Wskazówki i instrukcje dotyczące korzystania z funkcji wyszukiwania programu Outlook
Jeśli intensywnie korzystasz z programu Microsoft Outlook, niezliczone e-maile zbierają się w ciągu tygodni, miesięcy lub lat i są przechowywane w różnych folderach i podfolderach programu. W przypadku tego zalewu danych może się zdarzyć, że stracisz orientację. W takim przypadku ważne dokumenty i informacje grzęzną w głębinach dysku twardego i nie można ich ponownie znaleźć.
Microsoft Outlook ma rozbudowaną funkcję wyszukiwania, aby tak się nie stało i pomimo obszernego materiału danych, wszystkie informacje można uzyskać i wyświetlić za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Ułatwia to użytkownikom sprawne wyszukiwanie e-maili i ich treści.
Użyj błyskawicznego wyszukiwania w Outlooku
Istotną funkcją wyszukiwania poszczególnych słów kluczowych lub wiadomości e-mail jest natychmiastowe wyszukiwanie w Outlooku, w obecnej wersji Outlook2022-2023 lub Outlook 365 jest to zawsze wyświetlane na górnym pasku funkcji.
Producent Microsoft ulepszył swoją funkcję wyszukiwania w Outlooku wiosną 2022-2023 o aktualizację funkcji i wprowadził wiele nowych opcji.
Oprócz nowej pozycji globalnej na górnym pasku narzędzi program Outlook sugeruje:
- Szukaj terminów przed,
- Pokazuje najlepsze wyniki i
- Oferuje różne opcje filtrowania.
Najważniejsze nowe funkcje funkcji wyszukiwania w Outlooku:
|
Sugerowane wyszukiwania |
Podczas wpisywania wyszukiwanego hasła w polu wyszukiwania program Outlook podpowiada odpowiednie słowa kluczowe |
|
Najlepsze wyniki |
Najważniejsze wyniki wyszukiwania są sortowane i wyświetlane na górze. Ta funkcja sprawia, że wyszukiwanie jest wydajniejsze i szybsze |
|
Ostatnio używane wyszukiwane hasła |
Dzięki tej funkcji możesz jednym kliknięciem wyświetlić i wykorzystać poprzednie parametry wyszukiwania |
Możesz wywołać natychmiastowe wyszukiwanie za pomocą kombinacji klawiszy CTRL + E lub użyć globalnego pola wyszukiwania, aby wprowadzić żądane parametry wyszukiwania:
W starszych wersjach Outlooka konieczne było rozszerzenie obszaru folderów o ustawienie „Kompaktowa nawigacja”. Działa to dobrze z przyciskiem „Minimalizuj / Rozwiń”.
Po wywołaniu wyszukiwania za pomocą CTRL + E lub za pomocą pola wyszukiwania, masz różne opcje wyszukiwania plików, folderów lub określonych słów wyszukiwania.
Wybierz różne źródła do przeszukania - tak to działa
Wyszukiwanie jest wstępnie ustawione w bieżącej skrzynce pocztowej, na przykład na koncie Exchange. Alternatywnie możesz określić, że program Outlook nie tylko przechowuje wyszukiwany termin w bieżącej skrzynce pocztowej, ale raczej:
- W bieżącym folderze
- W podrzędnej skrzynce pocztowej
- We wszystkich skrzynkach pocztowych lub
- We wszystkich elementach Outlooka, na przykład również w kalendarzu
szuka.
Po aktywacji wyszukiwania błyskawicznego w programie Microsoft Outlook otworzy się nowa karta. W zakładce „Szukaj” dostępne są dalsze przyjazne dla użytkownika opcje ograniczania wyszukiwania dokumentu lub określonego terminu.
Przykład: Jeśli szukasz wiadomości e-mail oznaczonej jako WAŻNE i zawierającej co najmniej jeden załącznik i znajdującej się w bieżącej skrzynce pocztowej, nie musisz zezwalać programowi Outlook na globalne wyszukiwanie we wszystkich wiadomościach, wpisach kalendarza i zadaniach. Wprowadzając kryteria wyszukiwania, Outlook skuteczniej i szybciej wyszukuje żądaną wiadomość e-mail.
Wystarczy zaznaczyć odpowiednie parametry. Są one następnie wyświetlane na ciemnym tle i wyświetlane w tekście w polu wyszukiwania. Pod zakładką możesz zobaczyć wszystkie wiadomości, które są istotne dla wybranych ustawień i szybko znajdziesz to, czego szukasz.
Użyj narzędzi wyszukiwania, aby uzyskać szczegółowe wyszukiwania
Szukasz konkretnej wiadomości i nie możesz jej od razu znaleźć, mimo profesjonalnej funkcji wyszukiwania programu Outlook? W takim przypadku przydatne może być włączenie narzędzi wyszukiwania w zakładce „Szukaj”.
Znajdziesz tam różne inne opcje wyszukiwania słów kluczowych lub wiadomości oraz zawężenia wyszukiwania.
Za pomocą wyszukiwania zaawansowanego możesz na przykład określić pola, w których wyszukiwane hasło ma być wyszukiwane. Możesz także wpisać kto był odbiorcą lub nadawcą wiadomości. Uzyskasz również dostęp do opcji programu Outlook i możesz wprowadzić fundamentalne zmiany w sposobie wyszukiwania w tym obszarze menu.
Wskazówka: Korzystając z zakładki „Start” i obszaru menu „Szukaj”, możesz wygodnie przeszukiwać swoją książkę adresową w poszukiwaniu kontaktów bez opuszczania obszaru koncepcji na e-maile. Aby to zrobić, wprowadź odpowiednie wyszukiwane hasło w polu wyszukiwania „Wyszukaj osoby”.
Podsumowanie: funkcja wyszukiwania w Outlooku jest skuteczna i zorientowana na cel
Funkcja wyszukiwania w programie Microsoft Outlook oferuje szeroki zakres opcji wyszukiwania folderów, wiadomości e-mail lub poszczególnych terminów wyszukiwania w Twojej skrzynce pocztowej. Najłatwiejszym sposobem otwarcia wyszukiwania jest użycie kombinacji klawiszy CTRL + E. W zależności od potrzeb funkcja wyszukiwania daje możliwość szczegółowego wyszukania słów kluczowych i e-maili oraz określenia adresatów lub określonych przedziałów czasowych.