Szablony Excel: planowanie projektu w kilku krokach

Stwórz własny szablon w kilku krokach

Projekty są teraz częścią codziennego życia w różnych obszarach biznesowych, takich jak prawo, budownictwo, marketing czy dział IT. Aby móc zarządzać postępem projektu i niezbędnymi zadaniami, przydatny jest plan projektu. Program Office oferuje różnorodne szablony Excel do planowania projektów, które można sformatować i dostosować do indywidualnego projektu.

Czym jest plan projektu?

Plan projektu jest użytecznym narzędziem pracy używanym przez kierownictwo projektu lub zespół projektowy. Odpowiedni plan powinien usprawnić komunikację między poszczególnymi interesariuszami i jasno ilustrować wszystkie zaplanowane procedury i oceny.

Plan projektu jest żywym dokumentem referencyjnym, w którym zapisane są na przykład następujące punkty:

• lista wszystkich zaangażowanych interesariuszy
• Oświadczenia dotyczące zakresu projektu
• harmonogramowanie związane z projektem lub planowany proces,
• Kalkulacje kosztów
• planowanie zasobów
• Plany zarządzania wydatkami
• Plany komunikacji

Oprócz rzeczywistej struktury podziału pracy zawiera również dokładny przebieg projektu. Docelowo zawarte informacje służą odpowiedzi na wszystkie otwarte pytania dotyczące Twojego projektu:

• Co należy osiągnąć dzięki Twojemu projektowi?
• Dlaczego Twój projekt miałby się odbyć?
• Jak można zrealizować Twój projekt?
• Jakie są koszty planowanego projektu?
• Kto uczestniczy w Twoim projekcie? Kto podejmuje się różnych zadań?
• Kiedy zaczyna się i kończy Twój projekt? Czy należy wziąć pod uwagę kamienie milowe?

4 fazy planowania projektu

Dostępne są różne opcje zarządzania projektem, aby podzielić projekt na kilka faz. Często stosowany jest model 4-fazowy, który składa się z definicji projektu, planowania projektu, realizacji projektu i kontroli oraz zakończenia projektu.

Dlaczego planowanie projektu jest ważne

Plan projektu jest przewodnikiem podczas projektu. Służy do dokumentowania, komunikowania się, obliczania i zarządzania. Szczegółowy plan projektu usprawnia komunikację z klientem i zawsze może być dostosowany do życzeń interesariuszy za pomocą zadeklarowanych kamieni milowych lub terminów. Wszystkie strony wiedzą, gdzie znaleźć aktualne informacje o projekcie. Oczekiwania projektu i jego priorytety są zapisywane na piśmie. Biorąc pod uwagę planowanie czasu, wszyscy zaangażowani w projekt wiedzą, kiedy zadanie należy wykonać i ile czasu ma do dyspozycji.

Gdzie znaleźć szablony do planowania projektu

Odpowiednie szablony Excel do planowania projektu wspierają Cię w strukturalnym planowaniu Twojego projektu. Masz dwie opcje do wyboru: Z jednej strony możesz stworzyć darmowy plan projektu za pomocą programu Office Excel. Z drugiej strony w Internecie można znaleźć bezpłatne, gotowe do użycia szablony Excela. Możesz je łatwo pobrać na swój komputer, aby móc z nich natychmiast korzystać.

Co oferują szablony Excel do planowania projektu?

Ci, którzy używają szablonów Excel do własnego planowania projektu, korzystają ze zintegrowanych narzędzi obliczeniowych i funkcji Excela. Dzięki tym funkcjom programu projekt może być nie tylko efektywnie zarządzany, ale także atrakcyjny. W gotowym stole użytkownicy mają możliwość:

• Fazy i powiązane (pod)zadania
• odpowiedzialny
• daty rozpoczęcia i zakończenia
• postęp
• Koszt i budżet

do wprowadzenia. Szablony Excel do planowania projektów można dostosować do potrzeb, na przykład w przypadku zaznaczania opóźnień lub zakończonych zadań.

Plan projektu Excel może być również dostarczony ze statyczną osią czasu lub diagramem. Można również utworzyć i wyświetlić wizualnie trend kosztów lub analizę trendów kamieni milowych. Kamienie milowe można dodawać do planu projektu z czasem trwania lub bez określonego okresu.

Szablony Excel: planowanie projektu za pomocą wykresu Gantta

Podstawą planowania spotkań jest sumienna struktura podziału pracy, ale harmonogram projektu można wyraźniej przedstawić za pomocą wykresu Gantta. Excel oferuje kilka szablonów do planowania projektów w postaci wykresu Gantta. Tutaj działania projektu są pokazane na odrzuconej osi czasu za pomocą pasków. Różne zadania projektowe można zilustrować poziomymi paskami w odpowiednich wierszach, a ich postęp można śledzić.

Jak w kilku krokach stworzyć własny plan projektu

W zaledwie kilku krokach możesz samodzielnie utworzyć i sformatować szablon programu Excel do planowania projektu.

1. Otwórz nowy skoroszyt w programie Excel i wprowadź następujące nagłówki kolumn w wierszach od A6 do E6:

   a) Faza / zadania / czynności / kamienie milowe

   b) Opis typu lub kategoria zadania

   c) Odpowiedzialny

   d) Daty rozpoczęcia i zakończenia oraz czas trwania

2. Wprowadź zaplanowane działania i ustaw kamienie milowe, a także ich datę rozpoczęcia, datę zakończenia i czas trwania w komórkach poniżej w odpowiednich kolumnach. Na przykład:

   zadanie	Kategoria	Odpowiedzialny	rozpocząć	Trwanie	kończyć się
   Stwórz przybliżoną koncepcję	Copywriting	Miś Sandra	07.09.2020	5	11.09.2020
   Produkcja tekstu	Copywriting	Miś Sandra	12.09.2020	11	22.09.2020
   Korekta	Copywriting	Miś Sandra	23.09.2020	2	24.09.2020
   Publikować	Copywriting	Miś Sandra	25.09.2020	2	26.09.2020

3. Wybierz wiersze pod nagłówkiem kolumny „Start” i wybierz przez „Wstawić > Wykresy ”i skumulowane słupki.

4. Następnie przejdź do „Wybierz dane”, klikając diagram. Tutaj najpierw zmieniasz etykiety osi poziomej (rubryki), klikając „Edytuj” i zaznaczając serię danych pod nagłówkiem kolumny „Zadanie”. Potwierdź swój wpis.

5. Następnie kliknij „Dodaj” w sekcji „Wpisy legendy (seria)” i dodaj czas trwania. Jako nazwę wiersza wybierz nagłówek kolumny „Czas trwania” jako zakres. Oznacz serie danych w polu „Czas trwania” jako wartości serii. Potwierdź swój wpis.

6. Teraz sformatujesz wykres i osie. Najpierw kliknij etykiety osi na osi Y i przejdź do „Opcje osi> Kategorie w odwrotnej kolejności” na pasku bocznym „Formatuj oś”.

7. Następnie kliknij niebieskie paski serii danych „Start” i przejdź do „Formatuj serię danych> Wypełnianie> bez wypełnienia” i „Ramka> bez linii”. Kraty są teraz niewidoczne.

8. Następnie sformatuj oś X, klikając daty i przejdź przez „Formatuj osie> Opcje osi” do „Minimum” i wprowadź datę rozpoczęcia pierwszego zadania.

Twórz bezpłatne szablony Excel do planowania projektów i prowadź przegląd

Oprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnych Excel nadaje się do planowania i kontrolowania projektów. Oprócz planów kosztów i harmonogramów można tworzyć struktury podziału pracy, kalkulacje czasu trwania procesów i przydatne analizy. Wstawione diagramy ilustrują pożądane dane lub chronologiczną kolejność określonych zadań w planie projektu. Dzięki temu możesz śledzić ważne zadania, obszary odpowiedzialności i postępy w projekcie.

Często zadawane pytania

Gdzie znajdę szablony Excela do planowania projektu?

Otwórz Excel i kliknij "Więcej szablonów" na stronie głównej. Wpisz "planowanie projektu", plan projektu "lub" planista projektu "w pasku wyszukiwania i wybierz żądany szablon.

Jak dodać pasek postępu do planu projektu Excel?

Do pustych komórek dodaj dowolną liczbę, na przykład 0, 25, 50, 75 i 100. Przejdź do „Strona główna> Style> Formatowanie warunkowe> Paski danych> Dodatkowe reguły”. Wprowadź minimalną i maksymalną wartość, wybierz dowolny kolor i potwierdź wpis.