Outlook: Jak organizować telekonferencje i wideokonferencje

Za pomocą telefonu lub systemu wideokonferencji można organizować również spotkania z osobami przebywającymi w innych miastach, a nawet krajach. Oszczędza to koszty podróży i czas. Istnieją jednak pewne wyzwania techniczne, a także komunikacyjne

Konferencje telefoniczne i wideokonferencje są naturalnie odpowiednie dla spotkań, w których uczestnicy nie są zgromadzeni w jednym miejscu. Masz dodatkowe zalety:

• Możesz zostać zwołany w krótkim czasie.
• Osoby można dodawać później lub na część spotkania.

Należy o tym pamiętać podczas telekonferencji i wideokonferencji

• Test techniki (lider): Jako lider uruchamiasz system z wyprzedzeniem i testujesz, czy połączenie jest nawiązane, zanim dołączą inni uczestnicy. W przeciwnym razie ryzykujesz nierówny start, ponieważ najpierw może być konieczna kontrola dźwięku lub konieczne jest dostosowanie ustawień.
• Test techniki (uczestnicy): Poproś wszystkich uczestników o wcześniejsze wykonanie testu systemu. Systemy wideo zwykle mają do tego link, który wysyłasz uczestnikom. W przeciwnym razie pierwsze minuty spędzisz na rozwiązywaniu problemów technicznych uczestników.
• Wstęp: Jeśli to konieczne, przedstaw krótkie wprowadzenie do technologii: Jak mam się odezwać? Jak mogę włączyć/wyłączyć? Jak wyciszyć mikrofon/telefon? Jakie mam inne opcje, np. B. przesyłać pliki czy udostępniać własny ekran?
• Wyeliminuj zakłócenia: Upewnij się (i uczestników), że nie ma hałasu w tle. Oznacza to: zamknij okna, wyłącz klimatyzację lub drukarkę, unikaj echa w pokojach, wyłącz smartfon.
• Przerwy w mówieniu: Wskaż uczestnikom, że warto dać innym możliwość odpowiedzi na dłużej niż podczas spotkań twarzą w twarz. Jeśli ktoś zacznie mówić zbyt szybko (aby móc mówić), może się zdarzyć, że kilka pierwszych słów nie dotrze (np. dlatego, że osoba naciska przycisk mowy zbyt późno).
• Bezpośrednie podejście: Jeśli chcesz zwrócić się do konkretnej osoby, zwróć się do niej po imieniu. W ten sposób osoba wie, że jej chodziło i nie musisz powtarzać pytania, ponieważ osoba zorientowała się, że rozmawiałeś z nią za późno.

Jak opanować połączenia konferencyjne

• Nazwa nazwa: Uczestnicy nie widzą się nawzajem. Jeśli uczestnicy jeszcze się nie znają, powinni podać swoje nazwiska w pierwszych kilku wypowiedziach. W przeciwnym razie inni nie będą wiedzieć, kto mówi.
• Werbalizowanie gestów / mimiki twarzy: Pozostali uczestnicy nie widzą się nawzajem podczas połączenia konferencyjnego. Więc nie widzisz mimiki i gestów innych. Dlatego ważne jest, aby jasno określić wszystko, co chcesz wyrazić.

Wskazówki dotyczące specjalnych funkcji wideokonferencji

• Zestaw słuchawkowy zamiast głośnika: W przypadku wideokonferencji na komputerze, poinformuj uczestników, że powinni wyłączyć głośnik swojego komputera i używać zestawu słuchawkowego. W przeciwnym razie wystąpią efekty echa, gdy uczestnik mówi, a jego głos jest odtwarzany przez głośnik i odbierany przez mikrofon.
• Moderacja mowy: W przypadku niektórych systemów w danym momencie może mówić tylko jedna osoba, moderator musi jej udzielić głosu (czytaj: zwolnić mikrofon). To wspaniałe, ponieważ szybko staje się chaotyczne, gdy kilku uczestników rozmawia ze sobą. Ponadto zdarzają się też czasami opóźnienia, co prowadzi do dziwacznego, bo opóźnionego czasowo komunikacji. Jeśli technika pozwala mówić w tym samym czasie: Sprawdź, czy uczestnicy są wystarczająco zdyscyplinowani. Jeśli nie, przełącz się na mowę moderowaną.