Autoarchiwizacja - ustawienia standardowe a ustawienia indywidualne

Autoarchiwizację można skonfigurować indywidualnie. Przede wszystkim zdefiniuj standardowe ustawienia: Jak często mają być archiwizowane, jak „stare” muszą być dane, aby mogły być archiwizowane, w jakim pliku dane powinny być przechowywane

Standardowe ustawienia funkcji archiwum definiuje się w następujący sposób:

1. W Outlooku do wersji 2007 wywołaj polecenie DODATKI >> OPCJE i otwórz rejestr WIĘCEJ. W programie Outlook 2010 wywołaj polecenie PLIK >> OPCJE i otwórz kartę ZAAWANSOWANE.
2. W Outlooku do 2007 kliknij przycisk AUTOARCHIWIZACJA, w Outlooku 2010 USTAWIENIA AUTOARCHIWIZACJI. Ustawienia archiwizacji obowiązują dla wszystkich modułów Outlooka - chyba że zmienisz je dla poszczególnych modułów lub folderów.
   
3. Aktywuj opcję AUTOARCHIWIZACJA CO X DNI i określ, z jakim interwałem ma się odbywać archiwizacja.
4. Jeśli denerwuje Cię konieczność potwierdzania okna dialogowego dla każdego procesu archiwizacji, wyłącz opcję ROZPOCZNIJ AUTOARCHIWIZACJĘ PO POTWIERDZENIU.
5. Jeśli oznaczysz w Outlooku wiadomości e-mail, których już nie potrzebujesz, jako wygasłe i nie chcesz ich archiwizować, aktywuj opcję USUŃ WYGAŚNIĘTE ELEMENTY (tylko folder e-mail).
6. W każdym przypadku aktywuj opcję ARCHIWIZUJ LUB USUŃ STARE ELEMENTY.
7. Jeśli włączysz opcję POKAŻ FOLDER ARCHIWALNY NA LIŚCIE FOLDERÓW, Outlook automatycznie otworzy plik archiwum po zarchiwizowaniu i wyświetli go na liście folderów. Oznacza to, że możesz nadal mieć natychmiastowy dostęp do zarchiwizowanych danych, ale wtedy musisz zrezygnować z przewagi szybkości outsourcingu.
8. W polu USUŃ ELEMENTY JEŻELI STARSZE NIŻ określ wiek danych, aby zostały przeniesione do archiwum (lub całkowicie usunięte).
9. Jeżeli dane mają zostać przeniesione do archiwum, należy aktywować opcję PRZENIEŚ STARE ELEMENTY DO i poprzez WYSZUKAJ wybrać żądany folder lub w polu obok przycisku wpisać nazwę nowego pliku archiwum, który ma utworzyć Outlook.
10. Jeśli zamiast tego chcesz bezpowrotnie usunąć stare dane, aktywuj opcję USUŃ W KOŃCU STARE ELEMENTY. Aby wszystkie stare elementy zostały natychmiast usunięte, kliknij ZASTOSUJ USTAWIENIA DO WSZYSTKICH FOLDERÓW - pamiętaj jednak, że tego nie można cofnąć.
11. Zamknij okna dialogowe.

Indywidualne ustawienia dla poszczególnych modułów

Zakładając, że ustawiłeś jako standardowe ustawienie, że elementy powinny zostać przeniesione do archiwum po roku, ale nadal chcesz mieć w swoim kalendarzu spotkania z poprzednich lat. Następnie dostosuj ustawienia kalendarza:

1. Otwórz kalendarz.
2. W obszarze MÓJ KALENDARZ kliknij prawym przyciskiem myszy KALENDARZ i wywołaj polecenie WŁAŚCIWOŚCI. W tym przykładzie kalendarz nie jest archiwizowany.
   
3. Otwórz zakładkę AUTOARCHIWUM.
4. Jeśli nie chcesz archiwizować kalendarza, aktywuj opcję NIE ARCHIWIZUJ ELEMENTÓW W TYM FOLDERZE i przejdź do kroku 6. Jeśli chcesz użyć innych ustawień niż domyślne, włącz opcję UŻYJ PONIŻSZYCH USTAWIEŃ DLA TEGO FOLDERU.
5. Dostosuj ustawienia, na przykład wiek elementów do zarchiwizowania lub określ inny plik archiwum.
6. Zamknij okno.

Indywidualne ustawienia dla poszczególnych folderów, wpisów o spotkaniach lub e-maili

Outlook daje możliwość wykluczenia tych elementów z automatycznej archiwizacji. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz żądany element, na przykład ważny e-mail lub wpis o spotkaniu.
2. W oknie poczty, spotkania lub zadania wywołaj polecenie „Plik, Właściwości”.
3. Aktywuj opcję „Brak automatycznej archiwizacji tego elementu” i zamknij okno dialogowe.