Autoarchiwizację można skonfigurować indywidualnie. Przede wszystkim zdefiniuj standardowe ustawienia: Jak często mają być archiwizowane, jak „stare” muszą być dane, aby mogły być archiwizowane, w jakim pliku dane powinny być przechowywane
Standardowe ustawienia funkcji archiwum definiuje się w następujący sposób:
- W Outlooku do wersji 2007 wywołaj polecenie DODATKI >> OPCJE i otwórz rejestr WIĘCEJ. W programie Outlook 2010 wywołaj polecenie PLIK >> OPCJE i otwórz kartę ZAAWANSOWANE.
- W Outlooku do 2007 kliknij przycisk AUTOARCHIWIZACJA, w Outlooku 2010 USTAWIENIA AUTOARCHIWIZACJI. Ustawienia archiwizacji obowiązują dla wszystkich modułów Outlooka - chyba że zmienisz je dla poszczególnych modułów lub folderów.
- Aktywuj opcję AUTOARCHIWIZACJA CO X DNI i określ, z jakim interwałem ma się odbywać archiwizacja.
- Jeśli denerwuje Cię konieczność potwierdzania okna dialogowego dla każdego procesu archiwizacji, wyłącz opcję ROZPOCZNIJ AUTOARCHIWIZACJĘ PO POTWIERDZENIU.
- Jeśli oznaczysz w Outlooku wiadomości e-mail, których już nie potrzebujesz, jako wygasłe i nie chcesz ich archiwizować, aktywuj opcję USUŃ WYGAŚNIĘTE ELEMENTY (tylko folder e-mail).
- W każdym przypadku aktywuj opcję ARCHIWIZUJ LUB USUŃ STARE ELEMENTY.
- Jeśli włączysz opcję POKAŻ FOLDER ARCHIWALNY NA LIŚCIE FOLDERÓW, Outlook automatycznie otworzy plik archiwum po zarchiwizowaniu i wyświetli go na liście folderów. Oznacza to, że możesz nadal mieć natychmiastowy dostęp do zarchiwizowanych danych, ale wtedy musisz zrezygnować z przewagi szybkości outsourcingu.
- W polu USUŃ ELEMENTY JEŻELI STARSZE NIŻ określ wiek danych, aby zostały przeniesione do archiwum (lub całkowicie usunięte).
- Jeżeli dane mają zostać przeniesione do archiwum, należy aktywować opcję PRZENIEŚ STARE ELEMENTY DO i poprzez WYSZUKAJ wybrać żądany folder lub w polu obok przycisku wpisać nazwę nowego pliku archiwum, który ma utworzyć Outlook.
- Jeśli zamiast tego chcesz bezpowrotnie usunąć stare dane, aktywuj opcję USUŃ W KOŃCU STARE ELEMENTY. Aby wszystkie stare elementy zostały natychmiast usunięte, kliknij ZASTOSUJ USTAWIENIA DO WSZYSTKICH FOLDERÓW - pamiętaj jednak, że tego nie można cofnąć.
- Zamknij okna dialogowe.
Indywidualne ustawienia dla poszczególnych modułów
Zakładając, że ustawiłeś jako standardowe ustawienie, że elementy powinny zostać przeniesione do archiwum po roku, ale nadal chcesz mieć w swoim kalendarzu spotkania z poprzednich lat. Następnie dostosuj ustawienia kalendarza:
- Otwórz kalendarz.
- W obszarze MÓJ KALENDARZ kliknij prawym przyciskiem myszy KALENDARZ i wywołaj polecenie WŁAŚCIWOŚCI. W tym przykładzie kalendarz nie jest archiwizowany.
- Otwórz zakładkę AUTOARCHIWUM.
- Jeśli nie chcesz archiwizować kalendarza, aktywuj opcję NIE ARCHIWIZUJ ELEMENTÓW W TYM FOLDERZE i przejdź do kroku 6. Jeśli chcesz użyć innych ustawień niż domyślne, włącz opcję UŻYJ PONIŻSZYCH USTAWIEŃ DLA TEGO FOLDERU.
- Dostosuj ustawienia, na przykład wiek elementów do zarchiwizowania lub określ inny plik archiwum.
- Zamknij okno.
Indywidualne ustawienia dla poszczególnych folderów, wpisów o spotkaniach lub e-maili
Outlook daje możliwość wykluczenia tych elementów z automatycznej archiwizacji. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:
- Otwórz żądany element, na przykład ważny e-mail lub wpis o spotkaniu.
- W oknie poczty, spotkania lub zadania wywołaj polecenie „Plik, Właściwości”.
- Aktywuj opcję „Brak automatycznej archiwizacji tego elementu” i zamknij okno dialogowe.