Łatwe tworzenie listów formularzowych za pomocą tych instrukcji
Należy wykonać kilka kroków, aby dokument tekstowy spełnił określone wymagania lub Twoje indywidualne życzenia. To może zająć trochę czasu. Ale praca jest tego warta, jeśli gotowy plik w końcu wygląda atrakcyjnie i jest przekonujący pod względem treści. Zwłaszcza jeśli chcesz wysłać dokument do różnych odbiorców lub potrzebujesz go przy różnych okazjach, możesz skorzystać z funkcji „listów formularzy” Microsoft Word. Ale jak można tworzyć te korespondencje seryjne?
Tworzenie listów formularzowych w programie Word: Praktyczny asystent w programie Office
Załóżmy, że zaprojektowałeś tekst całkowicie zgodnie ze swoimi pomysłami - ustawienia formatu i języka, a także grafika, nagłówki, stopki i hiperłącza odpowiadają odpowiednim specyfikacjom. Zawarłeś również ważne cytaty i przygotowałeś już spis treści oraz listę źródeł i dodałeś je do tekstu. Plik jest gotowy i powinien zostać wysłany do długiej listy osób.
Gdybyś musiał ponownie dopasować tekst do każdego odbiorcy, ważne ustawienia, takie jak numery stron lub data, mogłyby się przesunąć lub zmienić automatycznie. Na szczęście Microsoft Word ma również praktyczne funkcje tworzenia listów formularzowych w tym momencie.
Przez taką funkcję należy rozumieć funkcję, która jest zintegrowana z programem Office i jest dostępna dla użytkownika w celu edycji tekstu. Oprócz funkcji listów formularzowych można również używać na przykład makr. Dzięki określonej kombinacji klawiszy możesz szybciej wykonywać regularnie używane polecenia. Funkcja „Znajdź i zamień” jest również popularną funkcją: możesz użyć tej funkcji do poprawienia typowych błędów w jednym kroku.
Korespondencja seryjna krok po kroku: instrukcje i wskazówki
Microsoft Word ułatwia pracę z dokumentami tekstowymi na wiele sposobów. Obejmuje to również funkcję listu seryjnego. Aby móc korzystać z tej aplikacji, najpierw kliknij zakładkę „Programy” na wstążce menu programu Office. Możesz wybierać spośród różnych opcji: Oprócz listów, inne rodzaje dokumentów, na przykład wiadomości e-mail lub etykiety, mogą być również produkowane seryjnie. Nawet książka adresowa może być używana jako dokument korespondencji seryjnej. Jak postępować, jeśli chcesz utworzyć list formularzowy:
Otwórz kartę „Mailing” w dokumencie korespondencji seryjnej.
Przejdź do „Rozpocznij korespondencję seryjną” i wybierz na przykład „List”.
Po tym, jak Word dokona automatycznych ustawień wstępnych, kliknij pole „Wybierz odbiorcę”.
Utwórz nową listę lub użyj istniejącej listy lub kontaktów programu Outlook - Word automatycznie generuje zindywidualizowane nagłówki itp. dla każdego adresata.
Sprawdź wszystko w podglądzie i wspólnie wydrukuj listy.
Jest to bardzo oszczędzający czas sposób tworzenia i drukowania listów formularzowych. Zapisując kontakty, możesz spodziewać się zindywidualizowanego interfejsu użytkownika z kolejną literą. Rozsyłaj wiadomości do współpracowników, klientów, przyjaciół i rodziny w mgnieniu oka.
Wskazówka: dostęp do kreatora korespondencji seryjnej. To poprowadzi Cię przez proces tworzenia dokumentu korespondencji seryjnej w sześciu krokach. To automatycznie omija potencjalne problemy podczas wysyłania seryjnych wiadomości e-mail. Możesz także uniknąć komunikatów o błędach związanych z systemem, definiując określone ustawienia.
Szczegóły w skrócie: W ten sposób możesz śledzić rzeczy
Aby naprawić błędy, ważne jest dokładne przeanalizowanie dokumentu. Ponieważ przygotowujesz plik, który ma być wysłany jako list do wielu różnych odbiorców, nie tylko treść, zwrot grzecznościowy i linia powitania powinny być poprawne. Podczas automatycznego tworzenia elementów tekstowych kreator korzysta z Twojego źródła danych, które zawiera dane odbiorcy. Dlatego nazwy i adresy muszą być wprowadzone poprawnie, aby żaden blok adresu na końcu nie był nieprawidłowy.
Aby uniknąć na końcu dokumentu zawierającego błędy, warto również wziąć pod uwagę format źródła danych. Na przykład, jeśli jest to plik Excel, należy sformatować liczby w polach korespondencji seryjnej. Twoja uwaga jest tutaj wymagana. Oznacza to, że nie ma problemów z informacjami walutowymi w listach formularzowych. Wsparcie kreatora krok po kroku wspiera Cię podczas konfigurowania odpowiedniej strony.
Prosty proces: zapisz indywidualne pomysły i wywołuj je w dowolnym momencie
W każdej firmie i według osobistych życzeń zwrot grzecznościowy, dane odbiorcy, wiersz powitalny, ale także blok adresowy można umieścić w różnych miejscach dokumentu. Jeśli zawsze używasz tej samej struktury, możesz na przykład mocno zakotwiczyć pozycję wiersza pozdrowienia w literze formularza.
Ponadto można ponumerować kolejne litery, które zostały utworzone, co zapewnia większą przejrzystość. Wymagania i indywidualne życzenia można zapisać w szablonie. Opcja jest jedną z wielu funkcji w programie Word, których można użyć do uproszczenia i przyspieszenia procesów pisania.
Oprócz opcji wyboru pól korespondencji seryjnej z osobistych źródeł danych i zintegrowania ich z tekstem w zaledwie kilku krokach, możesz również użyć programu Microsoft Word, aby wstawić tłumaczenia lub zapisać plik jako plik PDF.
Korekty i poprawki - to takie proste
Zanim zapiszesz dokument programu Word jako plik PDF, sprawdź, czy chcesz wprowadzić zmiany. Pomoże to dokładniej znaleźć pola korespondencji seryjnej, podświetlając je. Różne funkcje pól programu Office można wykorzystać do wstawiania elementów z różnych źródeł danych: tabele z Excela, pola tekstowe z innych danych i grafiki można łatwo zintegrować z korespondencją seryjną.
W podglądzie możesz zobaczyć, jak nowe moduły zmieszczą się w dokumencie początkowym. W razie potrzeby odpowiednie adresy lub nazwiska można następnie zmienić.
Dobrze wiedzieć: Chociaż możesz utworzyć dokument listu formularzowego z normalnego dokumentu, proces ten można również zaimplementować wstecz. Odwrotnie, dokument korespondencji seryjnej można również przekonwertować na normalny dokument.
Listy seryjne: najszybszy sposób na wiele przesyłek pocztowych
Listy formularzowe dają możliwość szybkiego i sprawnego generowania przesyłek do różnych odbiorców. Dzięki ustawieniom specyficznym dla programu korzystasz z jednolitego układu - niezależnie od tego, czy piszesz listy, tworzysz etykiety, czy wykonujesz kolejną korespondencję seryjną.
FAQ
Dlaczego potrzebujesz listu formularzowego?
Jeżeli dokumenty mają być wysyłane do różnych odbiorców i używane są podobne elementy tekstowe, warto skorzystać z funkcji listu seryjnego. Tutaj możesz wstawić poszczególne bloki bezpośrednio do tekstu i uzyskać dostęp do źródła danych, które zawiera adresy i nazwy odbiorców. Oszczędza to czas podczas tworzenia zindywidualizowanych wiadomości.
Jak mogę sprawdzić, czy wypełniony formularz pasuje?
Dzięki funkcji podglądu treść i format pisma seryjnego można w przejrzysty sposób wyświetlić i sprawdzić w ostatecznej wersji.
