Czy naprawdę potrzebujesz e-maili sprzed pięciu lat w swojej skrzynce odbiorczej lub w swoim harmonogramie i liście rzeczy do zrobienia z 2008 roku? Jeśli nie, zaleca się usunięcie starego balastu z Outlooka. Dzięki temu Twój Outlook znów będzie szybszy - u
Służy do tego AUTOARCHIWIZACJA Outlooka: przenosi starsze dane do pliku archiwum po zapytaniu lub automatycznie. Podobnie jak folder osobisty, archiwum jest zapisywane w pliku w formacie PST, dzięki czemu można w dowolnym momencie ponownie otworzyć archiwum za pomocą programu Outlook i uzyskać dostęp do zawartych w nim wiadomości e-mail, spotkań i zadań. Archiwum można również podzielić na kilka plików, dzięki czemu można mieć różne pliki archiwów na przykład na lata 2008, 2009 i 2010.
Nawiasem mówiąc, możliwe jest również wykluczenie poszczególnych e-maili lub spotkań z archiwizacji.
Nawiasem mówiąc, Outlook nie archiwizuje kontaktów, ponieważ nie miałoby to sensu.
Ustawienia standardowe a ustawienia indywidualne
Autoarchiwizację można skonfigurować indywidualnie. Przede wszystkim zdefiniuj standardowe ustawienia: Jak często są archiwizowane, jak „stare” muszą być dane, aby mogły zostać zarchiwizowane, w jakim pliku są przechowywane dane, czy stare dane należy usunąć zamiast archiwizować?
Dodatkowo możesz wybrać ustawienia dla poszczególnych modułów Outlooka, na przykład dla wiadomości e-mail lub dla poszczególnych folderów w skrzynce odbiorczej, które odbiegają od standardowych ustawień. W ten sposób możliwe jest np. archiwizowanie kalendarza spotkań raz w roku, natomiast starsze e-maile są zlecane na zewnątrz po pół roku. Lub wiadomości e-mail dla określonego projektu pozostają na stałe w Outlooku, podczas gdy inne wiadomości e-mail są archiwizowane po roku.
Jeśli mimo wszystko chcesz wprowadzić inne ustawienia dla każdego modułu Outlooka, możesz pominąć ustawienia standardowe. Jeśli tak, przeczytaj poniższą sekcję, ponieważ wszystkie opcje ustawień są tutaj wyjaśnione.
Dostosuj ustawienia domyślne
Standardowe ustawienia funkcji archiwum definiuje się w następujący sposób:
- W Outlooku do wersji 2007 wywołaj polecenie DODATKI >> OPCJE i otwórz rejestr WIĘCEJ. W programie Outlook 2010 wywołaj polecenie PLIK >> OPCJE i otwórz kartę ZAAWANSOWANE.
- W Outlooku do 2007 kliknij przycisk AUTOARCHIWIZACJA, w Outlooku 2010 na USTAWIENIA AUTOARCHIWIZACJI.
- Aktywuj opcję AUTOARCHIWIZACJA CO X DNI i określ, z jakim interwałem ma się odbywać archiwizacja.
- Jeśli denerwuje Cię konieczność potwierdzania okna dialogowego dla każdego procesu archiwizacji, wyłącz opcję ROZPOCZNIJ AUTOARCHIWIZACJĘ PO POTWIERDZENIU.
- Jeśli oznaczysz w Outlooku e-maile, których już nie potrzebujesz, jako przeterminowane i nie chcesz ich archiwizować, aktywuj opcję USUŃ WYGAŚNIĘTE ELEMENTY (TYLKO FOLDER E-MAIL).
- W każdym przypadku aktywuj opcję ARCHIWIZUJ LUB USUŃ STARE ELEMENTY.
- Jeśli włączysz opcję POKAŻ FOLDER ARCHIWALNY NA LIŚCIE FOLDERÓW, Outlook automatycznie otworzy plik archiwum po zarchiwizowaniu i wyświetli go na liście folderów. Oznacza to, że możesz nadal mieć natychmiastowy dostęp do zarchiwizowanych danych, ale wtedy musisz zrezygnować z przewagi szybkości outsourcingu.
- W polu USUŃ ELEMENTY JEŻELI STARSZE NIŻ określ wiek danych, aby zostały przeniesione do archiwum (lub całkowicie usunięte).
- Jeżeli dane mają zostać przeniesione do archiwum, należy aktywować opcję PRZENIEŚ STARE ELEMENTY DO i poprzez WYSZUKAJ wybrać żądany folder lub w polu obok przycisku wpisać nazwę nowego pliku archiwum, który ma utworzyć Outlook.
- Jeśli zamiast tego chcesz bezpowrotnie usunąć stare dane, aktywuj opcję USUŃ W KOŃCU STARE ELEMENTY. Aby wszystkie stare elementy zostały natychmiast usunięte, kliknij ZASTOSUJ USTAWIENIA DO WSZYSTKICH FOLDERÓW - pamiętaj jednak, że tego nie można cofnąć.
- Zamknij okna dialogowe.
