
2. Kliknij dwukrotnie nazwę żądanego rozdzielnika (listy rozdzielcze można rozpoznać po ikonie przedstawiającej dwie stylizowane głowice).
3. Wprowadź żądane zmiany: Aby dodać kontakty z książki adresowej, kliknij „Wybierz członków”, aby wprowadzić nowe adresy, kliknij „Dodaj nowy”. Możesz usunąć adresy, które nie są już potrzebne, używając opcji „Usuń”.
4. Po zakończeniu kliknij „Zapisz i zamknij”.
Jeśli chcesz edytować jeden z adresów, otwórz go w folderze Kontakty i edytuj kontakt. Program Outlook pobiera adresy e-mail z książki adresowej.
Tylko wtedy, gdy nie ma odpowiedniego kontaktu, program Outlook pobiera adres wprowadzony przez „Dodaj nowy”, którego nie można edytować na liście dystrybucyjnej.
