Używasz podpisu na końcu każdej wiadomości e-mail, aby przekazać odbiorcy swój adres i obowiązkowe informacje wymagane przez prawo. Możesz również użyć podpisu do przekazywania ofert, informacji promocyjnych lub innych wiadomości.
Skonfiguruj podpis
Możesz ustawić podpis w Outlooku w następujący sposób:
- Wywołaj polecenie NARZĘDZIA >> OPCJE.
- Otwórz zakładkę FORMAT E-MAIL i kliknij PODPISY, a następnie NOWY.
- Wprowadź nazwę nowego podpisu. Zachowaj opcję Utwórz podpis bez szablonu (ta opcja nie jest już dostępna w programie Outlook 2007) i kliknij DALEJ.
- Wprowadź i sformatuj tekst podpisu. Jeśli chcesz, możesz również dodać logo swojej firmy.
Zwróć uwagę, że odbiorca zobaczy formatowanie tylko wtedy, gdy ustawił HTML lub RTF jako format wiadomości e-mail. W przypadku e-maili w formacie zwykłego tekstu oczywiście nie widać pogrubienia lub tym podobnych.
Jeśli masz program Outlook do wersji 2003 włącznie, wykonaj następujące czynności:
- Kliknij ZAKOŃCZ, a następnie kliknij OK.
- Na zakładce FORMAT POCZTY, w obszarze Podpisy wybierz konto e-mail, dla którego ma być używany nowy podpis. Program Outlook automatycznie wstawia podpis na końcu każdej nowej wiadomości e-mail lub każdej odpowiedzi i przesyłania dalej wysyłanego za pośrednictwem tego konta.
- Zamknij okno.
Jeśli masz program Outlook 2007, wykonaj następujące czynności:
- Kliknij „Zapisz.
- W prawym górnym rogu okna dialogowego, w polu Konto e-mail wybierz konto, dla którego nowy podpis ma być używany automatycznie.
- Poniżej wybierasz nazwę podpisu dla NOWYCH WIADOMOŚCI oraz dla ODPOWIEDZI/PRZEKAZYWANIA.
- Zamknij okno za pomocą OK.
Ponieważ Outlook kopiuje podpis do pola wiadomości, nadal możesz go zmienić przed wysłaniem wiadomości e-mail - na przykład wstawić swój bezpośredni numer wewnętrzny dla ważnego klienta, podczas gdy normalny podpis zawiera numer centrali.
Dołącz swój podpis do swojej wizytówki
Jeśli utworzyłeś cyfrową wizytówkę z danymi w programie Outlook, możesz dołączyć ją do podpisu wiadomości e-mail. Odbiorca wizytówki może podwójnym kliknięciem przenieść dane kontaktowe do swojej książki adresowej.
Ważne: Outlook do wersji 2003 wysyła wizytówkę w postaci pliku vCard, który może być odczytywany również przez innych klientów poczty e-mail poza Outlookiem. Z drugiej strony program Outlook 2007 używa formatu VCF, który jest poprawnie interpretowany tylko w programie Outlook 2007 i nadchodzącym programie Outlook 2010.
Jak dodać swoją wizytówkę do podpisu w Outlooku:
- Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, utwórz nowy wpis ze swoimi danymi kontaktowymi w książce adresowej.
- Wywołaj polecenie NARZĘDZIA >> OPCJE >> FORMAT E-MAIL.
- Kliknij przycisk PODPISY.
- Jeśli już wpisałeś podpis, wybierz go w lewym górnym polu. W Outlooku do 2003 musisz teraz kliknąć Edytuj. Jeśli nie wprowadziłeś jeszcze podpisu, zrób to za pomocą przycisku NOWY.
- W programie Outlook 2003 lub starszym wybierz wizytówkę vCard w polu Dodaj tę wizytówkę (vCard) do tego podpisu. W programie Outlook 2007, w obszarze Edytuj PODPIS DOMYŚLNY, kliknij WIZYTÓWKA. Wybierz swój kontakt z książki adresowej i kliknij OK. Plik VCF jest następnie tworzony automatycznie, a podgląd jest wstawiany do podpisu.
- Zamknij wszystkie okna dialogowe.
WYMOGI PRAWNE
Od 1 stycznia 2007 r. w Niemczech uregulowano prawnie, jakie informacje należy zamieszczać w korespondencji handlowej, w tym w e-mailach:
- pełna nazwa firmy, w tym formularz biznesowy
- miejsce oddziału z poprawną pisownią, które można wezwać
- właściwy sąd lokalny
- numer w rejestrze handlowym
- numer identyfikacji podatkowej;
- imię i nazwisko dyrektora zarządzającego, właściciela lub przewodniczącego rady dyrektorów i rady nadzorczej
Ściśle mówiąc, również numer podatkowy (wiele firm podaje go tylko na żądanie, aby uniknąć nadużyć)
Dalsze informacje, takie jak numery telefonu i faksu, adres e-mail, adres internetowy, dane działu itp. są dobrowolne. Zgodnie z prawem obowiązkowe informacje muszą być „czytelne” na ekranie i na wydrukach. Wymagania te są uregulowane w:
- Kodeks handlowy, HGB, sekcja 37a
- GmbH Ustawa (GmbHG), § 35a
- Ustawa o spółkach akcyjnych (AktG), sekcja 80
