Ustawienia programu Outlook: jak znaleźć i wykonać kopię zapasową danych

Instrukcje krok po kroku

Setki lub tysiące wiadomości e-mail, załączników, wpisów kalendarza i danych gromadzą się w programie Microsoft Outlook w ciągu miesięcy lub lat. Jeśli chcesz zapisać te dane i ustawienia Outlooka, aby przenieść je na nowy komputer lub utworzyć kopię zapasową, możesz to zrobić na różne sposoby.

Bardzo ważne jest, aby Twoje dane w programie Microsoft Outlook i ustawienia w programie Outlook były zapisywane w różnych plikach. O ile wszystkie e-maile, wpisy w kalendarzu i dane zapisywane są w tzw. plikach PST lub OST, o tyle ustawienia funkcji zapisywane są w rejestrze Windows. Aby wykonać kopię zapasową zarówno ustawień, jak i danych, należy zawsze wykonać kopię zapasową plików w rejestrze i plików kontenerów z danymi programu Outlook.

Kopia zapasowa danych bezpośrednio z Microsoft Outlook

Możliwe jest zapisanie wszystkich danych, takich jak wiadomości e-mail wraz z załącznikami, spotkaniami, zadaniami, kontaktami, notatkami i danymi dziennika bezpośrednio z Outlooka, ponieważ Microsoft Outlook zapisuje te informacje w pliku centralnym z rozszerzeniem * .PST lub * .OST . Domyślnie plik ma nazwę Outlook.pst lub Outlook.ost. Jeśli używasz kilku profili lub zarządzasz różnymi kontami e-mail w programie Microsoft Outlook, dla każdego profilu lub konta tworzony jest osobny plik PST lub plik OST. Wszystkie zarchiwizowane dane są również zapisywane w plikach PST.

Pliki PST (osobiste pliki sklepu) to tak zwane pliki kontenerów, które mogą zapisywać różne informacje z programu Microsoft Outlook. Co najważniejsze, konta POP-3 przechowują swoje informacje w plikach PST. Do programu Outlook 2013 dane z kont IMAP były również zapisywane w plikach PST. Począwszy od programu Microsoft Outlook 2016 dane są zapisywane w pliku OST (plik offline programu Outlook). Oprócz plików OST i PST program Outlook musi również rozróżniać pliki NST. Są to pliki magazynu grup programu Outlook. Rozmowy grupowe lub dane grup lokalnych są w nim archiwizowane.

Wszystkie pliki PST generowane przez program Outlook domyślnie można znaleźć w następującym folderze, w zależności od systemu operacyjnego:

Windows 10: C: \ Użytkownicy \ \ AppData \ Lokalne \ Microsoft \ Outlook

Windows 7 / Vista: C: \ Użytkownicy \ \ AppData \ Lokalne \ Microsoft \ Outlook

Windows XP: C: \ Documents and Settings \ Ustawienia lokalne \ Dane aplikacji \ Microsoft \ Outlook

Pliki kontenerów są zwykle ukryte, więc nie można ich wyświetlić podczas normalnego wyszukiwania w Eksploratorze Windows. Aby pliki kontenerów były widoczne w Eksploratorze, wywołaj polecenie „Narzędzia → Opcje folderów → Widok„I zmień opcję”Pokaż ukryte pliki, foldery i dyski" a. Użytkownicy systemu Windows XP wybierają: "Ukryte pliki i foldery: Pokaż wszystkie pliki i foldery“.

Zlokalizuj ścieżki przechowywania w Outlooku

Inny sposób na zlokalizowanie ścieżek przechowywania plików kontenerów można znaleźć bezpośrednio w Outlooku. Poniższe trzy kroki dostarczą konkretnych informacji o tym, które pliki PST lub OST są zapisywane lokalnie na komputerze:

1. Przejdź do zakładki „Plik” w Outlooku i przejdź do menu „Informacje”.

   

2. W następnym kroku przejdź do menu opcji „Ustawienia konta”.

   

3. Przejdź do zakładki „Plik danych”, aby znaleźć poszczególne pliki OST lub PST i ich ścieżki na komputerze.

   

Różne przechowywanie danych informacji programu Outlook

Sercem programu Microsoft Outlook są pliki PST lub OST, w których zapisywane są dane, załączniki do e-maili, wpisy w kalendarzu i wiele innych. Największą różnicą między plikami PST i OST jest ich dostępność. Pliki PST zawierają wszystkie dane wysyłane i odbierane za pomocą programu Microsoft Outlook. Z drugiej strony pliki OST można wyświetlać jako lokalną kopię danych programu Outlook. Duplikat pliku jest wymagany w przypadku przerwy w odbiorze Internetu, aby można było kontynuować pracę z Outlookiem. Rzeczywisty plik główny zazwyczaj znajduje się na serwerach Microsoft, na przykład z kontem Microsoft Exchange. Jest automatycznie dostępny i aktualizowany online.

Oprócz plików OST i PST w rejestrze systemu Windows zapisywane są ustawienia konta programu Outlook.

Utwórz i zapisz plik PST - łatwo możliwy z Outlooka

1. Aby zapisać zindywidualizowany plik PST z Microsoft Outlook, przejdź do zakładki "Plik" i przejdź do obszaru menu "Otwórz i eksportuj".

   

2. W kolejnym kroku kliknij przycisk „Importuj / Eksportuj” i w kolejnym oknie wyboru wybierz wpis „Eksportuj do pliku”.

   

3. Następny krok daje możliwość utworzenia pliku danych programu Outlook lub pliku rozdzielanego przecinkami. Wybierz plik danych programu Outlook (PST).

   

4. W ostatnim kroku możesz wybrać, które dane i informacje chcesz zapisać w pliku PST. Zakres danych określasz wybierając poszczególne foldery.

   

Plik PST można zapisać w pamięci podręcznej, takiej jak pamięć masowa, dysk DVD lub dysk twardy. Jeśli oryginalny plik PST jest uszkodzony, na przykład przez awarię programu, i nie można go już otworzyć, możesz go zastąpić kopią zapasową pliku PST. Jeśli chcesz wczytać plik PST do programu Microsoft Outlook na nowym komputerze, można to również zrobić w asystencie importu i eksportu w pozycji menu „Importuj z innych programów lub plików”.

Podczas ładowania pliku PST z dysku DVD może pojawić się komunikat o błędzie. Program Outlook zgłasza, że plik PST jest chroniony przed zapisem i nie odczytuje danych. W takim przypadku musisz usunąć ochronę przed zapisem. Aby to zrobić, kliknij plik prawym przyciskiem myszy po skopiowaniu go na dysk twardy w Eksploratorze Windows, wybierz pozycję menu „Właściwości” i dezaktywuj atrybut „Tylko do odczytu”.

Wykonaj kopię zapasową ustawień konta Outlook - tak to działa

Po utworzeniu i utworzeniu kopii zapasowej pliku PST należy również wykonać kopię zapasową ustawień konta programu Outlook. Ustawienia konta i profilu można znaleźć w rejestrze systemu Windows. Dla bieżącej wersji programu Microsoft Outlook są one zapisywane w następującym kluczu:

HKEY_CURRENT_USER \ Oprogramowanie \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Profile
\ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676.

Użytkownicy programu Outlook 2010 mogą znaleźć ustawienia pod następującą ścieżką:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profile\Outlook\9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

Ścieżka zawiera osobny folder dla każdego używanego profilu. Ustawienia kont e-mail są zapisywane w każdym z tych folderów profilu w folderze 9375CFF0413111d3B88A - 00104B2A6676.

Zapisz plik rejestru w trzech krokach

Aby zapisać odpowiedni plik, wykonaj następujące czynności:

1. Zamknij wszystkie aplikacje pakietu Office, a zwłaszcza Microsoft Outlook.

2. W systemie Microsoft Windows kliknij prawym przyciskiem myszy „Start” i wybierz pozycję menu „Uruchom”.Otworzy się nowe okno, w którym należy wprowadzić następujące polecenie: Regedit.

   

3. Poszukaj odpowiedniego wpisu w edytorze rejestru. Jednym kliknięciem prawego przycisku myszy możesz skopiować plik i tymczasowo przechowywać go w bezpiecznym miejscu.

   

Jeśli chcesz ponownie zaimportować zapisane w ten sposób dane profilu po ponownej instalacji systemu Windows lub Outlook, wystarczy dwukrotne kliknięcie pliku REG w Eksploratorze Windows.

Ważny: Za każdym razem, gdy importujesz, zastępujesz ustawienia profilu w rejestrze. Aby zapobiec utracie danych i awariom systemu, należy wprowadzać zmiany w rejestrze tylko wtedy, gdy wykonałeś kopie zapasowe i masz pewność, że importowanie plików rejestru ma sens i jest celowe.

Podsumowanie: Utwórz kopię zapasową danych i ustawień programu Outlook z dwóch różnych ścieżek

Jeśli chcesz wykonać kopię zapasową swoich danych i ustawień z programu Microsoft Outlook, musisz zarchiwizować co najmniej dwa różne pliki. Dzieje się tak, ponieważ Twoje wiadomości e-mail, wpisy kalendarza i wszystkie dane programu Outlook są zazwyczaj archiwizowane w plikach PST lub OST. W przeciwieństwie do tego, twoje ustawienia są przechowywane i zapisywane w rejestrze systemu Windows. Możesz skopiować istniejący plik PST bezpośrednio z Eksploratora Windows i tymczasowo przechowywać go w bezpiecznej lokalizacji.

Alternatywnie możesz również utworzyć plik PST bezpośrednio za pomocą asystenta importu/eksportu programu Outlook. Możesz znaleźć odpowiedni plik rejestru, wpisując polecenie „regedit” w oknie „Uruchom”.

Po utworzeniu kopii zapasowej wszystkich plików możesz zainstalować program Outlook na nowym komputerze i kontynuować z istniejącymi danymi i ustawieniami. Celowe jest również ciągłe tworzenie kopii zapasowych plików, aby być zawsze chronionym przed utratą danych, wirusami lub atakami hakerów.

FAQ

Co jest zapisane w rejestrze w systemie Microsoft Windows?

Rejestr lub bazę danych rejestru można nazwać centralną bazą danych konfiguracji. Przechowuje określone ustawienia programu Microsoft Outlook, a także ustawienia systemu Windows. Oprócz ustawień programu w rejestrze przechowywane są również programy autostartu i informacje istotne dla systemu.

Do czego służy polecenie regedit?

Użyj polecenia Regedit lub Regedit.exe, aby otworzyć edytor rejestru w systemie Microsoft Windows. Następnie możesz przeglądać, edytować lub kopiować poszczególne wpisy w rejestrze systemu Windows.

Jaka zawartość jest przechowywana w plikach OST?

Większość nowoczesnych kont e-mail działa z plikami danych offline (OST). Zsynchronizowane kopie informacji o skrzynkach pocztowych są w nich przechowywane lokalnie. Kopia główna znajduje się zazwyczaj na serwerze online, na przykład w przypadku kont Microsoft Exchange na serwerze Microsoft.